Snelstartgids : Het facturatieprogramma in MFS-ERP


Onderdeel van MFS : facturatieprogramma

Facturen maken en versturen via email ...

Beter op "volledig scherm", en kies "720p HD"

Introductie : gratis facturatieprogramma

Als het om eenvoudig facturen maken gaat, kan u MFS-ERP gebruiken. Deze pagina is een snelstart-handleiding om facturen te leren maken in MFS-ERP. Facturen maken is slechts een deel van de mogelijkheden die dit uitgebreide pakket u biedt, u vindt een uitgebreid overzicht elders op deze site.

Zoals u in het filmpje hierboven ziet, gaat facturen maken in MFS zeer vlot. (Tip : zet het filmpje op 'volledig scherm' met de icoontjes onderaan het beeld, en kies dan 720p HD voor de beste kwaliteit).

Van start met het facturatieprogramma : uw eerste factuur in 9 stappen

  1. Downloaden, installeren, en uw bedrijfsgegevens instellen.  Menu Bestand|Voorkeuren|Instellingen|Firmagegevens.
  2. Producten aanmaken. Menu Bestand|Artikelen. Klik Nieuw of druk F10 om een artikel aan te maken. Vul de gegevens in en bevestig.
  3. Klanten aanmaken. Menu Bestand|Klanten. Klik Nieuw of druk F10 om een klant aan te maken. Vul de gegevens in en bevestig.
  4. Nieuwe bestelling beginnen. Menu Verkoop|Bestelling. Dan F10 of menu Document|Kies klant.
  5. In  "Kies klant" : typ een zoekterm en enter. Selecteer de nieuwe klant met pijltjes, bevestig met enter of klik OK.
  6. Artikelen toevoegen. Terug in het bestelling-scherm : typ een deel (als zoekterm) van een artikelomschrijving in kolom "Artikelnummer" en doe TAB. Selecteer artikel met pijltjes, bevestig met enter of klik OK.
  7. Terug in scherm "Bestelling invoeren" : vul de kolom aantal besteld in. Pijl naar beneden voor volgende lijn.
  8. Levering bevestigenF6 of menu Document|Alles geleverd om overal de kolom aantal geleverd in te vullen.
  9. Factuur afdrukken. Menu Document|Onmiddellijke facturatie (of ctrl-shift-f9). Ofwel : via "Factuurcontrole".

De details

In de volgende paragrafen leggen we de 9 stappen gedetailleerd uit, en geven we daarbij ook tips over hoe u snel kan werken met het facturatieprogramma.

We bekijken eerst het gehele proces, daarna gaan we in op de 9 detailstappen.

Voorbeeld : facturatieprogramma ingesteld voor een KMO in de distributiesector

In het facturatieprogramma in MFS-ERP zijn verschillende workflows mogelijk. Bij installatie is de volgende ingesteld:

Facturatieprogramma MFS : mogelijke workflow voor een KMO in de distributiesector

Belangrijke instellingen voor het facturatieprogramma

Nadat u het facturatieprogramma gedownload en geinstalleerd heeft, kan u het opstarten. De eerste keer wordt automatisch de database aangemaakt. Na een poosje ziet u het hoofdscherm. Eerst moet u uw firmagegevens invullen. Dat doet u in het instellingenschermpje, dat u bereikt via het menu Bestand|Voorkeuren|Instellingen.

Bestelling

We kunnen nu beginnen een bestelling in te voeren. Ga naar Verkoop|Bestelling (Of verkort : ctrl-F). U ziet het bestelling-scherm.

We beginnen met een klant te kiezen of (zoals in dit geval) aan te maken. Druk F10 (of in het menu : Document|Kies klant). U ziet het volgende schermpje, waarin u later, indien uw klanten aangemaakt zijn, een klant kan selecteren na een of meerdere gedeelten van zijn naam, straat, woonplaats in het filter-veld te typen en enter te drukken. Nu zullen we echter onze eerste klant aanmaken.

Klik Nieuw (F10). Er wordt een lege klantenfiche getoond, waar u de hoofdgegevens voor commercieel beheer kan invullen. Merk de verschillende tab-bladen bovenaan het scherm, die nu niet van belang zijn voor het gebruik als simpel factuurprogramma, maar die van pas zullen komen in andere onderdelen van MFS, zoals CRM (Customer relationship management).

