Handleiding MFS-ERP

VI. Aankoopbestellingen

1. Aankoopbestelling invoeren

Het aankoopbestellingenscherm wordt geopend via Aankoop|Bestelling.

Er zijn verschillende manieren om aankoopbestellingen in te voeren. Daarbij kan men uitgaan van de leverancier waarbij men wil bestellen, of gewoon van het te bestellen product. Het is niet nodig te weten bij welke leverancier een product besteld wordt, en er kunnen achtereenvolgens producten ingevoerd worden die bij verschillende leveranciers besteld dienen te worden. MFS zal uitgaande van de ingestelde leverancier in de artikelfiche de ingevoerde artikels per leverancier groeperen, en voor elke leverancier een bestelbon afdrukken. Een overzicht van de mogelijke workflows :

  • Bestellen van een of meerdere individuele producten (nadat bijvoorbeeld manueel een lijst werd opgesteld van te bestellen items, door in het magazijn de rekken te bekijken, of door de lijst (zie Rapporten) met bestelvoorstellen te evalueren.)

  • Bestellen bij een bepaalde leverancier, manueel te kiezen uit alle artikelen waarvan deze leverancier als hoofdleverancier is ingesteld

  • Bestellen op basis van een spreadsheet met artikelnummer (of artikelcode leverancier) en aantal

  • Bestellen op basis van het bestelvoorstel voor een bepaalde leverancier (de gebruiker kan zelf uiteraard per artikel bepalen het bestelvoorstel te volgen of er van af te wijken)

  • Bestellen op basis van het bestelvoorstel voor de leverancier waarvoor de meeste artikellijnen te bestellen zijn

  • Bestellen op basis van het bestelvoorstel voor alle leveranciers tegelijk

  • Bestellen (op het aankoopscherm) op basis van individuele verkoopbestellingen (dan wordt er een link bewaard tussen de verkoopbestelling en de aankoopbestelling)

  • Bestellen (vanuit het klantorder-invoerscherm) : Het is ook mogelijk om vanuit een klantenbestelling onmiddellijk een aankoopbestelling aan te maken. Ook dan wordt er een link bewaard tussen de verkoopbestelling en de aankoopbestelling

  • Toevoegen aan een bestaande, nog niet vrijgegeven bestelling op elk van bovenstaande manieren

 

 

a) Bestellen van individuele artikelen

Wanneer met een specifieke reeks artikelen wil bestellen, kan dat zonder vooraf te weten bij welke leverancier ze besteld moeten worden. Op het aankoopbestellingenscherm kan u telkens een artikel toevoegen door F3 te drukken (Inhoud|Artikel bijvoegen aan de bestelling voor de standaardleverancier van dat artikel).

Onderaan worden, naarmate artikelen van meerdere leveranciers toegevoegd worden, tabs aangemaakt met de naam van de leverancier.  Elk van deze tabs komt overeen met een bestelbon.

Het is ook mogelijk om een artikel toe te voegen aan de huidige geselecteerde bestelling, niettegenstaande dat dat artikel eventueel een andere standaardleverancier heeft. Gebruik dan Shift-F3 (Inhoud/Artikel toevoegen aan de geselecteerde bestelling). Op die manier wordt er geen nieuwe bestelling gecreëerd voor de standaardleverancier van het toegevoegde artikel.

b) Bestellen bij leverancier

Keuze van de leverancier

  • Als u bij een bepaalde leverancier wil bestellen, kiest u in het aankoopbestellingenscherm Inhoud|Artikelen van leverancier bijvoegen.

  • Wanneer u daarentegen eerst wil bekijken bij welke leverancier er het grootste aantal verschillende artikelen besteld moeten worden (op basis van het bestelvoorstel), kiest u Inhoud|Overzicht aantal te bestellen lijnen per leverancier (de berekening daarvan duurt een tijdje), en selecteert u van daaruit door rechts te klikken op een leverancier : "Bestelling voor deze leverancier aanmaken".

