Handleiding MFS-ERP

VII. Aankoopfacturen

1. Aankoopfacturen inboeken en controleren

a) Factuur controleren : methode 1 (informeel)

Dit is de minst formele, en volledig manuele methode om aankoopfacturen te registreren en te controleren. Desalniettemin kan u op deze manier PDF-versies van facturen koppelen aan MFS-leveringen en -aankoopbestellingen. Daardoor zal u vanuit allerlei schermen in MFS-ERP door rechts te klikken op artikels of artikellijnen in 2 stappen naar het beeld van de factuur kunnen springen.

Het komt erop neer dat u elke aankoopfactuur registreert in MFS-ERP (eventueel samen met een ingescande PDF-versie of de e-mail die de factuur bevatte) en eventueel vergelijkt met de totaalbedragen van de leveringen die van deze leverancier ontvangen werden. Gebruik het scherm uit het menu Aankoop|Aankoopfacturen raadplegen/invoeren. Om dit eenvoudige scherm te kunnen gebruiken moet in de Instellingen van MFS-ERP voor het profiel inboeken inkomende facturen : "Standaard, geen formele boekingen" gekozen worden.

Nadat u de leveringen (met leveringsbons) ontvangen en geregistreerd hebt, worden door de leverancier facturen verstuurd. In dit scherm kan op elke lijn een factuur worden geregistreerd. Het eerste te gebruiken factuurnummer kan u invullen vanuit het menu "Opties". Let ook hier weer op de datum ivm de weergave : het scherm toont gegevens die gewijzigd zijn sinds een bepaalde datum, dat is dus niet de facturen met datum sinds die datum !

Kies de leverancier door in het veld “Naam” een deel van de leveranciersnaam te typen en TAB te drukken. Vul de datum in, en bedrag belastbaar/btw/totaal.

Voor betalingsopvolging kan bij elke factuur het bedrag worden geregistreerd. Vanuit MFS kunnen (zie bij Betaling) betalingsopdrachten voor het Isabel-systeem worden gegenereerd, rekeningafschriften van de bank kunnen worden ingevoerd of ingelezen uit zgn. CODA-bestanden, en betalingen kunnen dan worden afgepunt (automatisch) tegenover inkomende facturen. Er kunnen overzichten opgevraagd worden over welke aankoopfacturen al wel en niet betaald zijn. Dit is een zeer vlot systeem voor betalingsopvolging wanneer uw boekhouding door een externe accountant gedaan wordt, maar u zelf betalingsopvolging doet. U moet per factuur enkel de leverancier selecteren en het bedrag invullen. Indien u daarentegen uw boekhouding zelf uitvoert, kan u de facturen, betalingen, ... uiteraard best registreren in uw boekhoudpakket. MFS controleert in dit eenvoudig facturen-invoerscherm enkel of belastbaar+btw=totaal, om te vermijden dat er later, door typfouten in een bedrag op dit scherm, een verkeerde betaling zou gebeuren.

Er kan een opmerking worden toegevoegd aan elke lijn. Deze opmerking wordt getoond op het scherm om de betalingsopdrachten te genereren. Ook kan (onderaan) worden aangevinkt dat deze factuur niet meer betaald moet worden via het systeem om betalingsopdrachten te genereren (bv. reeds betaald door domiciliëring, ...).

Wanneer gekozen wordt om ook ingecande factuurbeelden aan de lijnen te koppelen, kunnen lijnen best worden toegevoegd door vanuit Windows Verkenner een aantal ingescande versies (.png of .jpg of .tiff of .pdf, ...-bestanden) van facturen te slepen naar dit MFS-scherm. Selecteer er in Windows Verkenner meerdere tegelijk en sleep ze allemaal samen naar dit scherm. Voor elk van de ingesleepte bestanden wordt een lijn aangemaakt, en de koppeling naar het bestand wordt ingesteld (in de kolom URL). Daarna kan dan elke lijn aangevuld worden met bedragen, leveranciersnamen invullen, ...  Daarvoor is het dan handig dat men rechts op de lijn kan klikken en “toon gekoppeld document” te doen : de ingescande factuur wordt dan getoond.

