Handleiding MFS-ERP

XIII. Instellingen

In Bestand|Voorkeuren|Instellingen vind men het configuratiescherm van MFS. Het is onderverdeeld in verschillende tab-bladen die we hier overlopen, en waarvoor we de meeste instellingsopties bespreken. Een aantal opties zijn erg geavanceerd, en worden in de meeste gevallen door Digon bij de implementatie van het systeem ingesteld. Ze vallen daardoor buiten het bereik van deze algemene gebruikershandleiding.

Indien uw MFS-ERP-implementatie werd uitgevoerd door Digon, is het af te raden om zelf instellingen te wijzigen, en kan u dat beter doen in samenspraak met Digon.

a) Firmagegevens

Bevat naast de standaard-adresgegevens (firmanaam, straat+nr, tel, fax, website, ...) een logo (.bmp of .jpg – bestand). Dit logo wordt afgedrukt op alle standaard-documenten die het programma gebruikt, en die naar klanten/leveranciers/prospecten/... gestuurd worden. De layouts van die documenten kunnen worden aangepast, en daar kunnen via de layout-editor ook logo's op geplaatst worden, maar hier kan het logo geselecteerd worden dat op de standaard meegeleverde layouts verschijnt. Het is een eenvoudige manier om snel overal het logo op te plaatsen.

De lengte- en breedtegraad die op dit scherm ingesteld kunnen worden, zijn van belang bij afstandsberekeningen (zie elders : bijvoorbeeld in de prijsberekening kan de vogelvlucht-afstand opgenomen worden, of met de optionele geocoding-module en de optionele Dash-module kunnen statistieken op een kaart worden voorgesteld). De lengte- en breedtegraad die hier vermeld worden, worden als oorsprong genomen bij deze lengte-berekeningen.

b) Opties 1

Uitgebreid prijzenbeleid inschakelen : indien uitgeschakeld heeft MFS-ERP per artikel een aankoopprijs en een verkoopprijs. Met het uitgebreide prijzenbeleid echter

  • krijgt elk artikel een basis-aankoopprijs "facturatie" en een netto-basis aankoopprijs. De netto-aankoopprijs wordt gebruikt doorheen het programma om winstfactoren te berekenen (u kan daarin een gemiddelde transport- of behandelingskost verwerken). De factuur-aankoopprijs is de prijs die op de factuur van de leverancier staat en wordt gebruikt bij factuurcontrole

  • krijgt elk artikel een basis-verkoopprijs per klantklasse,

  • kunnen er aan artikel(groepen) hoeveelheidskortingen/toeslagen toegekend worden per klantklasse

  • kunnen er prijsformules gebruikt worden (die zelfs de leverings-afstand kunnen in rekening brengen), ...

Ontwikkelconsole : toont een console met eventuele foutboodschappen van plugins.

Identificatie : identificatienummer van deze instance van MFS.

Geocoder (voor BI/rapporteringen op kaarten, en berekening van leveringsafstanden, en invoeren van adressen met automatisch aanvullen van de straatnaam)

  • Vanuit database : enkel voor Belgische gemeenten. Het gemeentecentrum wordt gebruikt voor localisatie van adressen.

  • Geonames : de webservice www.geonames.org wordt gebruikt voor localisatie van adressen.

  • Nominatim : Nominatim is gebaseerd op openstreetmap.org

  • Stratenlijst best match / stratenlijst exact : wanneer u Digon de optionele stratenlijst laat installeren kan dit gebruikt worden om adressen tot op huisnummer-nauwkeurigheid te localiseren.

Documentenbeheer : archiveer alle ingesleepte documenten

  • enkel link : bij inslepen van documenten wordt het document niet naar de door MFS-ERP beheerde opslagplaats voor documenten gekopieerd, maar wordt enkel de link bewaard.

  • vraag telkens

  • ja, sla een kopie op : alle ingesleepte documenten worden gearchiveerd in de door MFS-ERP beheerde opslagplaats voor documenten. Deze opslagplaats moet worden ingesteld in het tabblad "Paden", bij "Pad documenten".

Docarch-etiketten : Vul de codes in die bepalen waar documentbeheer-etiketten worden afgedrukt. U kan de documentbeheer-etiketten plakken op de overeenkomstige documenten. Zij kunnen dan worden ingescand (in batch), en met de optionele documentbeheer-software van Digon automatisch worden gekoppeld aan de overeenkomstige items in de MFS-ERP-database

  • [nworder] : er worden document-archiverings-etiketten afgedrukt bij het aanmaken van een nieuw order. Kleef dit etiket op uw (geschreven) bestelbon van uw klant, om die te archiveren bij de ingevoerde bestelling.