In het bestelscherm gebeurt nu het volgende :

  • Als in het menu "Inhoud" geen vinkje aan staat om de toegevoegde artikelen te beperken tot de artikelen met bestelvoorstel of gewenste voorraad, worden alle artikelen van de leverancier opgelijst met daarbij (informatief) het eventuele bestelvoorstel. U kan dan de te bestellen aantallen invullen.

  • Als in dat menu “Toevoegen artikelen leverancier : enkel bestelvoorstel > 0” aan staat, worden enkel de artikelen toegevoegd waarvan een bestelvoorstel is.

  • Als in datzelfde menu “Inhoud” het vinkje bij Toevoegen artikelen leverancier, “Enkel Max.Vrd>0” aan staat, worden enkel de artikelen toegevoegd waarvan de gewenste voorraad niet nul is.

    • De standaardwaarde van dat vinkje wordt opgeslagen voor de volgende keer..  

    • De gewenste- of maximumvoorraad mag niet verward worden met de (fysieke) voorraad. De gewenste voorraad wordt vast ingesteld in de artikelfiche, en bepaalt mee hoe het bestelvoorstel berekend wordt. De fysieke voorraad is het aantal artikelen dat op dit moment werkelijk in het magazijn ter beschikking staat.)

    • Deze optie is interessant om aan een bestelling van een leverancier, lijnen toe te voegen waarvoor niet noodzakelijk een bestelvoorstel is, maar als aanvullen om tot aan het franco-bedrag bij de leverancier te komen.

Nu alle artikelen van de geselecteerde leverancier weergegeven worden op het scherm, met daarbij hun voorraad, het aantal nog te leveren bij klanten en nog te ontvangen van leveranciers, de bestelhoeveelheid, de minimum en maximumvoorraad, en het bestelvoorstel, kan men de lijst overlopen, en in de kolom “aantal” het bestelvoorstel al dan niet overnemen.

Zie verderop in verband met de berekening van het bestelvoorstel.

c) Bestellen van alle artikelen met bestelvoorstel

Wanneer u zich volledig kan baseren op het bestelvoorstel, kan u eenvoudig "Inhoud|Alle artikelen met bestelvoorstel en gewenste voorraad bijvoegen" selecteren. Alle artikelen met bestelvoorstel worden bijgevoegd, voor alle leveranciers (er komen tabjes met de verschillende leveranciers). U kan de te bestellen aantallen invoeren, eventueel per leverancier nog andere artikelen toevoegen waar geen bestelvoorstel voor is (om aan het franco-leveringsbedrag te komen bijvoorbeeld, zie vorig punt), en de bestellingen vrijgeven of bewaren.

Zie ook verderop in verband met de berekening van het bestelvoorstel.

d) Bestellen vanuit een spreadsheet

Als u een spreadsheet heeft met

  • artikelnummer en aantal (kolomnamen : art_nr, qty)

  • centraal artikelnummer, aantal, bestelreferentie (kolomnamen art_nr_uc, aantal, ref_bes)   (opmerking : voor gebruik in scenario met aankoopcentrale)

  • artikelcode-leverancier en aantal (kolommen : code_lev, qty)

dan kan u deze spreadsheet inlezen om te bestellen. Selecteer in de spreadsheet de tabel (inclusief kolomnamen), doe "Bewerken/kopie" (of Ctrl-C) in de spreadsheet, en selecteer in MFS-ERP in het menu "Inhoud" ofwel "Plak spreadsheet met artikelnummer en aantal" of "Plak spreadsheet met code leverancier en aantal".

e) Bestellen op basis van een verkoopbestelling

Wanneer er producten speciaal voor een klant besteld moeten worden (bijvoorbeeld omdat ze niet op stock gehouden worden, of omdat er door de klant gespecifieerde aanpassingen (opdruk, afmetingen) moeten gebeuren, kan dat op twee manieren.

  • Ofwel onmiddellijk, vanuit het invoerscherm van het verkooporder aan de klant

  • Ofwel gegroepeerd, voor meerdere klantenorders tegelijk, vanuit het aankoop-bestelscherm.