De ingescande beelden kunnen ook worden geraadpleegd vanuit Betaling|Raadplegen aankoopfacturen, door op de getoonde lijnen in dat scherm rechts te klikken en “Toon document” te selecteren.

In het vak linksonder op het scherm worden de leveringen weergegeven van de huidige geselecteerde leverancier, samen met de totale aankoopprijs (zoals bekend in MFS bij aanmaak van de bestelling). Indien het factuurtotaal overeenkomt met de door MFS berekende totale prijs, zijn

  • zowel de factuur

  • als de aankoopprijzen die in MFS geregistreerd zijn

wellicht juist. De factuur kan gekoppeld worden aan de levering door dubbel te klikken op de levering. De leveringen die reeds gekoppeld zijn, worden niet meer weergegeven tenzij u het vinkje "ook gekoppelde" inschakelt.

Indien blijkt dat een van de aankoopprijzen die in MFS geregistreerd zijn niet correct zijn, kan op de betreffende detaillijn van de levering (vak rechtsonder) rechts geklikt worden, en de artikelfiche worden opgeroepen. Daarin kan onmiddellijk de in MFS geregistreerde aankoopprijs aangepast worden.

Wanneer de factuur niet correct is, moet uiteraard met de leverancier overlegd worden.

Dit scherm is verder ook een overzichtsscherm van alle inkomende facturen die op deze (of op de verderop besproken meer geautomatiseerde manieren) ingeboekt zijn. Het toont alle facturen waarvan de registratiegegevens ingevoerd (of gewijzigd) zijn sinds de datum die bovenaan staat. Merk op : dat is de datum van de laatste invoer in de registratie, niet de factuurdatum.

Er is op dit scherm ook een vinkje "betaling reeds verzonden" aanwezig. Dat is van belang wanneer u het betalingssysteem in MFS gebruikt om SEPA-betalingsbestanden naar uw bank te versturen. Indien dit vinkje aangezet wordt, geeft u aan dat u de factuur op een andere manier betaald heeft, en dat ze door MFS niet meer meegenomen moet worden in de SEPA-betalingsbestanden.

b) Facturen controleren : methode 2 (formeel)

Inleiding

De verwerking van aankoopfacturen is, in tegenstelling tot de verwerking van de meeste andere documenten die in MFS gekoppeld kunnen worden, niet louter gericht op de archivering van de documenten en het beschikbaar stellen aan alle medewerkers van deze documenten. Bij het verwerken van aankoopfacturen kunnen de volgende stappen onderscheiden worden.

  • Ontvangen van de facturen en eventueel omzetten in digitale vorm

  • Controle van de aankoopfacturen door vergelijking met de aankoopbestelling en de leveringen (recepties) die reeds voor die aankoopbestelling gebeurd zijn.

  • Invoer van factuurprijzen voor nacalculatie.

  • Inboeken van de aankoopfacturen in de boekhouding + archivering

We bespreken de verschillende stappen nu in detail.

Ontvangst

We maken al vanaf deze eerste stap het onderscheid tussen twee mogelijke processen in MFS. In het standaardproces worden de meeste stappen door de gebruiker uitgevoerd. Maar met optionele software voor geassisteerd inboeken is het mogelijk om het verwerken van aankoopfacturen doorgedreven te automatiseren.

Standaardprocedure, zonder software voor geassisteerd inboeken

Aankoopfacturen worden ofwel via de post, ofwel via elektronische weg ontvangen.