Tip : (voor Belgische klanten) vul eerst het Ondernemingsnummer in, en klik op het vergrootglas. De gegevens worden dan opgezocht (via http://ec.europa.eu), en u kan automatisch het adres laten invullen.

Sluit de klantenfiche af met OK. U zal nu ook in het klantenkeuzescherm uw nieuw aangemaakte klant zien. Doe OK (of enter) om de klant te selecteren. U komt terug in het bestelling-scherm. Om artikelen toe te voegen aan uw bestelling, typt u gewoon in het 'artikelnummer'-veld een deel van de omschrijving.

Voorbeeld : als uw bestand de artikelen Verfborstel zwart 10 cm, Verfborstel zwart 12 cm, Verfborstel rood 10 cm en Verfborstel rood 12 cm bevat, zal een zoekterm 'Verf zw 10' onmiddellijk het juiste artikel vinden. U kan dus verschillende delen uit de omschrijving gebruiken als zoekterm.

Uiteraard zijn er nu nog geen artikelen aanwezig in uw bestand, en zullen we het artikel 'Viltstift zwart' aanmaken. Typ 'Vilt' in het artikelnummer (want typisch zal u eerst zoeken of het artikel bestaat) en druk de Tab-toets (of enter). Het artikelkeuzescherm verschijnt, uiteraard zonder zoekresultaat.

Druk Nieuw (F10) om het artikel aan te maken. De artikelfiche verschijnt. Vul de gegevens in.

U merkt dat in het voorbeeld een EAN-code is ingevuld. Als u dat doet, kan u later (bv. bij kassaverkopen) het artikel inscannen met een barcodescanner. Bevestig uw invoer met OK (of enter). U ziet het nieuwe artikel in het keuzescherm. Kies met OK (of enter). En het artikel staat ingevoerd in de bestelling met zijn standaardprijs.

Onderaan op het scherm ziet u onmiddellijk de voorraad van het artikel. Indien u andere gegevens, bijvoorbeeld in verband met stockbeheer wil raadplegen, kan u rechts klikken op het artikel, en onmiddellijk naar de artikelfiche springen, of naar de vorige verkopen of offertes van het artikel. Vul het aantal in (u kan een rekenmachine/conversietabel oproepen met shift-F11), en pas eventueel de prijs aan specifiek voor deze klant. Sla de bestelling op met F8 (geen bon afdrukken) of ctrl-F8 (wel een bon afdrukken). Indien u zich de juiste functietoetsen niet meer herinnert, vindt u de commando's uiteraard ook terug in het menu (Document|Zet op rekening, etc). De bestelling is nu opgeslagen, en u kan verder gaan met de volgende bestelling.

Een goed factuurprogramma laat u toe zeer snel gegevens in te voeren en onmiddellijk naar relevante gegevens te springen. In MFS kan alles via muisklikken, maar alles gaat veel sneller wanneer u de functietoetsen leert en gebruikt. In MFS kan u ook overal, ofwel door rechts te klikken op een lijn uit een tabel, ofwel door gebruik te maken van het groene menu, direct doorklikken naar relevante achtergrondinformatie over het product, de klant of prospect, de verkopen, de offertes, ...

Stockbeheer en magazijnbeheer

Standaard is het programma bij installatie geconfigureerd om de leveringsbon en de magazijnbon te combineren. Dat betekent dat het document dat u hebt afgedrukt als u de bestelling met ctrl-F8 hebt afgesloten, is zowel een magazijnbon als een leveringsbon is. 

Door een instelling te wijzigen in MFS, kan u ook een afzonderlijke magazijnbon afdrukken, die zodanig georganiseerd is dat de magazijnier de kortste weg aflegt in het magazijn bij order picking. Uiteraard moet dan eerst in MFS een routing en voor elk product de magazijnlocatie ingesteld worden. De magazijnier kan aanduiden op de magazijnbon (of "pick list") welke artikelen niet in voorraad zijn. De bestelling kan daarna terug opgeroepen worden (evt. door het scannen van de barcode bovenaan op de magazijnbon), en in de kolom "Geleverd" kan dan het effectief te leveren aantal worden ingevuld. Wanneer alle lijnen geleverd zijn zoals besteld, kan dat snel gebeuren door in de bestelbon op F6 te drukken (kan uiteraard ook via het menu). Wanneer de bestelling terug opgeslagen wordt, wordt de stock afgeboekt. De details van deze procedure vindt u elders in de documentatie, in deze tekst gaan we er verder van uit dat leveringsbon en magazijnbon gecombineerd zijn.

