Handleiding MFS-ERP

V. Bewerkingen in verband met verkopen

1. Offertes maken

Vanuit het menu Verkoop|Offerte of concept, kan een offerte worden aangemaakt. Een offerte kan (bv. nadat ze naar de klant gemaild is) opgevolgd worden (reacties van klanten kunnen worden geregistreerd), en uiteindelijk worden omgezet in een bestelling (uiteraard is het mogelijk deze stap over te slaan, en direct een bestelling aan te maken).

Het invoeren van een offerte is erg intuïtief, maar toch raden we aan om de volgende stappen door te nemen, omdat ze vele tips bevatten om het invoeren van offertes (en zoals later zal blijken, ook bestellingen) drastisch te versnellen. Het is (omwille van de invoersnelheid die u daardoor kan bereiken) erg aan te bevelen gaandeweg te leren de sneltoetsen te gebruiken, in plaats van elke actie met de muis uit te voeren. U kan de toetsencombinaties steeds terugvinden in de menu's die u dan weer via de muis kan bereiken.

Om een offerte te beginnen in het offerte-invoerscherm dat u bereikt via Verkoop|Offerte of concept, moet in dat scherm eerst een klant gekozen worden. Daardoor kan het systeem op de offerte dan de juiste prijzen en condities (meldingen e.d.) voor deze klant gebruiken. Kies een klant door in het offertescherm Document|Kies klant te selecteren, of beter door gewoon F10 te drukken. Selecteer een bestaande klant of maak een nieuwe klant aan vanuit het klantenselectiescherm (zie elders voor de procedure).

U krijgt nu een venster te zien waarin u de globale gegevens voor de offerte instelt. U kan dit scherm “Gegevens offerte” ook later, tijdens het invoeren van de detaillijnen van de offerte, nog oproepen vanuit het menu Bestand|Klant- en prospectgegevens. Behalve de gewone adresgegevens van de gekozen klant of prospect, vindt u in dit scherm ook nog de volgende velden :

  • Contact : hier kan u de naam van een contactpersoon typen, maar beter is de naam te kiezen uit de aan deze klant/prospect gekoppelde lijst van contactpersonen. Deze lijst roept u op door op het knopje “Kies” te klikken. Indien de contactpersoon op deze manier geselecteerd wordt, en voor de contactpersoon is een email-adres ingevuld in de lijst van contactpersonen, zal de offerte wanneer ze uiteindelijk verzonden wordt, naar het email-adres van deze contactpersoon gestuurd worden. Indien geen contactpersoon geselecteerd wordt uit de lijst (maar bijv. de naam gewoon ingetypt), of bij de contactpersoon staat geen email-adres, wordt het algemene email-adres van de firma voorgesteld bij het versturen van de offerte.

  • Levering : een op de offerte te vermelden tekst voor “levering” (bijv. franco, ...). De standaardwaarde van dit tekstveld kan ingesteld worden in het instellingen-scherm van MFS.

  • Betaling : gelijkaardig aan levering : een af te drukken tekstveld (bijv. 30 dagen factuurdatum), en de standaardwaarde kan worden ingesteld in het instellingenscherm.

  • Geldig : de vervaldatum van de offerte + een eventueel tekstje. Het standaard aantal dagen dat een offerte geldig is, kan worden ingesteld in het instellingenscherm van MFS. Als in het instellingenscherm (teksten, offertes, optie) niets wordt ingevuld, wordt de gebruiker op deze plaats verplicht om wel iets te kiezen. Dat kan door de datum in te voeren, maar ook door een periode (1dag, 14 dagen, 1 maand) te selecteren uit het selectievakje net onder de optiedatum.

  • Ondertekening : 3 lijnen die hun standaardwaarde ook overnemen van wat ingesteld is in het instellingenscherm, maar die hier overschreven kunnen worden per offerte.

  • Leveringsadres : te kiezen uit de lijst van leveringsadressen die aan deze klant gekoppeld zijn. Wanneer een leveringsadres wordt ingesteld, wordt automatisch voor leveringsprijzen (inclusief leveringstoeslag) gekozen (indien die ingesteld zijn). Door op de knop “Levering/Afhaling” te klikken, kan er toch – ook al is er een leveringsadres ingesteld – gekozen worden om een offerte voor afhaling te maken, of vice versa (geen leveringsadres ingesteld, maar toch leveringsprijzen ipv. afhalingsprijzen). Om verschillende prijzen in te stellen voor afhaling, levering afstand 1, levering afstand 2, ... : zie prijzenbeleid.

  • Begin/Slot : zijn tekstvelden die als begintekst en als slottekst op de offerte worden afgedrukt.