Facturen die via de post ontvangen worden, worden in eerste instantie ingescand. De gebruiker moet ervoor zorgen dat er 1 PDF-bestand per factuur gegenereerd wordt (dus facturen die uit meerdere bladzijden bestaan, moeten samengevoegd worden in 1 PDF-bestand). De scanner dient ze te plaatsen in een vooraf in MFS ingestelde Invoermap, zodat de verdere verwerking daarna via MFS kan verlopen.

Voor aankoopfacturen die als PDF-bestand via e-mail ontvangen worden, moet door de gebruiker de PDF-bijlage worden opgeslagen in de Invoermap.

Optioneel : software voor geassisteerd inboeken

Aankoopfacturen die via de post ontvangen worden, kunnen in dit geval in batch (met een stapel tegelijk) op de scanner geplaatst worden, in plaats van een per een. Bij facturen die uit meerdere bladzijden bestaan, moet er vooraf op de tweede, derde, … bladzijde een speciale stempel (deze kan u door Digon geleverd worden) gedrukt worden.

Aankoopfacturen die als PDF-bestand in een e-mail-bijlage ontvangen worden, worden door het systeem automatisch herkend : een gebruiker moet niet tussenkomen. De bijlage wordt uit de e-mail gehaald, en op de juiste plaats klaar gezet voor verdere verwerking.

Er is een speciaal e-mail-adres aangemaakt naar hetwelk de leveranciers de facturen kunnen opsturen, en leveranciers die zich akkoord verklaren hun facturen via e-mail te versturen, kunnen daarin geregistreerd worden. Enkel geregistreerde leveranciers kunnen elektronische facturen op deze manier sturen.

Voorverwerking, in geval van (optioneel) geassisteerd inboeken

Wanneer de facturen ontvangen zijn, en op de hierboven beschreven manier zijn ingevoerd in het systeem, gebeuren er de volgende automatische stappen.

De ingescande factuurbestanden worden verwerkt zodat er een enkel PDF-bestand per factuur ontstaat. Deze PDF-bestanden worden dan door de software ge-interpreteerd.

 

De interpretatie van de inhoud van een factuur door de software voor geassisteerd inboeken :

  • Eerst wordt getracht de leverancier te herkennen uit de factuur.

  • Dan wordt getracht het referentienummer van de aankoopbestelling te herkennen. Hiertoe hebben de aankoopbestellingreferenties een speciaal formaat wanneer het systeem voor geassisteerd inboeken van aankoopfacturen gebruikt wordt.

  • Dan wordt, aan de hand van maskers die op de leveranciersfiche ingesteld kunnen worden, getracht om factuurdatum, totaalbedrag, btw-bedrag, algemeen totaal en de factuurnummer-referentie van de leverancier te herkennen. Zie ook verderop : herkenningsmaskers aankoopfacturen.

Verwerking

Standaardprocedure, zonder software voor geassisteerd inboeken

In geval van de standaardprocedure, wordt de verwerking gestart door in het scherm “inboeken aankoopfacturen” uit het menu “Bestand” te kiezen “Inlezen inkomende map”. Het systeem toont u een lijst van alle PDF-bestanden die klaar staan om ingeboekt te worden

Door in de lijst een factuur te selecteren, wordt de bijhorende PDF zichtbaar. Wanneer “Verwerk geselecteerde (F6)” wordt aangeklikt, wordt in de standaardprocedure eerst een leverancier gevraagd aan de gebruiker, en daarna het bestelbonnummer. Beide kunnen door de gebruiker van de aankoopfactuur worden afgelezen.

Optioneel : software voor geassisteerd inboeken

Wanneer geassisteerd inboeken gebruikt wordt, wordt de verwerking gestart door te kiezen “Open voorbewerkte documenten”. U ziet nu een lijst van alle documenten, met daarbij zoveel mogelijk reeds herkende gegevens (leverancier, aankoopbestellingnummer, datum, bedrag, btw, totaal).