Voor doorbestellen aan de leverancier vanuit het invoerscherm voor de verkoopbestelling van de klant, verwijzen we naar de paragraaf Verkoopbestelling - doorbestellen aan leverancier.

Het gegroepeerd bestellen vanuit het aankoopbestelscherm verloopt als volgt.

  • Voeg (bijvoorbeeld op basis van bestelvoorstellen) artikelen toe aan het aankoopscherm. De artikelen die specifiek voor klanten besteld moeten worden, zullen mee in het bestelvoorstel staan, indien voor die artikelen geen voorraad is.

  • Deze artikellijnen zijn algemene (bestel-voor-stock-) lijnen. Ze hebben op dit moment bestelaantal nul, ze zijn niet gekoppeld aan een specifieke klantbestelling. We zullen nu op basis van deze lijnen extra lijnen toevoegen die wel gekoppeld zijn aan de klantenbestelling. De algemene lijnen zullen (vermits hun aantal 0 blijft) bij het opslaan van de bestelling niet opgeslagen worden.

  • Selecteer in het aankoopscherm, in het menu "opties" het punt "Extra info (alt. lev, best.klanten, voorraad)". Rechts van uw scherm wordt er een overzicht getoond van alternatieve leveranciers, voorraden in uw andere filialen, maar vooral : van alle klanten die het huidige geselecteerde artikel in bestelling hebben.

  • Klik rechts op een lijn in het overzichtje van de klanten die het artikel in bestelling hebben. Selecteer "bestel bij leverancier" in het contextmenu. Aan de bestelling wordt er een extra lijn met hetzelfde artikel toegevoegd, en met als aantal het aantal dat voor de klant te bestellen is. Deze lijn zal gekoppeld blijven aan de klantenbestelling-lijn bij het opslaan.

 

f) Invoeren van de bestellinggegevens

Bij het toevoegen van artikelen worden onderaan tabs toegevoegd met daarop de namen van de leveranciers bij wie artikelen besteld worden.

Elk van die tabs kan worden geselecteerd om aan de bestelling voor de overeenkomstige leverancier extra informatie toe te voegen. Dat gebeurt in het onderste gedeelte van het scherm. Daar kunnen een opmerking, een interne opmerking, een referentie, ... voor elk van de tabs of aankoopbestellingen worden ingevoerd. Bij bevestigen van de bestelling(en), zal voor elk van de leveranciers die in de tabs vermeld staan, een bestelling worden aangemaakt, met daarop de opmerking, referentie,.... . De interne opmerking zal samen met de bestelling worden opgeslagen in het systeem. In het opvolgingsscherm voor de aankoopbestellingen zijn de interne opmerkingen geel gemarkeerd, en ze vallen dus goed op.

Onderaan kunnen ook per leverancier de op de bestelling af te drukken betalings-, leverings- en facturatievoorwaarden worden ingevuld.

De gewenste of geschatte leveringsdatum kan worden aangegeven. Standaard wordt die ingevuld op basis van de waarde "Leveringstermijn (D)" in de leveranciersfiche, tenminste indien die groter is dan -1, anders wordt er geen verwachte leveringsdatum ingevuld. De verwachte leveringsdatum kan manueel aangepast worden. Bij het opvragen van de voorraadpredictie (contextmenu op een artikellijn, F2 in artikelfiche of bestelling) wordt die datum weergegeven, tenzij er een betere schatting van het moment van ontvangst van de goederen voorhanden is, zoals een orderbevestiging van de leverancier.

Als een van de tabs geselecteerd is, worden ook bovenaan het scherm de artikellijnen ingekleurd die bij de geselecteerde leverancier horen.

Op elk van de artikellijnen kan het te bestellen aantal ingevuld worden. Het bestelvoorstel staat in de kolom daarnaast, en kan dus gemakkelijk worden overgenomen. Indien voor alle lijnen het bestelvoorstel mag worden overgenomen, kan u de functietoets F6 gebruiken (menu "Huidige|Bestelvoorstellen overnemen").