  • Standaardteksten/documenten : aan offertes kunnen “bijlages” worden gekoppeld, en teksten worden toegevoegd. Er kunnen ook standaardteksten en standaarddocumenten gedefinieerd worden (Menu “Bestand|Hulpbestanden|Standaardteksten offertes”). Een of meerdere van die standaardteksten of -documenten kunnen dan worden toegevoegd aan de offerte door ze van de linkerkolom (beschikbare standaardteksten) naar de rechterkolom (geselecteerde standaardteksten) te verhuizen. De aan de offerte gekoppelde teksten worden op de offerte afgedrukt, indien dat in de offertelayout voorzien is. De aan de offerte gekoppelde bijlagen worden – wanneer de offerte als email verstuurd wordt – ook bijgevoegd als bijlagen aan de email. Let dus op met het koppelen van interne documenten.

  • Referentie klant en opmerking zijn een referentie die door de klant worden opgegeven, en een eventuele opmerking. Deze twee velden worden – indien de offerte later omgezet wordt naar een bestelling – doorgegeven aan de overeenkomstige velden in die bestelling.

  • Project : klik op deze knop om de offerte aan een bestaand project te koppelen.

  • Offertetype : er kunnen verschillende offertetypes worden gedefinieerd, elk met hun eigen opvolgings-vereisten (direct op te volgen, langdurende aanbestedingen). Zo kan later bij opvolging gefilterd worden per offertetype.

  • De vinkjes onderaan dit venster hebben enkel effect indien de layout van de offerte zodanig ontworpen is dat deze velden voorzien worden. De layout van de offerte kan bewerkt worden via het instellingenscherm van MFS. De opties zijn

    • Kolom EAN-codes : toont al of niet een kolom met ean-codes op de offerte

    • Kolom korting : toont of verbergt de kolom met kortingen op de offerte.

    • Kolom netto : berekent de netto-prijzen op de offerte (dus berekent verkoopprijs min korting, in plaats van de kolommen verkoopprijs en korting te tonen)

    • Totaal afdrukken : indien uitgevinkt, wordt het lijntotaal niet afgedrukt op de offerte (nuttig indien bijvoorbeeld enkel eenheidsprijzen gegeven worden).

    • Eindtotaal afdrukken : indien uitgevinkt, wordt het eindtotaal niet afgedrukt op de offerte.

    • Kolom verpakkingshoeveelheid : indien aangevinkt, wordt de verpakkingshoeveelheid afgedrukt op de offerte.

    • Prijs bij afstand 0 (afhalingsprijs) vermelden als alt. prijs : indien op de offertelayout voorzien, kunnen 2 prijskolommen worden weergegeven: 1 met leveringsprijs, 1 met afhalingsprijs.

    • Alle figuren : voor de hele offerte worden alle beschikbare (aan de artikelen gekoppelde) figuren afgedrukt, ook al staat het afdrukken van de figuren per lijn uit.

Wanneer het scherm “Gegevens offerte” bevestigd wordt met OK, komt u op het offerte-invoerscherm terecht. U kan “Gegevens offerte” terug oproepen met Document|Klant-en prospectgegevens. In het offerte-invoerscherm is nu het eerste veld “Artikel” van de eerste lijn van de offerte actief.

In dit veld kan u

  • Een artikelnummer invullen (indien u het artikelnummer van buiten kent) en TAB drukken om naar het volgende veld te gaan.

  • Een deel van de omschrijving invullen als zoekterm invullen, en TAB drukken om naar het artikelselectiescherm te gaan, waar u dan reeds de resultaten vindt die voldoen aan de zoekterm. De zoekterm werkt op dezelfde manier zoals beschreven is bij “Artikelen selecteren” in deze handleiding. Als er maar 1 artikel voldoet aan uw zoekter, wordt het scherm “artikelen selecteren” niet weergegeven, en wordt het gevonden artikel onmiddellijk ingevuld.

  • F3 drukken, waardoor u terecht komt op het artikelselectiescherm met daarin nog dezelfde zoekresultaten als de laatste keer dat u het artikelselectiescherm gebruikte.

De meest gebruikte procedure is uiteraard : typ een deel van de omschrijving in in de kolom “Artikel”, druk TAB, en selecteer met de pijltjestoetsen het juiste artikel uit de lijst.

Daarna komt u automatisch in het veld “aantal” terecht. Vul in, en ga ofwel met pijl-naar-beneden naar de volgende lijn (waar u automatisch terug op het “Artikel”-veld terecht komt), ofwel kan u met pijl-naar-rechts de automatisch ingevulde standaardwaarden op de artikellijn wijzigen. De velden zijn de volgende :

  • L : kan geïnterpreteerd worden als “lengte”, maar dat hoeft niet. Het is gewoon een 2e dimensie van het aantal. Dit veld is enkel beschikbaar als de eenheid die voor het artikel op deze lijn is ingesteld in de artikelfiche, dimensie 2 of 3 heeft. De eenheden (en hun dimensies) kunnen beheerd worden in Bestand|hulpbestanden|eenheden. De prijsberekening op een lijn gebeurt door aantal*L*B*(100-korting) uit te voeren.

  • B : kan geïnterpreteerd worden als “breedte”, maar is in ruimere zin te bekijken als een 3e dimensie van het aantal. Enkel beschikbaar als de eenheid op deze lijn dimensie 3 heeft.