Door in de lijst een factuur te selecteren, wordt de bijhorende PDF zichtbaar. Wanneer “Verwerk geselecteerde (F6)” wordt aangeklikt, worden de bekende gegevens overgenomen in het inboek-gedeelte. Indien bepaalde gegevens niet herkend worden, kan de gebruiker ze aanvullen. Het is van belang de leveranciers er duidelijk op te wijzen

  • dat de bestelbonreferentie op de factuur vermeld moet worden

  • dat ze 1 factuur dienen te sturen per bestelbon

  • dat de factuur maar 1x opgestuurd mag worden (niet zowel per post als per email)

Controle van de aankoopfactuur

Voor aankoopfactuurcontrole zijn er verschillende profielen mogelijk, instelbaar in het instellingenscherm in MFS.

 

  • Het standaardprofiel toont onderaan het inboekscherm de alle leveringen die gekoppeld zijn aan het bestelbonnummer (of alle leveringen van deze leverancier die nog niet aan een factuur gekoppeld zijn).

  • Het profiel "Aankoopcentrale" toont alle bestellingen van leden.

  • Het profiel "Enkel factuur, geen controle" toont niets onderaan het scherm.

  • Het profiel "Lid aankoopcentrale, met leveringen" toont de leveringen die gekoppeld zijn aan het bestelbonnummer (op basis van een speciale code op de facturen), en boekt in MFS de factuur op de oorspronkelijke leverancier (wat handig is om dingen op te zoeken), maar in de boekhouding op de aankoopcentrale.

Er wordt naar gestreefd om de factuur die de leverancier u aanlevert, te "reconstrueren" uit gegevens die reeds in MFS bekend zijn.

Bij selectie van de factuur, wordt in het middendeel van het scherm de overeenkomstige aankoopbestelling getoond, in cursief voor lijnen die niet in leveringen voorkomen, en standaardletters voor lijnen die wel in leveringen voorkomen. De leveringen van de geselecteerde leverancier waaraan nog geen aankoopfactuur gekoppeld is, worden getoond. Indien het systeem niet zelf de juiste levering herkent, kan u ze manueel koppelen door te dubbelklikken.

Aan het middendeel van het scherm worden artikellijnen toegevoegd voor "standaardartikelen" die aan een leverancier (zie leveranciersfiche) gekoppeld kunnen worden (Bijvoorbeeld de leverancier voor nutsvoorzieningen, waar in principe geen bestellingen gebeuren, kan zo toch automatisch voorgestelde artikellijnen met bijhorende boekhoudnummers hebben op dit scherm. Of bij een leverancier die  transportkosten aanrekent (die worden niet vermeld op uw aankoopbestelling), kan een lijn met transportkosten automatisch toegevoegd worden aan de bestelling).

Het voordeel van het getrouw “reconstrueren” van de aankoopfactuur uit de aankoopbestelling is

  • Dat aan elke artikel op de factuur, via de levering-lijn, de scan van de factuur gekoppeld wordt.

  • Dat voor elke factuurlijn het juiste boekhoudnummer gekoppeld wordt.

  • Dat duidelijk wordt welke aankoopprijzen correct in MFS zitten, en welke niet.

  • Dat ook voor de niet-bestelde lijnen geregistreerd wordt (bv. transportkosten) hoe frequent die door een leverancier worden aangerekend

  • Correcte en gestructureerde controle van aankoopfacturen

  • ...

 

Het reconstrueren gaat verder als volgt. Individuele artikelen (bv. artikelen voor extra kosten, transportkosten, ...) kunnen worden bijgevoegd met de knop “Artikel toevoegen (F3)”.  Alle aantallen en aankoopprijzen kunnen in dit scherm worden aangepast.

Merk op dat bij het aanpassen van een aankoopprijs, enkel de prijs voor de huidige factuur wijzigt, en dat de prijs die in het systeem bij het artikel hoort, niet automatisch wordt aangepast. Dat kan u echter snel doen door rechts te klikken op de artikellijn, en “artikelfiche” uit het menu te selecteren.