De lijnen kunnen gesorteerd worden door op de kolomhoofdingen te klikken. Zo kunnen alle artikelen alfabetisch gesorteerd worden door op de hoofding van de kolom “omschrijving” te klikken, of kunnen ze gesorteerd worden op het aantal in “bestelvoorstel” (dus zodat de artikelen waarvan het grootste tekort is, onderaan staan),...

De artikelen kunnen ook in een andere dan de standaardeenheid besteld worden. Dit kan enkel voor de eenheden waarvoor in de artikelfiche de conversietabel is ingevuld. MFS moet namelijk de eenheid waarin de artikelen besteld worden altijd kunnen herleiden naar de standaard-eenheid, dat is de facturatie-eenheid. Op de afgedrukte aankoopbestelling zal het aantal verschijnen met de eenheid die in de kolom EH geselecteerd wordt, maar intern in het systeem wordt het aantal omgerekend naar en bewaard in de facturatie-eenheid. Op basis van dit laatste aantal wordt ook door MFS het “aantal te ontvangen van leverancier” bepaald.

De omschrijving kan – in tegenstelling tot de omschrijving in een klantenbestelling – hier wel aangepast worden (niet aangeraden, maar wel mogelijk indien u voor de leverancier een andere omschrijving wil gebruiken dan voor uw klanten). Ook is per lijn een vrij in te vullen uitgebreide omschrijving mogelijk. Klik op de knop met 3 puntjes in het veld “Uitgebr. Omschr” om een omschrijving van meerdere lijnen in te voeren.

Het veld “code leverancier” bevat de artikelcode van dit product bij de leverancier. Uiteraard wordt die best ingesteld in de artikelfiche, zodat ze ook gebruikt kan worden om automatisch prijslijsten van de leverancier in te lezen, en zodat ze op het aankoopbestellingenscherm direct juist staat, maar ze kan eventueel hier wel aangepast of ingevuld worden (eveneens afgeraden).

Per lijn is een interne opmerking mogelijk (voor meerdere lijnen : gebruik het knopje met de 3 puntjes dat verschijnt als het interne-opmerking-veld geselecteerd is). Indien aan de lijn een interne opmerking toegekend wordt, wordt dit veld geel gemarkeerd, en deze markering is ook duidelijk zichtbaar in het scherm om aankoopbestellingen op te volgen.

Op het aankoopbestellingenscherm kan onderaan ook gekozen worden om de prijzen wel of niet af te drukken op de aankoopbestelling, via een vinkje “Prijzen afdrukken”. Merk op dat dit enkel werkt indien de afdruklayout dit ondersteunt.

Door in het menu “Beeld/Extra info” in te schakelen, wordt er rechts een vlak getoond met daarin voor de geselecteerde artikellijn :

  • alternatieve leveranciers

  • klanten voor wie het artikel in bestelling is

  • beschikbaarheid van het artikel in andere filialen.

Een geselecteerde artikellijn kan bij een alternatieve leverancier besteld worden, door in dit rechtervak op die alternatieve leverancier dubbel te klikken. De alternatieve leveranciers van een artikel, en hun prijzen / prijsperiodes / artikelcodes worden in de artikelfiche ingesteld bij Alt. Leveranciers.

Een geselecteerde artikellijn kan bij een ander filiaal besteld worden (interne bestelling) in plaats van bij de leverancier door dubbel te klikken op het filiaal.

  • Hiertoe moet per filiaal een "interne leverancier" en een "interne klant", en een "ordertype voor interne orders" geconfigureerd worden in de instellingen voor de hulpbestanden (best bij implementatie door Digon)

  • Er wordt bij opslaan van de bestelling een intern verkooporder gemaakt in het andere filiaal, en een intern aankooporder in het huidige filiaal. Bij picking in het andere filiaal wordt de voorraad daar correct aangepast, en bij receptie goederen in het huidige filiaal wordt in dit filiaal de voorraad geupdate.

Om een bestelling te doen specifiek voor een klant, kan u in het rechtervak (Beeld/extra info om dit in te schakelen), rechts klikken op een klant,  en dan “bestel bij leverancier” te kiezen. Er komt een aparte lijn bij de leveranciersbestelling. Later blijft (in opvolging aankoopbestellingen) de link tussen de leveranciersbestelling-lijn en de klant-bestelling-lijn bestaan, zodat vanuit de ene de andere kan worden opgeroepen.