  • E. : in deze kolom staat de eenheid waarin het aantal van het artikel wordt uitgedrukt. Wat in deze paragraaf volgt, mag u negeren indien u niet werkt met werkeenheden die verschillend zijn van facturatie-eenheden. Elk artikel heeft een facturatie-eenheid (zie ook artikelfiche). In de facturatie-eenheid wordt de prijs uitgedrukt. Maar optioneel kan een artikel ook een werkeenheid hebben. (Voorbeeld : betonijzer wordt gefactureerd per kg, maar besteld per meter). Daarvoor moeten in de artikelfiche dan de juiste conversiefactoren worden ingevuld. Op het invoerscherm voor offertes en bestellingen worden de aantallen en prijzen standaard weergegeven voor werkeenheden (wanneer die verschillen van de facturatie-eenheden). Op facturen en offertes worden de eenheden en prijzen in facturatie-eenheid afgedrukt. Op magazijn- en leveringsbons worden de aantallen in werkeenheid afgedrukt. Op het invoerscherm kan gekozen worden om de aantallen en prijzen in facturatie-eenheden te tonen door in het selectievakje linksonder “Facturatie-eenheid” te kiezen in plaats van “Werkeenheid”.  Gebruik enkel het concept van de werkeenheden indien voor een product altijd in een andere eenheid besteld wordt dan gefactureerd, of wanneer het in een andere eenheid dan de facturatie-eenheid moet worden afgedrukt op de leveringsbon. Indien regelmatig in andere eenheden wordt besteld, is er een ander systeem, zie verderop : conversie-calculator.

  • In de kolom Omschr. staat de vaste omschrijving van het artikel.

  • De vaste omschrijving kan aangevuld worden per bestelling door een vrij in te voeren “Uitgebr. omschr.” in de volgende kolom. Merk op dat de uitgebreide omschrijving uit meerdere lijnen kan bestaan : ofwel vult u ze in op de offertelijn zelf, ofwel klikt u op het knopje met 3 puntjes dat verschijnt in het veldje “Uitgebreide omschrijving” wanneer het actief is. Dan toont het systeem een tekstvak met meerdere lijnen. Het is zelfs mogelijk de uitgebreide omschrijving op de offerte een speciale markering te geven. Dat doet u door op de laatste lijn van de uitgebreide omschrijving geen tekst te zetten, maar enkel 1 spatie. Bekijk het afdrukvoorbeeld van de offerte om het resultaat te zien.

  • Het is af te raden, maar met behulp van de Uitgebreide Omschrijving is het mogelijk om “vrije artikelen” op te nemen op de offerte. Maak een artikel aan met lege omschrijving, en onthoud het artikelnummer, of geef het een makkelijk te onthouden alfacode. Voeg dit artikel toe op een offerte, en vul de eigenlijke omschrijving in in “Uitgebr. omschr”. Bij voorkeur stelt u zo'n artikel dan in met "uitgebreide omschrijving is verplicht" op de artikelfiche.

  • Prijs en korting kunnen worden ingevuld in de 2 volgende kolommen. Het systeem stelt uiteraard bij keuze van een artikel automatisch de prijs voor die door de instellingen in het prijzensysteem berekend kan worden voor de geselecteerde klant of prospect. Maar uiteraard kan de gebruiker deze voorgestelde waarde overschrijven met een andere prijs. Indien dat gebeurt, krijgt het prijsveld een paarsblauwe achtergrond. Deze kleur wordt later ook steeds getoond bij offerte-opvolging en raadplegen van de offerte, zodat het direct duidelijk is dat er voor die lijn een speciale prijs is ingevuld. Indien in “instellingen” de uitgebreide prijs-editor is ingeschakeld, wordt er bij het wijzigen van de prijs een popup getoond die ook de marge aangeeft, en toelaat om de prijs als contractprijs op te slaan (dat laatste kan leiden tot zeer veel verspreide prijs-gegevens, omdat daardoor elke klant voor elk product een aparte prijs kan krijgen, en updaten bij prijswijzigingen wordt daardoor geen eenvoudige taak). Als alternatief kan u heel eenvoudig (shift-F7, zie verderop) de historische aankopen van deze klant van dit artikel opzoeken. Bij de instellingen kan ook een klantklasse voor bodemprijzen worden ingesteld, en de gewone gebruiker zonder extra permissies, kan geen lagere prijzen geven dan deze bodemprijs.

  • In het prijs- en kortingveld kunnen, door rechts te klikken op het prijsveld en uit het menuutje dat dan verschijnt te selecteren, onmiddellijk de prijs van een andere klantklasse dan die van de klant toegekend worden. Via datzelfde contextmenu kan ook "prijs automatisch berekenen" worden gekozen om de prijs te updaten naar de prijs die het systeem op dit moment zou berekenen, zelfs wanneer u de prijs manueel heeft aangepast.

  • Het totaal in de volgende kolom, wordt uitgerekend door het systeem en kan niet gewijzigd worden.