Om het afchecken van lijnen eenvoudig te maken, kunnen lijnen gemarkeerd worden door er dubbel op te klikken. Dit geeft een gele markering aan de lijn, zodat de gebruiker kan zien welke lijnen hij al gecontroleerd heeft.

Onderaan het scherm kunnen algemene gegevens worden ingevuld. Links wordt de uitsplitsing over de algemene rekeningen voorgesteld. Daarnaast kunnen bedrag exclusief btw, en het btw-bedrag worden aangepast. Door daarna op de knop “Compenseer grootste rekening” te klikken, worden eventuele aanpassingen door afronding overgenomen in het grootste bedrag van de algemene rekeningen (zodat de som van de bedragen op de algemene rekeningen overeenkomt met het totaalbedrag). Voor de btw-bedragen kunnen de bedragen van de algemene rekeningen ook individueel worden aangepast.

Het filiaal (afdeling) waarin u de factuur straks zal boeken, wordt ook weergegeven. Het is altijd het filiaal waarin u op dit moment ingelogd bent. Om in te boeken in een journaal dat overeenkomt met een andere afdeling, moet u inloggen in het overeenkomstige filiaal.

Datum, vervaldatum, referentie van de leverancier kunnen ook worden ingevuld of (in geval van het gebruik van de software voor geassisteerd inboeken) verbeterd.

Het veld Fact.Nr. werkt op de volgende manier

  • Indien u het leeg laat, wordt automatisch het volgende nummer toegewezen van het journaal waarin u boekt.

  • Indien u het invult, bijvoorbeeld omdat u een aantal aankoopfacturen rechtstreeks heeft ingeboekt in uw boekhoudsoftware, en u wil de nummers daarvan overslaan, wordt het nummer gebruikt dat u invult, en de volgende keer (wanneer u het veld leeg laat), wordt het daarop volgende nummer gebruikt, en telt het systeem weer zelf verder.

Klik uiteindelijk op de knop “Inboeken”. MFS slaat de factuur eerst op in zijn eigen database, en boekt ze daarna onmiddellijk in in uw boekhoudsoftware (*). Indien dat laatste om een of andere reden mislukt, hebt u de mogelijkheid om de registratie van de factuur in MFS zelf ook terug ongedaan te maken.

De in MFS geregistreerde aankoopfacturen (de hoofdingen) kunnen worden geraadpleegd vanuit het hoofdmenu van MFS, in Aankoop/Aankoopfacturen raadplegen/invoeren. Daar wordt ook de datum van doorsturing naar de boekhoudsoftware vermeld.  Bij problemen bij het doorsturen naar de boekhoudsoftware, kunnen ze opnieuw verstuurd worden vanuit het scherm Betaling/Transfer boekhouding (*), onder de tab “Inkomende facturen exporteren”.

(*) enkel bij de boekhoudsoftware waarbij MFS “inboeken van aankoopfacturen” ondersteunt.

Standaardprofiel

De aankoopfactuur wordt gecontroleerd tegen de inkomende leveringen. Het komt er op neer de leveringen die op de factuur aangerekend worden, aan te duiden (dubbelklik in het leveringen-rooster linksonder), waardoor ze toegevoegd worden in het middendeel van het scherm.

Wanneer het bestelbonnummer manueel werd opgegeven of automatisch werd herkend, worden alleen de leveringen getoond die aan dat bestelbonnummer gekoppeld zijn. Indien om een of andere reden toch een andere levering op de factuur vermeld staat, volstaat het om een tweede keer op “Verwerk geselecteerde” te klikken, en het bestelbonnummer niet in te voeren. Dan worden alle leveringen (ook van andere bestelbons) getoond.

Het totaalbedrag van alle leveringen (gerekend aan de in MFS bekende prijs) komt in het ideale geval overeen met het totaalbedrag van de factuur. Indien dat zo is, kan de factuur als correct gereconstrueerd beschouwd worden.

