Handleiding MFS-ERP

VIII. Documentbeheer

1. Inleiding

In MFS kunnen aan verschillende items (zoals klanten, artikelen, orderlijnen, …) documenten gekoppeld worden. Deze documenten zijn bijvoorbeeld PDF-bestanden, figuren, spreadsheets met extra informatie, e-mails, .... De documenten kunnen vanop allerlei MFS-schermen door enkele muisklikken opgeroepen en door alle medewerkers geraadpleegd worden.

Voor verschillende soorten documenten (bijvoorbeeld door de klant gehandtekende leveringsbons, of door de magazijnier geannoteerde picklists) is het voldoende om ze eenvoudigweg op de scanner te leggen, MFS koppelt ze dan automatisch (via de barcode op het document) aan het juiste order, en ze zijn vanaf dan bereikbaar via het order-overzicht-scherm.

Andere documenten, die niet door MFS zelf werden afgedrukt, en dus geen barcode hebben, kunnen ofwel manueel, ofwel via een barcode-stickertje dat uit MFS kan worden afgedrukt, gekoppeld worden aan hun bijhorende MFS-item.

Voor sommige documenten is het enkel van belang de documenten te archiveren (bijvoorbeeld e-mails of leveranciers-offertes die verbonden zijn met een klant-order), andere documenten moeten worden gearchiveerd, maar bevatten daarnaast informatie die moet worden ingeboekt in MFS (bijvoorbeeld aankoopfacturen). Deze informatie kan – tenminste gedeeltelijk – door het systeem zelf geïnterpreteerd worden.

Een opmerking over de benamingen. Er is een onderscheid tussen items in MFS (zoals ze in de database zitten) en de “documenten” die er aan gekoppeld zijn in de vorm van scans/pdf's die gelinkt zijn met de MFS-items. Dus in MFS is er het item “leveringsbon”, dat bestaat in de database van MFS,  en daaraan kan een document gekoppeld zijn “scan van een magazijnbon”. Dit is de verklaring voor de omschrijvingen als “Documenten gekoppeld aan aankoopfactuur” die in MFS voorkomen : een MFS-item is de aankoopfactuur, de scan van de aankoopfactuur is als document aan die MFS-aankoopfactuur gekoppeld.