Handleiding MFS-ERP

IV. Geavanceerde bestanden

1. Statistiekgroepen

Er zijn verschillende systemen voorzien in MFS om artikelen te groeperen (statistiekgroepen, kortinggroepen, artikelselecties, tags of merktekens aan artikelen, ...). Een van de vele mogelijkheden is Bestand|Artikelgroepen|Statistiekgroepen. Deze verdeling van producten kan gebruikt worden om productselecties te maken in de vele rapporten en statistieken die door MFS gegenereerd kunnen worden. Tevens kunnen aan deze groepen meldingen gekoppeld worden (eventueel specifiek per klant) die speciale verkoopsvoorwaarden weergeven op de groep. Die voorwaarden worden weergegeven bij het invoeren van offertes/bestellingen van artikelen uit die groep.

In het scherm  Bestand|Artikelgroepen|Statistiekgroepen wordt de boomstructuur van deze groepen vastgelegd, worden aan deze groepen documenten en evt. teksten gekoppeld, en worden artikelen toegewezen aan de groepen.

a) Boomstructuur

Linksboven op dit scherm “Produktgroepen en artikelen”, vindt u de statistiekgroepenboom, met als hoofdgroep “catalogusgroepen”. Door met de rechtermuisknop op een groep te klikken, en “Nieuw” te selecteren uit het popup-menu, kan een nieuwe subgroep gemaakt worden. “Verwijderen” verwijdert de geselecteerde groep als ze geen artikelen bevat. Met “Hernoemen” kan de groep hernoemd worden.

Om met weinig bewerkingen verschillende groepen toe te voegen, kan er een lijst van groepen op het Windows-klembord geplaatst worden. Gebruik bijvoorbeeld een tekstverwerker om een lijstje toe te voegen groepen in te voeren. Selecteer het lijstje, doe “kopieren”, en doe dan in het popup-menu in de boomstructuur “toevoegen van klembord”. Na een bevestiging wordt het hele lijstje toegevoegd als subgroepen van de geselecteerde groep.

Per groep kan er een “detailniveau” worden ingesteld. Meestal zullen bij een boomstructuur de naast elkaar liggende takken niet dezelfde detail-relevantie hebben. Misschien bevat de eerste tak tot 3 niveaus relevante detail-informatie, terwijl van een tweede tak enkel de globale statistiek (zonder uitklappen) relevant is. De optie om per item een detail-niveau in te stellen is zinvol in combinatie met bepaalde rapporten uit de optionele business-intelligence-toepassing van Digon. Statistieken in boomstructuren kunnen daarin automatisch uitgeklapt worden tot een bepaald detailniveau. Deze rapporten laten toe in te stellen tot welk detailniveau een boomstructuur moet worden uitgeklapt (in plaats van alle takken op dezelfde manier te behandelen door de boomstructuur voor alle takken tot dezelfde diepte uit te klappen). Om het detailniveau dat bij een item uit de boomstructuur hoort in te stellen : selecteer een groep, en verschuif de knop tot het gewenste detailniveau.

  • Subgroepen krijgen bij verhogen van het detailniveau bij opslaan automatisch een hoger detailniveau.

  • Bij verlagen van het detailniveau wordt het niveau van de subgroepen niet automatisch aangepast, maar ze kunnen door de knop “Reset Subgroepen” automatisch naar hun standaardwaarde gezet worden.

Na wijzigingen aan de boomstructuur en de detailniveaus, moet de structuur van de boom verwerkt worden zodat alle toepassingen de juiste informatie krijgen. Dat kan door de knop “verwerk structuur”, ofwel door het scherm af te sluiten.

b) Artikelen in groepen

Rechtsboven op het scherm, onder de tab “Standaard”, staat een lijst met artikelen die in de (linksboven) geselecteerde statistiekgroep zitten. Wanneer artikelen nog niet zijn toegewezen aan statistiekgroep, zitten ze allemaal in de hoofdgroep (“Statistiekgroepen”). Ze kunnen uit de lijst rechtsboven gesleept worden naar een andere statistiekgroep dan waar ze momenteel in zitten.