Wanneer het bedrag niet klopt, kunnen de volgende handelingen in het middendeel van het scherm worden uitgevoerd.

  • Aantallen aanpassen (kolom #Factuur)

  • Aankoopprijzen aanpassen (kolom AP Factuur), zie ook paragraaf over nacalculatie. Dit past enkel de aankoopprijs aan in deze aankoopbestelling, niet de vaste aankoopprijs in het systeem.

  • Rechts klikken op een artikel, om via de artikelfiche de aankoopprijs van het artikel in het systeem te corrigeren naar deze (laatste) factuur-aankoopprijs.

  • Artikellijnen bijvoegen (bv. transportkosten aangerekend op de factuur, die kwamen uiteraard niet voor in de aankoopbon) om het totaal te doen kloppen.

  • Rechtstreeks de bedragen op de boekhoudnummers aanpassen (worden wel terug overschreven bij aanpassingen in de factuurlijnen)

  • Rechtstreeks het in te boeken totaal aanpassen.

 

Profiel "Aankoopcentrale"

Indien het herkende basisbedrag + de herkende BTW = het herkende totaalbedrag, worden deze 3 bedragen voor u ingevuld in het velden voor inboeken. Onderaan worden de bestellingen van de groepsleden getoond. MFS zal trachten hier reeds zelf de juiste ledenbestelling aan de aankoopfactuur te koppelen zodat facturatie aan de leden later zeer eenvoudig wordt. Indien de bestelling van het lid niet herkend wordt (doordat de leverancier niet de juiste betsellingreferentie vermeld heeft op de factuur bijvoorbeeld), kan ze manueel gekoppeld worden door te dubbelklikken, of later bij het aanmaken van de verkoopfactuur aan het lid.

Profiel "geen controle"

Indien het herkende basisbedrag + de herkende BTW = het herkende totaalbedrag, worden deze 3 bedragen voor u ingevuld in het velden voor inboeken. Er gebeurt verder geen match met leveringen of bestelling.

Het is van groot belang om te controleren of de automatische herkenning correct is, door het beeld van de factuur na te kijken. Op het beeld worden de plaatsen waar de herkende bedragen staan, zo goed mogelijk gemarkeerd. Het feit dat een bedrag gemarkeerd wordt betekent niet dat het ook dat zichtbare bedrag is dat herkend werd door de software. Het is aan de gebruiker om te controleren of de herkenning correct is verlopen (bijv. een 8 in plaats van een 0 op een slechte scan).

Wanneer het bedrag niet klopt, kunnen de volgende handelingen in het middendeel van het scherm worden uitgevoerd.

  • Aantallen aanpassen (kolom #Factuur)

  • Aankoopprijzen aanpassen (kolom AP Factuur), zie ook paragraaf over nacalculatie. Dit past enkel de aankoopprijs aan in deze aankoopbestelling, niet de vaste aankoopprijs in het systeem.

  • Rechts klikken op een artikel, om via de artikelfiche de aankoopprijs van het artikel in het systeem te corrigeren naar deze (laatste) factuur-aankoopprijs.

  • Artikellijnen bijvoegen (bv. transportkosten aangerekend op de factuur, die kwamen uiteraard niet voor in de aankoopbon) om het totaal te doen kloppen.

  • Rechtstreeks de bedragen op de boekhoudnummers aanpassen (worden wel terug overschreven bij aanpassingen in de factuurlijnen)

  • Rechtstreeks het in te boeken totaal aanpassen.

Profiel "Lid aankoopcentrale"

Zie standaardprofiel voor de werkwijze. Facturen van de aankoopcentrale worden gekoppeld aan de oorspronkelijke leverancier in MFS. Naar de boekhoudingssoftware worden ze uiteraard ge-exporteerd als facturen van de aankoopcentrale.