  • In de volgende kolom, “Interne opmerking”, kan een opmerking ingevuld worden die standaard enkel in de verschillende opzoekschermen te zien is, maar niet wordt afgedrukt op een document dat bedoeld is om buiten de firma te gebruiken (dus bv. niet op de offerte zelf). Indien de juiste aanpassingen aan de layout van de documenten uitgevoerd worden, is het echter wel mogelijk die opmerkingen op bepaalde (aan te vinken) documenten te laten verschijnen. Het gaat, net zoals bij uitgebreide omschrijving, over een veld dat in de lijn zelf kan worden ingevuld, ofwel (na klikken op het knopje met 3 puntjes) in een tekstvlak met meerdere lijnen. Als er een opmerking is ingevuld, wordt het veld geel gekleurd, niet alleen in het invoerscherm, maar ook op alle plaatsen waar de offerte kan worden opgezocht of opgevolgd. Voorbeeld van gebruik : als voor deze klant, voor deze offertelijn, een specifieke prijs bekomen werd van een leverancier, kan dit hierin vermeld worden. Bij later opvolgen/opzoeken van de offerte, zal de interne opmerking geel gemarkeerd zijn, en zal het onmiddellijk opvallen dat de leverancier gecontacteerd moet worden voor een speciale bestelling.

  • In het veld “Figuur” kan een 1 of 0 gezet worden, afhankelijk van of het gewenst is de figuur die bij het product op de lijn hoort, op de offerte af te drukken. Als er voor dit product geen figuur beschikbaar is, wordt er (ook als staat figuur op 1), geen figuur afgedrukt uiteraard (ook geen symbool dat aangeeft dat er geen figuur is). Zie Document|Klant-en prospectgegevens voor het in- of uitschakelen van figuren voor de hele offerte.

  • In de  3 kolommen, AP, Winstfactor, Winst, worden resp. de aankoopprijs, de winstfactor ((VP-korting/100)/AP) en de winst in absoluut getal (euro) getoond. Deze velden worden niet getoond indien de gebruiker geen permissie heeft om aankoopprijzen te zien. Het is mogelijk de aankoopprijs aan te passen : in bepaalde gevallen wordt voor een specifieke prijsvraag van een klant een speciale aankoopprijs bekomen bij een leverancier. Die kan dan hier ingevuld worden, en die wordt ook mee overgenomen naar de bestelling, indien deze offerte omgezet wordt in een bestelling. Op die manier gebruikt MFS de werkelijke aankoopprijs en geeft zo later correcte winststatistieken voor de betreffende klant/productgroep/leverancier/...

  • In de kolom "Design" kan een korte samenvatting van het design dat aan de lijn gekoppeld is, wanneer de productiemodules van MFS-ERP door u gebruikt worden, en er voor u specifieke productconfiguratiemodules ontwikkeld werden.

  • Door rechts te klikken op de offertelijn, verschijnt er een menu.

    • Alternatieve prijzen : ken een prijs toe van een andere klantenklasse (waartoe deze klant niet behoort)

    • Prijs automatisch berekenen : eens de gebruiker een vaste prijs instelt op een bepaalde lijn, zal het systeem die niet meer overschrijven (omwille van aantalwijzigingen/staffels e.d.). Om het systeem toch terug zelf de prijs te laten berekenen, kan deze optie gebruikt worden.

    • Artikelfiche : toont de artikelfiche voor de huidige offertelijn.

    • Offerte-historiek : toont de verschillende offertes waarop het huidige artikel voorkwam, zowel voor deze klant (prospect) als voor andere klanten (prospecten). Opmerking : Lijn|Recente Offertelijnen (of Ctrl-F7) toont alle offertelijnen voor de huidige klant/prospect waarop dit artikel voorkwam. Merk op dat in beide gevallen in het offerte-historiekscherm, rechtsbovenaan een begindatum voor de historiek ingevuld kan worden. Indien er geen lijnen weergegeven worden, moet u deze datum checken. Voor meer informatie over het offerte-historiekscherm, zie de beschrijving ivm opvolgen offertes per artikel in deze handleiding.

    • Bestel-en verkoophistoriek : toont de historiek van bestellingen/verkopen van dit artikel aan alle klanten (inclusief de klant voor wie de offerte is). Opmerking : door op een offertelijn te staan en in het menu Lijn|Bestelhistoriek of Shift-F7 te drukken, krijgt u ogenblikkelijk alle vorige bestellingen van het huidige artikel door de huidige klant te zien. Dit is uiteraard erg interessant om onmiddellijk op te zoeken wat de vorige prijs was die deze klant voor dit artikel betaald heeft.

    • Aankoophistoriek : geeft van het huidige artikel alle vorige bestellingen, leveringen, en toont wat er nog bij de leverancier in bestelling is. Dat alles op het scherm “aankoop opvolgen”.

    • Voorraadmutaties : geeft een lijst van alle voorraadmutaties van dit artikel.

    • Sommeer kolom/selectie : indien er geen lijnen van de offerte geselecteerd zijn, wordt de huidige kolom gesommeerd (interessant om bijv. de totale winst te berekenen). Indien er wel lijnen geselecteerd zijn (shift-pijltje of ctrl-klik, voor de geselecteerde lijnen wordt een bolletje getoond), wordt voor de kolom waarin de cursor staat, de som gemaakt van die geselecteerde lijnen.