Merk op dat ook hier door rechts te klikken op de artikellijnen en roosters, er menu's worden weergegeven met intussen bekende opties, die toelaten om relevante informatie onmiddellijk op te zoeken.

g) Optimalisatie van bestellingen en simulaties

Met deze functionaliteit kunnen simulaties gemaakt worden van de totale kostprijs wanneer de verschillende te bestellen lijnen worden besteld bij verschillende leveranciers. Bovendien kunnen met de optimalisatie-functie de lijnen via een AI-algoritme optimaal over de verschillende alternatieve leveranciers verdeeld worden.

Simulaties

Verschillende leveranciers kunnen voor dezelfde artikelen, verschillende voorwaarden hebben

  • kortingen die gelden vanaf een bepaald aantal

  • andere prijzen

  • andere leveringsvoorwaarden (franco, ...)

Wanneer er een aantal producten besteld moeten worden is het dan moeilijk om te bepalen wat de optimale verdeling van de bestelling over de leveranciers is. Met het simulatiesysteem kan u een bestelling invoeren

  • Met een bepaalde verdeling over leveranciers

  • Met de kortingen (zie kolom "korting") voor de geselecteerde leverancier en het betreffende aantal

  • Met de prijs bij de leverancier

  • Ook indien de leverancier niet geregistreerd is als alternatieve leverancier voor het artikel

U kan deze verdeling over leveranciers opslaan als een "simulatie". Bovenaan het scherm verschijnt een tegel met de belangrijkste informatie over deze simulatie (o.a. het totaalbedrag).

Nu kan u een tweede simulatie maken door de aantallen/leveranciers/kortingen/prijzen aan te passen, en ook deze op te slaan als snapshot/simulatie.

Uiteindelijk kiest u door klikken de tegel met de beste optie, en die bestelt u.

Optimalisatie

Wanneer voor de te bestellen artikelen alternatieve leveranciers zijn geregistreerd in het systeem (met correcte aankoopprijzen), en voor elk van die leveranciers het franco-bedrag is ingesteld, en een kost wanneer het franco-bedrag niet bereikt kan worden, kan het systeem zelf een optimalisatie uitvoeren. Voeg alle te bestellen artikelen toe, en kies Bestelling|Optimaliseer bestellinglijnen over alternatieve leveranciers. Het resultaat is de verdeling over de leveranciers met de laagste totale kost.

h) Verdere bewerkingen met de bestelling

Er zijn drie menu's. We hebben het menu “Beeld” reeds besproken. Het eerste menu “Bestelling” bevat volgende opties :

  • Opslaan als kladversie/kladversie laden kunnen gebruikt worden om te pauzeren tijdens het invoeren van een bestelling aan leverancier, of indien een bestelling eerst door een collega goedgekeurd moet worden alvorens ze definitief geregistreerd kan worden. Opmerking : dit systeem zal in de toekomst worden uitgeschakeld, omdat het systeem met "opslaan, niet vrijgeven" dezelfde functionaliteit biedt.

  • Opslaan, niet vrijgeven : de bestelling wordt opgeslagen, maar nog niet vrijgegeven. Dat betekent dat ze ook nog niet naar de leverancier verstuurd is. Later kunnen er nog wijzigingen gebeuren, of lijnen aan toegevoegd worden. Eens vrijgegeven, wordt verondersteld dat ze ook naar de leverancier verstuurd is.

  • Afdrukken (en verzenden). De bestelling wordt geregistreerd, en indien onderaan op de bestelling het veld “Automatisch naar ...” is ingevuld met een email-adres en aangevinkt, wordt ze ook via email verstuurd naar dit adres. Opmerking : in dit vak komt automatisch het email-adres dat in de leveranciersfiche bij “bestelling” is ingevuld.