 

Invoeren gegevens voor nacalculatie

Om voor klant-orders nacalculatie te kunnen uitvoeren, moeten de exacte aankoopprijzen voor het klantorder bekend zijn. Wanneer dat pas het geval is bij ontvangst van de aankoopfactuur, is het het handigst om op het scherm om de factuur in te boeken deze aankoopprijzen te registreren.

Het gaat hier om aankopen die voor een specifieke klant gebeuren, dus een aankooporder dat gekoppeld is aan een verkooporder. Voor verkopen uit stock wordt er in het systeem van uit gegaan dat de exacte aankoopprijs reeds geregistreerd is in het systeem.

Wanneer in de vorige stap de juiste levering(en) geselecteerd zijn (onderaan), en zo de juiste aankoopbestelling getoond wordt (middendeel) op het inboek-scherm, wordt het gekoppelde klant-order per lijn getoond (rechter kolommen in het middendeel). Nu kunnen de factuurprijzen worden ingevoerd in de kolom “AP Fact”. Wanneer u de lijn verlaat (pijltje naar beneden), zal de nieuwe aankoopprijs zowel in het klantorder als in de aankoopbestelling geregistreerd worden. Statistiekberekeningen op de verkopen zullen vanaf dat ogenblik rekening houden met de nieuwe aankoopprijs.

Inboeken

Wanneer alle gegevens gecontroleerd zijn, controleert u het eindbedrag. In de vorige stappen zijn alle gegevens in MFS (bijvoorbeeld systeemprijzen die niet juist stonden, …) gecorrigeerd. Dus indien dit niet zou overeenkomen met het factuur-eindbedrag, is dat door een fout op de inkomende factuur. Toch moet u toch het totaalbedrag zoals het op de factuur staat inboeken in uw boekhouding. U kan het totaalbedrag op het scherm (Tot. Excl. En Tot.Btw.) aanpassen (in die volgorde) zodat het overeenkomt met het bedrag op de factuur. De bedragen op de boekhoudrekeningen worden gecompenseerd hiervoor.

Klik nu op “Inboeken” om te factuur, de geïnterpreteerde factuurgegevens, en de scan in het systeem te registreren. Wanneer de optionele koppeling met uw boekhoudsoftware voorzien is, wordt de factuur ook automatisch daarin ingeboekt.

Herkenningsmaskers voor de software geassisteerd inboeken

Per leverancier kunnen in de leveranciersfiche eventueel een aantal maskers gedefinieerd worden. Zonder deze maskers zal de software er meestal in slagen de leverancier en het aankoopbestelbonnummer automatisch te herkennen. Wanneer de maskers ook worden ingevuld, kan ook de factuurdatum, factuurreferentie, en het totaalbedrag worden gereconstrueerd.

Regular Expressions

De maskers zijn zogeheten “regular expressions”. Ze kunnen door Digon voor u aangemaakt worden, of u kan ze zelf, naar voorbeeld van bestaande maskers, hergebruiken voor andere leveranciers. Een masker wordt gepast op de tekst die in de aankoopfactuur voorkomt. Wanneer het masker “past”, dan wordt het gedeelte tussen ronde haken overgenomen als waarde.

Hieronder een zeer summiere lijst van tekens die kunnen gebruikt worden in de maskers. Voor meer informatie verwijzen we naar een inleiding over Regular Expressions.

Symbool

Betekenis

.

Elk teken past (spatie, letter, cijfer, interpunctie, ...)

\d

Een cijfer [0-9]

\D

Een niet-cijfer (letter, spatie, ...)

\s

Een blanco-teken (spatie, tab, nieuwe lijn, ...)

\S

Een niet-blanco teken (letter, cijfer, interpunctie,...)

\w

Een van de karakters a-z, A-Z, 0-9 of _

\W

Een karakter dat niet voldoet aan \w

[abc]

Elk van de karakters tussen de vierkante haken, voldoet (hier dus : ofwel a, ofwel b, ofwel c)

[a-z]

Een bereik : elk van de karakters tussen (in dit geval) a en z

^

Niet. Dus bv. ^a matcht op alles wat niet a is. Of [^0-9] matcht op elk teken dat geen cijfer is.