Levering

Wanneer de levering gebeurd is,  kan u aan de hand van de leveringsbon bestelling terug oproepen. Typ het bestelling-nummer (of scan de barcode bovenaan de leveringsbon) in het veld bovenaan het bestelscherm. Alternatief kan u uw bestelling ook terug oproepen via Rapporten|Details verkocht of besteld|Bestellingen, of via het icoontje op de knoppenbalk, of door een nieuwe bestelling te beginnen voor dezelfde klant (u krijgt dan een overzicht van de bestaande bestellingen voor die klant).

U moet nu aangeven wat er geleverd is, in de kolom 'geleverd' in het bestellingscherm. Het aantal dat u daar invult, zal later ook gefactureerd worden.

Opmerking : Wanneer voor alle lijnen gewoon het bestelaantal mag overgenomen worden als 'aantal geleverd', kan u F6 drukken (of in het menu Document|Alles geleverd). Uiteraard kan u - wanneer u bijvoorbeeld de bestelling pas invoert als de levering reeds gebeurd is - dit ook al bij het invoeren van de bestelling doen.

Deze keer wordt bij het opslaan van de bestelling, met aantallen ingevuld in de kolom 'geleverd', de voorraad van de artikelen in het artikelbestand ook aangepast.

Opmerking : indien u eenvoudig een bestelling wil aanmaken en onmiddellijk factureren, kan u in Bestand/Voorkeuren/Instellingen, onder Opties 3 het vinkje "Aantal geleverd automatisch gelijkstellen aan aantal besteld" aanzetten. Zorg wel dat voor u dat doet, op al uw bestaande bestellingen de kolom "geleverd" ingevuld is, want vanaf dan zal de kolom "Geleverd" verborgen zijn. U kan nu enkel de kolom "Besteld" invullen (en de verborgen kolom "geleverd" krijgt automatisch dezelfde waarde). U kan onmiddellijk een factuur afdrukken vanuit het menu Document|Onmiddellijke Facturatie , of Shift-F9.

Kassaverkopen / afhalingen

Een alternatief is het invoeren van een afhaling via het scherm "Kassaverkopen/afhalingen". De procedure is vergelijkbaar met het invoeren van een bestelling zoals hierboven beschreven, met twee belangrijke verschillen :

Facturatie

Indien u de bestelling niet via "Onmiddellijke Facturatie" heeft omgezet in een factuur, kan u ze in het Factuurnazicht-scherm groeperen, controleren, goedkeuren en dan afdrukken. Opmerking : het is mogelijk om via Instellingen de optie "Onmiddellijke Facturatie" uit te schakelen, zodat het afdrukken van facturen altijd via dit factuurnazicht-scherm moet verlopen.

Bestellingen worden pas beschikbaar voor facturatie wanneer de kolom 'aantal geleverd' is ingevuld. Ga naar het menu Verkoop|Factuurnazicht en afdrukken. Hier ziet u de bestellingen waarvan minstens een deel geleverd is.

U kan de bestellingen controleren, eventueel bewerken (functietoets F8, bewerken, en terug F8 om op te slaan), en goedkeuren voor facturatie (F7 of Bestelling|Goedkeuren voor facturatie). Wanneer dat gebeurd is, kan u in het linkermenu (Facturatie), een selectie maken van de af te drukken facturen.

Opmerking : indien u MFS voldoende getest heeft, en er echt mee van start wil gaan voor uw facturering, kan u het eerste te gebruiken factuurnummer instellen in Bestand|Voorkeuren|Instellingen, onder de tab 'Database', met de knop 'Eenmalige instelling factuurnummer'. We raden een factuurnummer in de vorm 201000001 aan. Aan het begin van elk jaar kan het factuurnummer dan vooruit gezet worden (naar bijvoorbeeld 201100001).

Vragen ? Gebruik ons forum. Deze tekst is het eerste hoofdstuk uit de handleiding van MFS.  Ook de rest van dat boek (PDF-formaat) is warm aanbevolen lectuur.