  • [inklev] er wordt een document-archiverings-etiket afgedrukt bij het invoeren van een inkomende levering (receptie goederen). Kleef dit etiket op de leveringsbon van de leverancier om die te scannen en te archiveren.

Betalingsopvolging: waarschuwing als korting contant na ... dagen : bij het afpunten van facturen (dus het koppelen van een betaling aan een of meerdere facturen) controleert het systeem of het bedrag van de facturen overeenkomt met het bedrag van de betaling. Tot bovenstaande grens, wordt hierbij toegelaten dat korting contant (financiële korting) wordt afgetrokken van het factuurbedrag.

Waarschuwing winst VP-Korting < ______*AP : bij invoeren van een offerte of bestelling wordt een lijn of prijs duidelijk rood gekleurd wanneer de verkoopprijs min de korting kleiner is dan de gespecifieerde factor maal de aankoopprijs.

c) Opties 2

Historieken van wijzigingen bijhouden : hierdoor wordt elke wijziging aan elke bestelling bijgehouden in het systeem. Dit vraagt veel extra ruimte in de database, en hiervoor is ook regelmatig een opruiming van de database noodzakelijk. Dus een database-administrator moet hiervoor het nodige onderhoud uitvoeren.

Voorraadwijzigingen : reden verplicht. Indien dit aangevinkt is, moet bij elke manuele voorraadwijziging (Menu Magazijn|Voorraadwijziging) een reden/opmerking ingevoerd worden.

Logging : indien ingeschakeld, worden de aanlog-tijden van de verschillende gebruikers opgeslagen. Ze kunnen geraadpleegd worden in het scherm “gebruikersbeheer”.

Uitgebreidere stock-opzoekingen in artikelkeuze en bestelscherm. Wanneer deze optie ingeschakeld is, wordt naast de fysische voorraad, ook de vrije voorraad weergegeven bij het opzoekscherm voor artikelen. Bij een groot artikelbestand en veel gebruikers kan deze optie een negatieve invloed hebben op de verwerkingssnelheid.

Standaard enkel artikelen met max. voor tonen : indien dit aan staat, worden (op de locale windows-account, niet voor alle gebruikers) in de artikelzoekschermen enkel de artikelen getoond waarvan een gewenste voorraad (maximumvoorraad) is ingesteld. Dat betekent : de artikelen waarvan gewenst wordt dat ze op stock gevolgd worden.

Lev. naam bij opzoeken artikelen : indien aangevinkt wordt de leveranciersnaam getoond in het opzoekscherm voor artikelen.

Bestelaantal/verpakking standaard 0 (betekent "onbekend") in plaats van 1. Indien dit uitgevinkt is, wordt bij nieuwe artikelen als standaardwaarde 1 gebruikt bij bestelaantal-leverancier en verpakking. Indien aangevinkt, wordt standaard 0 gebruikt. 0 Moet worden gezien als "onbekend". Merk op dat als het bestelaantal bij de leverancier 0 blijft, er nooit een bestelvoorstel gegenereerd zal worden.

Centraal beheerde statistiekgroepen niet overnemen : indien aangevinkt worden de statistiekgroepen die (in een scenario met een aankoopcentrale) door de centrale voorgesteld worden, niet overgenomen. Anders wel.

Enkel via JobQueue : het JobQueue-systeem (zie elders in deze handleiding) is een (optionele module) uitgebreid en configureerbaar systeem waarbij bij bepaalde events (order aangemaakt, leveringsbon aangemaakt, factuur aangemaakt ...) bepaalde acties ondernomen kunnen worden (documenten printen, mailen, elektronische (EDI/UBL) facturen / despatch advices, ... versturen,...). Met dit systeem kan u per klant verschillende documenten mailen naar verschillende personen en/of afdrukken op verschillende plaatsen. Indien u dit systeem gebruikt kan het interessant zijn om de standaarddocumenten uit MFS-ERP niet meer af te drukken.

d) Artikel

 

Nieuw artikel niet blokkeren in andere filialen : indien uitgeschakeld wordt een nieuw artikel enkel niet-geblokkeerd aangemaakt in het huidige filiaal, en is het niet automatisch beschikbaar voor gebruik in de andere filialen.