    • Zoek, zoek in kolom, zoek volgende : zoek een tekencombinatie in alle kolommen of enkel in de huidige kolom in de tabel.

    • Foto : als er aan het artikel een foto gekoppeld is, wordt die getoond.

a) Verdere bewerkingen met de offerte

Onderaan op het scherm zijn volgende informatieve velden aanwezig :

  • Selectie “ongesorteerd/magazijnbonvolgorde” : als er een magazijnrouting en artikellocaties zijn ingesteld in MFS, kan de offerte (geldt ook voor het bestellingsscherm) worden gesorteerd op magazijnvolgorde. Dit is voornamelijk van belang voor een bestelling.

  • Werkeenheid/facturatie-eenheid : schakel tussen weergave van prijzen en aantallen in de werkeenheid of facturatie-eenheid. Indien er geen werkeenheid is ingesteld, wordt steeds de facturatie-eenheid weergegeven.

  • Menu is een menu dat snelkoppelingen heeft naar allerlei informatie die met de klant of prospect te maken heeft. Zie de bespreking van dit (op vele plaatsen in MFS voorkomende) menu elders in de handleiding.

  • Promo (F4) is een knop die met een rode rand gemarkeerd wordt wanneer het aangeduide product in een promotiegroep zit die momenteel in promotie is. Zie promotiebeheer.

  • Prijs/korting onderaan op het scherm geven de door het systeem berekende  prijs voor dit product en deze klant aan. Deze velden worden rood indien de werkelijke prijs die aan het artikel werd toegekend in de offerte daarvan afwijkt.

  • Vrd. geeft de huidige voorraad van het artikel. Door op F2 te klikken verschijnt er gedetailleerder voorraadinformatie (zie ook F2 of menu Lijn|In bestelling)

  • Verp. geeft het verpakkingsaantal

  • Besteld/geleverd geeft het totaalbedrag van de offerte. Geleverd is bij een offerte altijd 0.

  • Lijnen geeft het aantal lijnen in de offerte.

  • Bovenaan kan gekozen worden om de offerte in 2e taal weer te geven.

  • De navigatiebalk laat toe om naar de eerste, laatste lijn te springen, een lijn te verwijderen, een lijn toe te voegen, een wijziging te bevestigen (dat gebeurt automatisch als u naar een andere lijn gaat) of een wijziging te annuleren (zolang de lijn niet bevestigd is).

 

Er zijn vijf menu's bovenaan het scherm. In het menu “Document” vindt u de commando's die effect hebben op de gehele offerte,  in het menu Lijn de commando's die effect hebben op de lijn of lijnen die op dat moment geselecteerd zijn.

Het menu “Document” bevat volgende items :

  • Kies klant / Nieuw concept : deze opties zijn inactief tijdens het werken in een offerte. Ze worden gebruikt om (bij het begin van een offerte) een klant of prospect te kiezen, of om een nieuw concept te starten. Ivm concepten : zie verderop.

  • Klant- en prospectgegevens : toont het dialoogvenster met de algemene gegevens van de offerte : de contactpersoon, het leveringsadres, de begin- en eindtekst van de offerte,...

  • Afdrukvoorbeeld : wanneer een offerte “echt” afgedrukt wordt (of gemaild), wordt ze eerst geregistreerd voor offerte-opvolging. Dat betekent dat afdrukken de offerte definitief maakt. Uiteraard is het interessant om de offerte eerst te bekijken vooraleer ze definitief te registreren. Dat kan door deze optie. Op het afdrukvoorbeeld wordt in het rood “Afdrukvoorbeeld” getoond, zodat niet per ongeluk deze (nog niet geregistreerde) versie van de offerte kan verzonden worden naar de klant of prospect.

  • Opslaan, niet vrijgeven : slaat de offerte op zodat ze later nog verder bewerkt kan worden. Ze kan echter niet afgedrukt worden zonder de duidelijke vermelding "Afdrukvoorbeeld", zodat ze niet naar een klant gestuurd zal worden.

  • Vrijgeven, tonen en registreren maakt de offerte definititief.

    • Er kan een korte opmerking worden ingevoerd die als eerste item bij de offerte-opvolging te zien zal zijn.

    • Wanneer “Documenten koppelen” wordt aangevinkt, krijgt u de mogelijkheid om in een volgende scherm, nadat de offerte is aangemaakt maar voordat ze wordt afgedrukt, documenten te koppelen aan de offerte (typisch als bv. bijlagen, maar het kunnen ook tags zijn, of interne documenten).

    • Daarna wordt de offerte getoond, en kan ze worden afgedrukt, opgeslagen als PDF-bestand, of via email worden verstuurd.

  • Opslaan als bestelling maakt het mogelijk om de offerte in het offerte-invoerscherm om te zetten naar een bestelling.  Er is echter een kortere weg om dit te doen, via het scherm offerte-opvolging. Zie elders in deze handleiding.