  • Tonen (en verzenden). De bestelling wordt geregistreerd, indien “Automatisch naar” is aangevinkt en ingevuld wordt ze gemaild naar het ingevulde email-adres, en ze wordt getoond. De getoonde bestelling kan worden afgedrukt, opgeslagen als PDF, evt. nogmaals gemaild.

  • De bestellingen in alle tabs bij een alternatieve leverancier plaatsen : deze optie vraagt u om een leverancier, en combineert alle bestellingen uit alle tabs naar een enkele bestelling aan de geselecteerde leverancier. De leverancier hoeft niet geregistreerd te zijn als alternatieve leverancier van de artikelen.

  • Geselecteerde lijnen bij een alternatieve leverancier plaatsen : selecteer eerst een aantal lijnen (ctrl-klik of shift-pijl). Deze functie zal zorgen dat de geselecteerde lijnen besteld worden bij een te selecteren leverancier. De leverancier hoeft niet geregistreerd te zijn als alternatieve leverancier van de artikelen.

  • Maak snapshot/simulatie : maakt een snapshot van het huidige bestelscherm met alle ingestelde kortingen, prijzen, leveranciers die toegewezen zijn. Bovenaan het scherm wordt een knop zichtbaar waarmee u deze simulatie terug kan oproepen. Zie hogerop.

  • Optimalisatie bestellinglijnen : op basis van de per leverancier ingestelde franco-kost en transportkost indien het franco-bedrag niet bereikt wordt, wordt via een AI-algoritme de optimale verdeling van de bestelling overheen de alternatieve leveranciers van elk artikel berekend. Zie hogerop.

Het menu "Huidige" bevat de volgende functies

  • Leveringsadres : hiermee kan uit de lijst van leveringsadressen, een adres gekozen worden dat wordt toegevoegd aan de opmerking van de geselecteerde bestelling. In het venster voor de leveringsadressen kan optioneel gefilterd worden op klant, om een leveringsadres van een specifieke klant te kiezen. Dit is van toepassing bij rechtstreekse leveringen door de leverancier, bij de klant.

  • Afhaaladres/afhaaladres verwijderen : aan elke leverancier kunnen een aantal afhalingsadressen worden toegewezen, indien de bestelling door uzelf wordt afgehaald, en indien er evt; meerdere locaties of filialen van de leverancier zijn waar dat kan gebeuren. Het afhalingsadres wordt ook vermeld op de bestelling.

  • Project/verwijder projectreferentie : koppel de bestelling aan een bestaand project.

  • Deze tab bij een alternatieve leverancier bestellen. Kies een leverancier (hoeft niet als alternatieve leverancier bij de producten geregistreerd te zijn), en zet deze tab om naar de geselecteerde leverancier. Dit kan ook door rechts te klikken op het tabblad in kwestie.

  • Bereken totaal bestelvoorstel huidige tab : totaalbedrag voor huidige geselecteerde bestelling indien de bestelvoorstellen zouden worden overgenomen als werkelijk te bestellen aantallen.

  • Bestelvoorstellen overnemen : vult voor alle artikellijnen het bestelvoorstel in als werkelijk te bestellen aantal.

  • Annuleren/niet opslaan. Dit annuleert de bestelling, uiteraard.

In het menu “Inhoud” zijn de volgende acties beschikbaar  (naast degene die we reeds besproken hebben) :

  • Overzicht van aantal te bestellen lijnen per leverancier : toont bij welke leverancier het “dringendst” besteld moet worden. Let erop dat de vinkjes voor de behandeling van niet-vrijgegeven aankoopbestellingen en verkoopbestellingen in dit scherm “aantal te bestellen lijnen per leverancier” gelijk staan aan de vinkjes voor deze beide opties in het aankoopscherm.

  • Artikelen van leverancier bijvoegen/artikel bijvoegen/ enkel met max.voorraad>0/enkel met bestelvoorstel>0, ... : zie hogerop.

  • Bestelvoorstel inclusief niet-vrijgegeven aankoopbestellingen/verkoopbestellingen : deze belangrijke instelling bepaalt of de aantallen die in niet-vrijgegeven aankoopbestellingen en verkoopbestellingen voorkomen, moeten worden meegerekend in de geplande voorraad, waarop het bestelvoorstel gebaseerd is.