Varianten beschouwen als loten, ivm aankoopbestellingen : Indien MFS-ERP geconfigureerd is voor gebruik van meerdere varianten per artikel (optioneel), zorgt deze optie dat varianten ge-interpreteerd worden als loten (bv. kleurbaden) van artikelen. Bij aankoop wordt een bestelvoorstel gegenereerd voor de standaardvariant van een artikel. De standaardvariant wordt besteld. Bij levering (receptie goederen) wordt de effectieve variant ingevoerd.

VP proportioneel updaten met AP niet toelaten : indien aangevinkt, is het niet mogelijk om automatisch de verkoopprijs te laten updaten (met behoud van marge) bij wijzigingen van de aankoopprijs op het scherm Bestand/prijzen/prijzen.

Std. Btw-percentage : standaardwaarde voor nieuwe artikelen.

Std. kortinggroep artikelen : nieuwe artikelen komen standaard in de hier gespecifieerde kortinggroep indien de waarde verschillend is van nul. Indien de waarde gelijk is aan nul, is de gebruiker verplicht expliciet een kortinggroep te specifiëren bij het aanmaken van een nieuw artikel.

ID van standaard verkooprekening : de verkoop-boekhoudrekeningen (bv. 700000) hebben allen een eigen identificatienummer (bv. 4) (zie Bestand|Instellingen|Hulptbestanden). Aan nieuwe artikelen wordt de verkooprekening met het hier ingestelde ID-nummer toegekend.

ID van standaard aankooprekening : ID van de aankooprekening die standaard wordt toegekend aan nieuwe artikelen.

e) Klant

Standaard klantengegevens ivm rappels : de standaardgegevens die bij nieuwe klanten worden ingevuld in verband met het genereren van rappels. De gegevens kunnen daarna per klant worden ingesteld.

Kredietlimiet : de standaard gegevens voor nieuwe klanten in verband met de kredietlimiet, de waarden voor totaalbedrag en aantal dagen kunnen naderhand per klant worden aangepast.  Bij overschrijding van de kredietlimiet kan er ofwel een waarschuwing getoond worden (vinkje “automatisch blokkeren bij overschrijding” uit) ofwel kan de klant geblokkeerd worden (onmogelijk om een bestelling in te voeren, tenzij door de gebruikers die daarvoor de juiste permissies hebben)). In verband met de berekening van de kredietlimiet (voor alle klanten) zijn volgende opties mogelijk met betrekking

  • alle niet-gefactureerde en gefactureerde (onbetaalde) orders meetellen

  • enkel de gefactureerde (onbetaalde) orders meetellen

  • enkel de vrijgegeven niet-gefactureerde orders en de gefactureerde (onbetaalde) orders meetellen

Domiciliëringsaanvragen : voor export van bestanden met domiciliëringsaanvragen (van facturen van klanten die gemarkeerd zijn als “betaalt via domiciliëring”. Deze velden bevatten uw domiciliëringsnummer en rekeningnummer.

Verplichte velden klantenfiche : vul hier de codes in voor de velden die op de klantenfiche verplicht zijn :

  • [TelGSM] : telefoonnummer of GSM zijn verplicht in te vullen

  • [Segment] : klantentype of segment is verplicht in te vullen

Nieuwe klanten standaard met bestelbonreferentie : indien dit vinkje aan staat, wordt bij een bestelling voor een klant altijd eerst naar een bestelbonreferentie/leveringsadres/opmerking/gewenste leveringsdatum gevraagd. Indien het uit staat, kan per bestelling de gebruiker zelf beslissen om deze gegevens in te vullen.

Identitiets-check bij afhaling standaard aanzetten bij nieuwe klanten : wanneer u de MFS-ERP-module voor EID (de Belgische elektronische identiteitskaart) gebruikt, wordt de verplichte identiteitscheck bij nieuwe klanten aangezet door deze optie. Ze kan daarna per klant worden uitgeschakeld.

Nieuwe klanten standaard geen backorders : per klant kan worden ingesteld of onvolledig geleverde bestellingen automatisch terug als een backorder worden in bestelling gezet. Dit vinkje bepaalt de standaard-instelling hiervoor voor nieuw aangemaakte klanten.