  • Vernietigen

Het menu "Importeren" bevat volgende items :

  • Exporteren : de offerte kan worden geëxporteerd als een CSV-bestand (dat kan worden ingelezen in bv. een spreadsheet) of als een XML-bestand. Dat XML-bestand is dan een conceptbestand. Het kan later gebruikt worden als basis voor een concept, of hergebruikt worden in een andere offerte of bestelling.

  • Importeren uit XML : laat toe om een eerder opgeslagen concept (zie hierboven, exporteren als XML) in te voegen in deze offerte.

  • Importeren : Voor het inlezen van een offerte moet het offertenummer eerst opgezocht worden in het scherm “opvolging offertes”. Bij het inlezen van een oude offerte kan ook gekozen worden om van die oude offerte de inleiding- en slottekst over te nemen.

  • Importeren uit tekstbestand : importeert een tekstbestand met artikelnummers

  • Plakken via transformatie : bij implementatie kunnen XSLT-transformaties aangemaakt worden die u toelaten om spreadsheets in vooraf vastgelegde formaten te plakken in een offerte.

Het menu "Berekenen" bevat de items

  • Kortingen aanpassen biedt de mogelijkheid om alle kortingen van x% te vervangen door kortingen van y% op deze offerte. Het systeem vraagt de oude korting, en de nieuwe korting die moet worden toegekend aan alle lijnen die de oude korting hadden.

  • Bereken winstfactor  en totale AP : overloopt alle lijnen, en berekent de totale winst en winstfactor van de offerte voor alle lijnen waarvoor de aankoopprijs bekend is. De lijnen waarvoor de aankoopprijs niet bekend is, worden niet in rekening gebracht (en dit wordt ook gemeld).

  • Subtotaal promotiegroep : in het scherm dat via het hoofdmenu van MFS, Bestand|Promoties|Promotiegroepen beheren bereikt kan worden, kunnen artikelen gegroepeerd worden in zogeheten promotiegroepen. Van alle artikelen uit een bepaalde promotiegroep die in de offerte voorkomen, kan een totaal berekend worden. De gebruiker moet eerst een promotiegroep selecteren, en dan wordt het totaal aantal en de totale waarde van alle artikelen uit die groep die in de huidige offerte staan, berekend. Dit kan ook vanuit een bestelling-scherm, en alleen dan hebben de waarden “aantal geleverd, waarde geleverd” die ook weergegeven worden, zin. In de promotiegroep kan ook een promotiekorting worden ingesteld, en een artikelnummer waarop deze promotiekorting mag worden toegekend. Indien dat het geval is, zal bij “subtotaal promotiegroep” ook de mogelijkheid gegeven worden om automatisch een lijn toe te voegen aan de offerte (zie ook bestellingen).

  • Prijzen actualiseren is bedoeld om – bij het inlezen van een oude offerte of van een concept – alle prijzen en kortingen op de offerte te vervangen door de huidige prijzen. Het kan echter ook gebruikt worden om alle prijzen op een offerte te wijzigen in de prijzen die op een andere (toekomstige of voorbije) datum geldig zullen zijn/waren.

  • Assortimentskortingen updaten : in het scherm “kortinggroepen” kan voor een kortinggroep een assortimentskorting worden ingesteld. Door dit menupunt wordt die assortimentskorting toegepast op de offerte (dit geldt uiteraard ook voor het bestelling-invoer-scherm).

Het menu “Lijn” bevat de volgende opties, die zullen uitgevoerd worden op de lijn die geselecteerd is in de offerte. In vele gevallen werken ze ook op elk van de geselecteerde lijnen indien er meerdere lijnen geselecteerd zijn.

  • Kies artikel : zie hogerop, bij invoeren offertes. Normaal wordt een deel van de omschrijving ingevoerd in het artikel-veld, en wordt dan de selectiedialoog opgeroepen via TAB, maar het kan ook via dit menu, of F3. Dan wordt de selectiedialoog getoond met de vorige inhoud er nog in.

  • Andere variant : wijzigt de variant van het huidige artikel. Typische wordt een offerte gemaakt voor de standaarvariant van het artikel, en wordt de concrete variant ingevuld wanneer de offerte wordt omgezet in een bestelling, of zelfs pas vlak voor de levering. Deze optie is enkel zinvol indien de module Varianten ingesteld is in uw pakket.

  • Opmerking : vult een standaard-opmerking in "uitgebreide omschrijving". De standaardopmerkingen kunnen worden ingesteld in Bestand|Standaardteksten. Geef ze daar als subject een korte titel, en zet de tekst in het grote tekstveld onderaan. Zet "meesturen als bijlage/niet intern" aan.

  • Interne opmerking : vult een standaard-opmerking in in "interne opmerking". Zie Bestand|Standaardteksten. Zet daar "Meesturen als bijlage/niet intern" uit.