Het menu "Opties" bevat de functies

  • Extra info (alt.lev, best. klanten, voorraad) : reeds besproken extra paneel met informatie over alternatieve leveranciers, bestellingen van klanten, en voorraad in de andere filialen

  • Extra info : alle varianten in klantorders tonen. In een scenario waar MFS-ERP is geconfigureerd om meerdere varianten van artikelen te beheren (kleurbaden, loten), kan dit aangezet worden om de specifieke varianten te tonen in de lijst van klantorders, zodat de specifieke varianten kunnen worden doorbesteld bij de leverancier.

  • Extra info : Dash-plugin : Digon kan specifiek voor uw proces extra dashboards aanmaken die in een zijpaneel getoond worden.

  • Groepsbestelling : scenario met aankoopcentrale, waarbij de leden van de aankoopgroepering tesamen een aankoopbestelling opbouwen. Buiten het bestek van deze handleiding.

  • Wegzetbon afdrukken : indien dit is aangevinkt (standaardwaarde voor het vinkje is instelbaar in MFS-instellingen), wordt bij het verzenden/afdrukken van de bestelling tevens een magazijn-wegzetbon afgedrukt. Dit document bevat de artikelen uit de bestelling, maar dan wel gesorteerd op de locaties (volgens routing-volgorde, zie magazijnbeheer) in het magazijn. De wegzetbon kan worden bewaard tot de bestelling geleverd wordt, en toont de locaties waarop de goederen moeten gezet in het magazijn.

  • Herstel layout : herstelt de layout terug naar de oorspronkelijke instelling, wanneer kolommen verplaatst zijn, ...

Verder kunnen de navigatieknoppen, onderaan in het midden, gebruikt worden om naar het eerste of laatste artikel te springen, om een artikellijn te verwijderen, of om aanpassingen op te slaan of ongedaan te maken (zolang ze nog niet bevestigd zijn).

Op elk van de artikellijnen kan men rechts klikken om het menu tevoorschijn te halen van waaruit naar de artikelfiche, aankoop/bestelhistoriek, foto, .... van het artikel gesprongen kan worden.

Indien een bestelling eenmalig bij een andere leverancier geplaatst moet worden dan de leverancier die in de artikelfiche ingesteld is voor de artikelen waar het over gaat, kan u eerst gewoon de artikelen invoeren (laat de standaardleverancier staan), en nadat de artikelen zijn ingevoerd, kan u rechts klikken op de leveranciers-tab, en selecteren “deze bestelling bij een andere leverancier plaatsen). Daarna kan u een andere leverancier kiezen.

Wanneer u aan een bestelling voor leverancier A een artikel wil toevoegen wat standaard bij leverancier B besteld wordt, of wanneer u aan een bestelling voor leverancier A een artikel wil toevoegen dat niet aan een leverancier is toegewezen, bijvoorbeeld het artikel “diversen” (of een artikel met een lege omschrijving) waarbij de werkelijke omschrijving in de uitgebreide omschrijving wordt ingevuld, kan u ook rechts klikken op de leverancierstab, en selecteren “Een artikel van een andere leverancier bijvoegen”, en dan het toe te voegen artikel selecteren.

i) Meldingen en waarschuwingen

Voor de bestelling aangemaakt wordt, worden eventueel voor de geselecteerde leverancier aangemaakte signaleringen (zie bij “taken”) getoond, en de vragen die bij de signalering ingesteld zijn, gevraagd aan de gebruiker.

Onderaan, onder de navigatieknoppen, wordt algemene informatie over de leverancier weergegeven (o.a. minimum francobedrag). Helemaal onderaan, in de statusbalk, wordt het totaalbedrag van de bestelling voor de geselecteerde leverancier (de geselecteerde tab) weergegeven.

Als bij het artikel een melding (artikelfiche, teksten, te tonen bij aankoopbestelling) is ingevuld, wordt die op een gekleurde achtergrond weergegeven wanneer het betreffende artikel geselecteerd is in de artikellijnenlijst.