\t

Tab

?

Vorige symbool, 0 of 1 maal (dus bv. a? matcht op 0 of 1 a)

*

Vorige symbool, 0 of meerdere keren, dus bijvoorbeeld .* matcht op alle sequenties

+

Vorige symbool, minstens 1 maal, bijvoorbeeld a+ matcht op a of op aa of op aaa of op aaaa

{n}

Vorig symbool, exact n maal, bijvoorbeeld b{5} matcht enkel op bbbbb

{n,}

Vorig symbool, minstens n maal

{n,m}

Vorig symbool, minstens n, maar niet meer dan m maal

 

Wanneer een van deze symbolen letterlijk moet voorkomen in de tekst, moet het symbool vooraf gegaan worden door een \-teken.

Voorbeelden van maskers :

Voor een factuurnummer dat op facturen van een bepaalde leverancier achter het woord “Factuurnummer” staat :

Factuurnummer (\d+)

Voor een datum in het formaat 12.01.2017 :

(\d\d\.\d\d\.\d{4})

Standaardmaskers

Er zijn ook voorgedefinieerde maskers.

#num2# herkent getallen met 2 plaatsen na de komma, en met al dan niet een duizendtallenscheidingsteken

#dmyyyy# herkent datums met 4 posities voor het jaartal, 1 of 2 posities voor maand en dag, en punt, streepje of slash als scheidingsteken

#dmyy# idem voor datums met 2 posities voor het jaartal.

Verwerking

De herkende tekst kan getoond worden door rechts te klikken op een factuur, en XML voorbewerking te selecteren. De tekst die hier getoond wordt, wordt nog voorbewerkt voor hij aan het herkenningssysteem wordt aangeboden. In de herkende tekst van de factuur wordt namelijk alle whitespace samengedrukt tot 1 spatie voor de tekst aangeboden wordt aan het herkenningssysteem met regular expressions. Dus in uw herkenningsmaskers zal altijd maximaal 1 spatie na elkaar voorkomen ("veel spaties" mag u dus voorstellen door 1 spatie). Ook een opeenvolging van witruimte, inclusief een einde-regel-teken wordt vervangen door 1 spatie.

Voorbeelden

Herken het derde getal uit een reeks van 3 getallen met 2 plaatsen na de komma :

#num2# #num2# (#num2#)

Herken het tweede getal voor het woordje "Euro"

(#num2#) #num2# Euro

Herken het volgende, waarbij door onregelmatigheid van de kwaliteit van de scans soms een spatie voor de dubbelpunt herkend wordt, en soms niet           Factuurdatum : 01-01-2020

Factuurdatum ?: (#dmyyyy#)

2. Aankoopfacturen raadplegen

Via Aankoop|Aankoopfacturen invoeren/raadplegen kunnen (met het oog op betalingsopvolging en/of documentenbeheer) aankoopfacturen worden geraadpleegd/ingevoerd.

Wanneer MFS is ingesteld om aankoopfacturen “formeel” te boeken, dan kunnen op dit scherm de hoofdinggegevens van de aankoopfacturen worden geraadpleegd. Indien de instelling is om aankoopfacturen “informeel” te registreren, dan kunnen ze op dit scherm eenvoudig worden ingevoerd (zie hogerop).

De facturen en de ingescande beelden kunnen ook worden geraadpleegd vanuit Betaling|Raadplegen aankoopfacturen. Bovendien kunnen op dat scherm de openstaande facturen getoond worden.

Verder kunnen de aankoopfacturen geraadpleegd worden door op een artikellijn rechts te klikken, en vanuit het contextmenu "aankoophistoriek" te selecteren. Via de bestelling kan u dan naar de levering, en zo naar de gekoppelde aankoopfactuur doorklikken.