  • In Bestelling (of F2) toont van het artikel op de huidige lijn

    • De voorraad

    • Het aantal in bestelling door klanten

    • De effectieve voorraad

    • Het aantal in bestelling bij leveranciers

    • Het geplande voorraad-aantal

    • Een korte lijst van welke klanten, met welke gevraagde leveringsdatum

  • Toon promotiefolder (of F4) toont de promotiefolder die aan de promotiegroep gekoppeld is waarin het huidige artikel zit. Indien die promotiegroep momenteel in promotie is (de promotieperiode loopt momenteel), komt er een duidelijke markering rond de knop “Promo (F4)” onderaan het scherm, en kan de gekoppelde promotiefolder (zie beheer promotiegroepen en beheer promoties) onmiddellijk op het scherm getoond worden.

  • Bestelhistoriek (Shift-F7) : geeft alle vorige bestellingen van dit artikel door deze klant, met de vorige prijzen die deze klant voor dit artikel kreeg. Cfr. rechts klikken op een artikellijn, bestelhistoriek : geeft alle vorige bestellingen van dat artikel voo alle klanten.

  • Recente offertelijnen (Ctrl-F7) geeft alle offertelijnen van dit artikel voor deze klant. Let op het overzichtsscherm op de datum die rechtsboven staat, want die bepaalt hoe ver de historiek gaat.

  • Conversies (Ctrl+F11) is enkel beschikbaar als de cursor in het veld Aantal of prijs staat. Hetzelfde dialoogvenster kan opgeroepen worden door op het knopje met 3 puntjes te klikken dat verschijnt in het veld aantal of prijs, wanneer dat veld actief is. Het toont een conversie-scherm dat tegelijkertijd een rekenmachine is waarmee een prijs of aantal kan worden uitgerekend. Zie ook onder Conversie-calculator.

  • Prijs automatisch berekenen : herberekent de prijs van de huidige offerte-lijn.

  • Prijs geselecteerde lijnen instellen : roept een prijscalculator op die toelaat de prijs in te stellen aan de hand van de aankoopprijs/verkoopprijs/marge.

  • Bereken massa van geselecteerde lijnen : gebruikt de ingesteelde conversies om de massa in kg van de geselecteerde lijnen te berekenen.

  • Ontwerp werkt samen met ontwerp-plugin-modules die voor MFS aangemaakt kunnen worden. Het gaat dan om artikelen die in de artikelfiche het type “to_make” hebben gekregen, en waarvoor een programmanaam is ingesteld voor de ontwerpmodule. Die module wordt dan opgestart, en het ontwerp voor de productie van het artikel kan dan worden ingevoerd.

Het menu "Opties" bevat de volgende items :

  • Herstel layout : indien de kolomvolgorde gewijzigd is zet dit de standaardinstelling van MFS-ERP terug.

  • Verberg aankoopprijzen : verbergt de kolommen met aankoopprijzen.

  • Verberg tax-lijnen : verbergt lijnen met tax-subartikelen (bv. recupel en bebat).

  • Toon leverancier van het artikel : toont automatisch onderaan de leverancier

  • Automatisch prijshistoriekscherm

  • Extra informatiepaneel (standaard opgevuld met prijshistoriek, maar extensies van Digon kunnen hier allerlei dashboards in projecteren) .

b) Meldingen en waarschuwingen

In het offerte-invoerscherm worden volgende meldingen en waarschuwingen weergegeven.

  • Voor de offerte aangemaakt wordt, worden de eventueel voor de geselecteerde klant aangemaakte signaleringen (zie bij “taken”) getoond, en de vragen die bij de signalering ingesteld zijn, gesteld aan de gebruiker.

  • Indien een artikel niet meer leverbaar is door de leverancier (instelling op artikelfiche) wordt dit gemeld (moet bevestigd worden met OK), en wordt de lijn rood weergegeven.

  • Indien het artikel op de huidige lijn zich in een promotiegroep bevindt die momenteel ook werkelijk in promotie is, wordt er een rode kader weergegeven rond de knop “Promo (F4)” onderaan het scherm, en kan de aan de promotiegroep gekoppelde promotiefolder ook getoond worden door op deze knop te klikken.

  • Als aan het artikel in de artikelfiche, onder de tab “Tekst”, in het vak “Nota voor verkoop, getoond bij verkoopbestelling” een tekst staat, wordt die bovenaan in een rode band getoond. Als de volledige tekst niet zichtbaar is, kan de band met de muis breder gemaakt worden.

  • Als aan de catalogusgroep (catalogusgroep voor statistiek) waarin het artikel zich bevindt, of aan een supergroep van die catalogusgroep (een bovenliggende catalogusgroep) een opmerking is gekoppeld (Hoofdmenu, Bestand|Catalogus|Eigenschappen en raadplegen catalogusgroepen), wordt die ook getoond in de band bovenaan. De band kan breder gemaakt worden indien niet volledig zichtbaar.

  • Als aan de catalogusgroep waarin het artikel zich bevindt, of aan een bovenliggende catalogusgroep specifiek voor de huidige klant  opmerkingen zijn gekoppeld (zie klantenfiche, speciale condities), worden ook die weergegeven in een rode band, bovenaan het invoerscherm. De band kan breder gemaakt worden indien de tekst niet volledig zichtbaar is.