Std. Aantal factuurafdrukken/leveringsbonafdrukken/betaaltermijn/korting contant/kred.bep./francobedrag : dit zijn de standaardwaarden die gebruikt worden bij aanmaken van nieuwe klanten.

 

ID Taaktype klantencontact (CRM) : (voor planning klantencontacten) : het taaktype-ID dat overeenkomt met "klantencontact".  Op deze manier kan het systeem zien (bij plannning van klantencontacten) of er voor een klant reeds een bezoek (taak van type "klantencontact" ) gepland is.

Klantenklasse nieuwe klant. Indien ingevuld, wordt deze klantenklasse automatisch toegekend aan nieuwe klanten. Merk op dat deze optie op 0 laten, u verplicht bij elke nieuwe klant na te denken in welke prijslijst hij/zij terecht zal komen.

Automatisch "O" (onbekend) invullen als btw-nr niet ingevuld is  : Geen expliciete vraag naar btw-nr. Bij nieuwe klant. : indien aangevinkt, geeft het systeem geen foutmelding indien er bij een nieuwe klant geen btw-nummer is ingevuld.

Btw-nummer klant slechts 1x invullen : indien aangevinkt, kan een btw-nummer niet overschreven worden eens het toegekend is aan een klant.

Klantnummer kassaverkopen : het klantnummer dat gebruikt wordt voor registratie van non-named-customer-verkopen (kassaverkopen).

f) Servers

Companyweb-gegevens : via een optioneel companyweb-abonnement kan u betalingsperiodes en boekhoudgegevens van uw klanten monitoren. De Cache-periode is de periode in dewelke MFS-ERP de laatste opzoeking in de Companyweb-database onthoudt (en geen nieuwe opzoeking doet voor de betreffende klant). De opzoekingen gebeuren telkens de cache-periode voorbij is en de gegevens nodig zijn, en de resultaten worden getoond, zoals in te stellen is :

  • op uw vraag (icoontje in klantenfiche of contextmenu)

  • bij elk order

  • bij elk order, maar enkel indien er waarschuwingen zijn

  • bij elk order, maar enkel voor klanten waar een niet-standaard-betaalwijze is ingevuld op de klantenfiche.

URL Maps : deze URL, met de parameters ingevuld, wordt gebruikt om een adreslocatie te tonen. Bijvoorbeeld voor Google Maps kan http://maps.google.com/?q=%a,%w,%l(%n) gebruikt worden.

MfsTrans-server/gebruiker : informatie voor gegevensuitwisseling met andere MFS-ERP-systemen binnen een aankoopgroepering.

Webshop-server : server met de optionele Digon-Webshop, om vanuit MFS voor contactpersonen web-accounts te kunnen aanmaken.

DocServer : indien u gebruik maakt van de optionele Dockx-software van Digon (documentenserver), wordt hier het IP-adres of de hostname van deze server ingevuld. Met behulp van de documentenserver worden de documenten niet gewoon op het windows-bestandssysteem opgeslagen, maar wel op een server met gecontroleerde toegang.

Uitgaande mailserver : stel hier de uitgaande mailserver in die MFS kan gebruiken om  email-berichten te sturen. Deze wordt niet gebruikt voor de berichten die MFS via uw standaard email-client stuurt (zoals emails die u start vanuit afdrukvoorbeelden), maar wel voor automatische emails met facturen, leveringsbons, signaleringen.

g) Plugins

Dit scherm bevat de instellingen voor de communicatie tussen MFS-ERP en een aantal optionele modules van Digon (Transportplanner, Design-forms voor productconfiguratie en productie, uitgebreidere documenten voor bijvoorbeeld offertes via de rapport-server Dash). Tevens wordt hier de Mfs-ERP-server ingesteld, en ook of er voor web-plugins de interne browser in MFS-ERP gebruikt moet worden (zodat de web-applicaties volledig in de interface ge-integreerd zijn), of eventueel een andere dan de Windows-standaardbrowser.

h) Aankopen

Profiel inboeken inkomende facturen :

  • Standaard, geen formele boekingen : facturen worden gekoppeld aan leveringen via het scherm Aankoop|Aankoopfacturen raadplegen/invoeren

  • Met levering/bestellingcontrole : formele boekingen, via Aankoop|Inboeken aankoopfacturen. Via een speciale code in de referentie van de aankoopbon (16-xxx-checksum) wordt bij de aankoopfactuur automatisch de bestelling teruggevonden.