Het is ook mogelijk meerdere artikelen tegelijk te slepen. Daarvoor moet de volgende procedure gevolgd worden : selecteer de gewenste artikelen met shift-pijltje of met ctrl-klik, en sleep dan niet vanuit de artikellijst, maar wel vanuit de balk bovenaan het scherm, naar de gewenste catalogusgroep.

Om een artikel toe te voegen aan een groep, kan ook geopteerd worden om het artikel (of meerdere artikelen) te selecteren uit het artikelselectiescherm. Selecteer de gewenste groep, en gebruik F3 om een eenvoudig artikelselectiescherm op te roepen (meerdere selecteren daarin kan eveneens met shift-pijltjes of ctrl-klik). Artikels verwijderen uit een groep kan door het artikel te selecteren, en Shift-F3 te drukken. Er wordt geen bevestiging gevraagd, en het artikel komt terecht in de hoofdgroep (“Statistiekgroepen”).

Om in de ene groep een reeks artikelen te selecteren en die dan naar een andere groep te verplaatsen, kan ook gebruik gemaakt worden van een filter. Selecteer de bron-groep, en stel onder de artikellijst een filter in (bijvoorbeeld omschr like *mortel* betekent : toon alleen de artikelen waar het woord “mortel” in de omschrijving staat). Dan kunnen alle gewenste artikelen snel geselecteerd worden met shift-pijltje, en ze kunnen gesleept worden vanuit de balk bovenaan (niet vanuit de lijst zelf, want dat doet de selectie teniet) naar de gewenste groep.

Onderaan het scherm kan via een knop de artikelfiche voor het geselecteerde artikel geopend worden, maar ook kan via een vinkje automatisch de artikelfiche van een geselecteerd artikel getoond worden.

De andere velden op dit scherm kunnen voor statistiekgroepen genegeerd worden (uitgebreide opties, Webshop-knoppen, figuren, documenten, teksten). Ze zijn niet erg zinvol voor statistiekgroepen maar ze worden, zoals we verderop zullen zien, gebruikt voor webshop/catalogus-groepen.

c) Eigenschappen/raadplegen statistiekgroepen

In het menu Bestand|Artikelgroepen|Eigenschappen/raadplegen statistiekgroepen, kunnen de meldingen voor speciale verkoopsvoorwaarden die aan elk van de statistiekgroepen gekoppeld kunnen zijn,  ingesteld en geraadpleegd worden. Die voorwaarden kunnen gelden voor alle klanten, of voor specifieke klanten.

Linksboven is de statistiekgroepenboom zichtbaar. Bovenaan kan gekozen worden of de artikelen in de groep getoond worden, of de klanten die speciale condities hebben in de geselecteerde groep.

  • Selectie “artikelen in groep” : als een groep geselecteerd wordt, worden rechts alle artikelen weergegeven die in die groep zitten, en (tenzij het vinkje “enkel deze groep” onderaan geselecteerd is) ook in alle subgroepen of onderliggende groepen van deze groep.

  • Selectie “klanten met speciale condities” : alle klanten met speciale condities op , en (tenzij het vinkje “enkel deze groep” onderaan geselecteerd is) ook alle supergroepen of bovenliggende groepen.

Linksonder kan een tekstje gekoppeld worden aan de geselecteerde groep dat geldt als speciale conditie voor alle klanten op producten uit die groep. Het wordt bij offertes en bestellingen in rode tekst getoond bij alle klanten voor producten uit die groep.

Rechtsboven, met een knop “documenten” kunnen willekeurige documenten gekoppeld worden aan de geselecteerde groep. Dat kunnen ingescande bestanden, foto's, korte tekstjes, URL's van websites, ... zijn. De URL of bestandslocatie kan worden ingevuld in het documenten-scherm, maar ook gesleept worden naar het venster (bijvoorbeeld vanuit Windows Verkenner, of vanuit uw webbrowser).

Met het spreadsheet-icoontje onderaan kunnen de artikelen die op dat moment op het scherm getoond worden, omgezet worden naar een OpenOffice.org-spreadsheet.

Merk op dat het toekennen en wijzigen van klantenspecifieke speciale condities op een bepaalde catalogusgroep, niet hier, maar wel in het klantenscherm gebeurt (onder de tab “speciale condities”).