  • Indien er voor het product op de huidige lijn, voor de huidige klant, in de laatste 45 dagen nog offertes gemaakt zijn, wordt dat onderaan het scherm getoond. Die offertelijnen kunnen dan weer getoond worden mbv. ctrl-F7 zoals hogerop beschreven.

  • Indien er voor het product op de huidige lijn voor de huidige klant nog lopende bestellingen zijn, wordt dat ook weergegeven onderaan het scherm. Deze bestellinglijnen kunnen getoond worden met behulp van shift-F7

  • Indien op de klantenfiche van de klant bij “betalingswijze” iets anders geselecteerd is dan de standaard-betalingswijze, wordt het volledige onderste deel van het invoerscherm rood gekleurd. De betalingswijze plus de “nota's betalingsopvolging” uit de klantenfiche worden getoond op de onderste lijn van het scherm. Als de volledige tekst daar niet zichtbaar is, kan hij zichtbaar gemaatk worden in een zgn. hint-venster door de muis er een tijdje boven te houden zonder te klikken.

  • Als de klant zijn kredietlimiet heeft overschreden (in te stellen in dagen en/of bedrag op de klantenfiche) wordt een melding met details weergegeven (en de mogelijkheid om naar het overzicht openstaande facturen te springen). Afhankelijk van de instellingen kan de klant dan ook automatisch geblokkeerd worden.

  • Als voor een lijn de winstmarge kleiner is dan wat ingesteld is in de instellingen van MFS, of als de verkoopprijs nul is, wordt het lijntotaal rood weergegeven.

c) Conversie-calculator

De conversie-calculator kan zowel in een offerte als in een bestelling-invoerscherm worden opgeroepen wanneer de cursor in het veld “aantal” of “prijs” staat. Door Shift-F11 te drukken (of menu Lijn|Conversies) wordt een schermpje getoond met

  • wanneer de cursor in het prijs-veld staat, een invoerveld voor een berekening. Hiermee hebt u een gewone rekenmachine ter beschikking. Let wel : de volgorde van bewerkingen geldt : eerst worden * en / uitgevoerd, en daarna + en -. U kan haakjes gebruiken om de volgorde te wijzigen.

  • wanneer de cursor in het aantal-veld staat, wordt er naast het invoerveld voor de rekenmachine-formule, ook nog een tabelletje getoond met conversies van en naar alle eenheden die voor het huidige artikel gedefinieerd zijn in de artikelfiche (dus 1 pallet = 100 stuks = 10 dozen), en een lijstje van het resultaat (het aantal) van de formule omgerekend naar alle andere bekende eenheden voor dit product. Het aantal in facturatie-eenheid staat helemaal onderaan het schermpje vermeld. Het is ook mogelijk om een aantal in te voeren in om het even welke (in de artikelfiche gedefinieerde) eenheid. Dus door 1 in te vullen in het invoerveld, en “Pallet” te selecteren in het selectievakje daarnaast, en dan enter te drukken, voert u 1 pallet van het produkt in. In het aantalveld in de offerte wordt dit omgerekend naar facturatie-eenheden/werkeenheden (afhankelijk van de instelling onderaan op het offerte-invoerscherm).

Opmerking : uiteraard moet het – om de conversies te gebruiken – zo zijn dat die conversies (hoeveel stuks in een doos, hoeveel stuks op een pallet) ingevuld zijn in de artikelfiche.

d) Concepten

Een concept is een blok van artikelen, met bijhorend aantal en prijs, dat hergebruikt kan worden op een offerte, bestelling of concept. Er is geen naam aan toegekend, wel eventueel een hoofding. Het kan worden afgedrukt, en het kan worden opgeslagen als XML-bestand. Bij het inlezen van een concept in een offerte, bestaat de mogelijkheid om alle prijzen automatisch te actualiseren, of aan te passen aan de specifieke prijzen voor de gekozen klant/prospect.

Een nieuw concept kan worden aangemaakt door een offerte te exporteren als XML-bestand, ofwel door in het hoofdmenu van MFS voor Verkoop|Offerte of concept te kiezen, en in dat scherm dan vanuit het menu Document|Nieuw concept te selecteren. Het invoerscherm met de hoofdgegevens ziet er gelijkaardig uit als bij offertes, alleen is er hier geen adres dat moet worden ingevuld.

e) Integratie : Offerte-aanvraag/bestelling slepen vanuit e-mail

Het is mogelijk een speciaal gevormd mail-attachment (door Digon gespecifieerd XML-formaat) te slepen in het offerte-invoerscherm, waardoor dan automatisch een offerte gegenereerd wordt (idem voor bestelling). Dit is interessant voor integratie met een webshop, of offerte-aanvraag-systeem op een website, of om te vermijden dat je bestellingen die klanten in deze elektronische vorm aanleveren, met de hand opnieuw moet invoeren.  De webshop-software kan op deze manier bestellingen elektronisch doorgeven aan MFS.