Handleiding MFS-ERP

II. Basisprocedures

1. Klant of prospect selecteren

Het klanten- en prospectenselectiescherm kan u oproepen in het menu Bestand|Klanten en prospecten. In dit klanten- en prospectenselectiescherm kan u bovenaan in een selectiemenu kiezen om te zoeken naar “klanten”, “prospecten” of “klanten en prospecten”. Standaard staat dit ingesteld op “klanten”.

Om een klant of prospect te selecteren, typt u een deel van zijn naam in het zoekveld, en doet u <enter>. Om zowel bij klanten als prospecten te zoeken kan u F4 gebruiken om het selectiemenu om te wisselen tussen enkel klanten / enkel prospecten / klanten en prospecten.

Wanneer u een getal invoert in de filterterm, wordt bij “Zoeken (enter)” eerst gezocht naar de klant/prospect met dat klant/prospectnummer. Indien die niet gevonden werd, wordt verder gezocht naar klanten/prospecten waarbij de zoekterm voorkomt in de alfacode, naam, de straat of de gemeente.

Indien u een tekenreeks (dus cijfers en letters in plaats van een getal) invoert in de filterterm, wordt er enkel gezocht naar klanten/prospecten waarbij de zoekterm in alfacode, naam, de straat of de gemeente voorkomt.

Het is toegelaten meerdere woorden te gebruiken in de filterterm. De resultatenlijst bevat dan klanten/prospecten waarbij die woorden in dezelfde volgorde, maar niet noodzakelijk achter elkaar voorkomen in alfacode, naam, straat of gemeente. Bijvoorbeeld een filterterm

jans veld

vindt resultaten als

Janssens, Exterstraat 8, Beervelde

Jansen, Veldstraat 2, Gent

Verjans, Middelveld 9, Moerkerke

Wanneer u F2 gebruikt in plaats van de knop “Zoeken” of de toets <enter>, wordt gezocht naar de tekenreeks in het begin van de alfacode, of bij lege alfacode : in het begin van de naam.

Wanneer u op de knop “Tel./Btw./Email”, wordt gezocht naar de zoekterm in de velden Telefoonnummer, GSM en Btw-nummer. De formattering van de zoekterm is niet belangrijk, dus een zoekterm 123456 vindt telefoonnummers als 052/012.34.56 en BTW-nummers als BE 0123.456.789.

In de resultaatlijst worden de prospecten rood weergegeven, klanten zwart. Klanten die (zie klantenfiche) op “inactief” ingesteld zijn, worden grijs weergegeven. De resultaten staan alfabetisch op naam, maar de inactieve klanten (grijs) worden pas na alle andere klanten weergegeven.

Let op : om de verwerkingstijd (en voor de gebruiker : de zoektijd in een te lange lijst met resultaten) in te korten, worden in de resultaatlijst slechts 200 resultaten weergegeven. Als er meer resultaten zijn, wordt aangeraden om een betere zoekterm te kiezen die een beperkter resultaat geeft, zodat u minder lijnen moet overlopen.

Onderaan kan u met “Bewerk (F9)” de klanten/prospectfiche oproepen om de klant of prospectgegevens te bewerken. Indien u “Nieuw (F10)” klikt, maakt u een nieuwe klant (indien bovenaan “klant” in het selectiemenu geselecteerd is) aan, of een nieuwe prospect (als “prospect” geselecteerd is). Als er “klanten en prospecten” geselecteerd is, moet u bij “Nieuw (F10)” eerst door een letter te typen (K of P) aangeven of u een nieuwe klant of een nieuwe prospect wil aanmaken.

Rechtsboven vindt u een uitklapmenu waarmee u naar verschillende relevante schermen voor de (in de resultaatlijst) geselecteerde klant kan springen.

Bovenaan is ook een vinkje beschikbaar om - indien u deze geavanceerde optie gebruikt - meerdere "bestelpunten" van dezelfde klant te tonen.

Het icoontje met het tabelletje met de blauwe hoofding laat u toe de resultaatlijst van de zoekopdracht in een OpenOffice-spreadsheet te tonen en verder te bewerken (let op : max. 200 resultaatlijnen ! Zie hogerop voor meer informatie. Normaalgezien gebruikt u het menu “Relaties|Adresselectie/import” om klantenlijsten te exporteren, en niet dit icoontje ).

Het klantenselectiescherm wordt automatisch weergegeven in MFS wanneer u een klant moet kiezen voor een bepaalde bewerking, maar u kan het klantenselectiescherm ook weergeven vanuit het hoofdmenu (Bestand/Klanten en prospecten). Indien het klantenselectiescherm automatisch werd weergegeven om een klant of prospect te selecteren vanuit een offerte, bestelling, ...  kan u de in de resultaatlijst geselecteerde klant gebruiken voor de offerte, bestelling, ... door <enter> te drukken of door op OK te klikken, en de geselecteerde klant of prospect bewerken met “Bewerk (F9)”. Indien het selectiescherm door u uit het menu “Bestand/Klanten en prospecten” werd opgeroepen, hebben “Bewerk (F9)” en OK dezelfde functie.

Door op F3 te drukken springt de cursor terug naar het filterveld, en kan u een nieuwe zoekterm invoeren, als uw vorige zoekterm niet goed was. Op F3 drukken is voor de gebruiker uiteraard een veel snellere dan de muis nemen, en dan klikken om de filterterm terug te activeren.