In geval MFS gebruikt wordt in een context met een aankoopcentrale met verschillende leden, kan voor centraal beheerde artikelen, aangeduid worden of ze via de centrale besteld moeten worden of rechtstreeks door de leden bij de leverancier besteld kunnen worden. Dit wordt ook weergegeven voor elk van de artikelen. Voor de via de centrale te bestellen artikelen wordt er een aparte bestelbon aangemaakt, en kan de bestelling ook elektronisch worden doorgegeven. Gebruik van MFS in deze context vereist echter extra modules en implementatiewerk, en valt buiten het bestek van deze handleiding.

j) Het bestelvoorstel

Het bestelvoorstel wordt berekend op basis van de in de artikelfiche ingestelde minimumvoorraad, maximum- of gewenste voorraad, bestelhoeveelheid, en daarnaast de huidige voorraad, het aantal te leveren bij klanten, en het aantal te ontvangen bij leveranciers. De fysieke voorraad min het aantal gereserveerd voor (of te leveren aan) klanten plus het aantal te ontvangen van leveranciers, wordt de geplande voorraad genoemd. Dat is dus de voorraad nadat alles wat besteld is door klanten, uitgeleverd is, en alles wat besteld is bij leveranciers, ontvangen zou zijn. Als de geplande voorraad groter is dan de minimumvoorraad, wordt het bestelvoorstel nul. Als de geplande voorraad kleiner is dan de ingestelde minimumvoorraad, wordt het bestelvoorstel zodanig dat de geplande voorraad plus het bestelvoorstel, net groter of gelijk wordt dan de maximum- of gewenste voorraad. Het bestelvoorstel wordt echter altijd een geheel veelvoud van het de (in de artikelfiche ingestelde) bestelhoeveelheid. Dus als de bestelhoeveelheid 1 is, wordt het bestelvoorstel gelijk aan de maximumvoorraad min de geplande voorraad. Als de bestelhoeveelheid 5 is, wordt besteld in verpakkingen van 5, en wordt het bestelvoorstel een veelvoud van 5, zodanig dat de gewenste voorraad bereikt wordt, of net (met maximum 4) overschreden wordt.

Voor de instelling van de minimum- en maximumvoorraad per artikel kan gebruik gemaakt worden van standaardformules (bijvoorbeeld EOQ, economic order quantity) die u op een spreadsheet kan uitvoeren. De nodige gegevens hiervoor kunnen voor alle producten uit MFS geëxporteerd worden naar een spreadsheet (zie Rapporten), en de minimum- en maximumvoorraad kunnen achteraf terug ingelezen worden vanuit de spreadsheet.

Belangrijk is dat via de vinkjes in het menu “Inhoud” kan worden ingesteld of niet-vrijgegeven aankoop- en verkoopbestellingen moeten worden meegerekend in de geplande voorraad voor het bestelvoorstel.

k) Versturen van de bestelling

Afdruk of e-mail

Aankoopbestellingen kunnen worden

  • afgedrukt,

  • verstuurd worden als PDF-attachments in emails. Het e-mail-adres voor bestellingen is instelbaar in de leveranciersfiche.

  • verstuurd als als XML-bestanden via e-mail die door de ontvanger elektronisch ingelezen kunnen worden. Als de ontvanger ook MFS gebruikt als systeem, kan hij zo'n XML-bestand uit de email slepen in een offerte of verkoop-bestelling, en hoeft hij die niet manueel in te voeren. Dit wordt ingesteld in de leveranciersfiche bij "Formaat bestelling" : XML + PDF.

EDI

  • Via het JobQueue-systeem (aparte module van MFS-ERP), kan bij vrijgeven van een aankoopbestelling een event gegenereerd worden waarbij via Electronic Data Interchange (EDI) de bestelling elektronisch verstuurd wordt naar de leverancier.

  • Hierbij wordt UBL 2.1 ondersteund, maar typisch is er wel enige configuratie nodig voor de transportmethode, en mogelijk ook voor customisatie van het bestandsformaat.