  • Profiel aankoopcentrale : geen leveringen, verificatie tov. oorspronkelijke bestellingen van leden of centrale. Code op leden-aankooporders begint met 17-, code op eigen aankooporders met 16-. Implementatie door Digon.

  • Geen leveringen, vraag tot.incl. als check : er worden geen leveringen gekoppeld aan aankoopbestellingen, bestellingen worden teruggevonden via referentie op facturen.

  • Profiel lid aankoopcentrale : op de facturen van de centrale wordt een code afgedrukt  die het inboeken van de facturen van de aankoopcentrale automatiseert.

Configuratie planning receptie

  • Datums verwacht / gepland / bevestigd worden voorzien (standaardconfiguratie)

  • Datums Beschikbaar bij leverancier / afgeroepen op / geleverd worden voorziene

Inkomende facturen niet individueel doorsturen naar boekhoudprogramma : de inkomende facturen worden niet automatisch doorgestuurd, maar pas door actie van de gebruiker.

Aankoop-bestelling : standaard geen wegzetbon : aangevinkt is de aangeraden configuratie : druk de wegzetbon (of putaway-list) pas af bij receptie goederen, niet direct bij de aankoopbestelling.  Per aankoopbestelling kan deze instelling echter nog aangepast worden.

i) Orders/offertes 1

Waarschuw voor prijzen bij wijzigen leveringsadres : als het leveringsadres wijzigt, is het mogelijk dat de prijzen ook moeten wijzigen, indien de prijzen afhangen van de leveringsafstand. Door dit aan te vinken worden er bij wijzigen van leveringsadres op bepaalde plaatsen een waarschuwing gegeven.

In het veld “XSLT-transformatie” kan een XSL-transformatie worden ingevuld, die kan worden toegepast bij het invoeren van gegevens voor bestellingen en offertes. Dit maakt het mogelijk om bestellingen die aangeleverd worden in spreadsheets, met knippen en plakken in MFS in te voeren. Voor het aanmaken van deze transformaties kan u op Digon beroep doen.

Geen waarschuwing artikel dubbel op offerte/factuur : indien uit, wordt er een waarschuwing gegeven wanneer men een artikel voor een tweede keer op een bestelling gebruikt.

Negatief aantal in bestelling : check of ooit geleverd is : indien aangevinkt zal voor elk negatief aantal in een bestelling (= een retour), gecheckt worden of de klant het product inderdaad wel ooit besteld heeft.

Op deze computer gebruikersnaam vragen voor bestelling/kassaverkoop. Als deze computer door meerdere gebruikers gebruikt wordt, zonder dat ze telkens inloggen onder hun eigen naam in MFS (bijvoorbeeld computer op toonbank die door verschillende verkopers bediend wordt), kan door dit vinkje in te schakelen telkens voor een bestelling/offerte/... de naam van de verkoper gevraagd worden.

Design-modules onmiddellijk opstarten bij artikelkeuze : default moet een ontwerpmodule voor een to_make artikel opgestart worden door ctrl-D te drukken bij het invoeren van het artikel in een nieuwe bestelling. Door dit vinkje aan te schakelen, wordt de ontwerpmodule onmiddellijk opgestart indien het te ontwerpen artikel wordt ingevoerd in de bestelling.

Info leverancier/aankoop tonen bij verkooporder-invoer en de velden die naar leden worden doorgestuurd markeren in oranje : voor gebruik in aankoopcentrale.

Artnr. Lev bij invoer : toon bij invoer van offertes/bestellingen de artikelcode van de leverancier voor elk product.

Taken uit orders : gebruiker-ID voor toewijzign : als dit verschillend is van 0, worden taken die automatisch aangemaakt worden uit orders automatisch toegewezen aan de gebruiker met deze ID, in plaats van aan de gebruiker die het order heeft aangemaakt.

j) Orders/offertes 2

Verplichte keuze tussen levering/afhaling. Indien aangevinkt, moet bij elke verkoopbestelling gekozen worden of het een levering of een afhaling is. Indien uitgevinkt wordt standaard levering verondersteld op het bestelscherm (maar steeds afhaling op het afhalingsscherm).

Overzicht onafgewerkte bestellingen klant bij start nieuwe bestelling : bij aanmaken nieuwe bestelling voor klant, wordt een overzicht getoond van de bestellingen die nog in verwerking zijn.

Projectcode verplicht op scherm bestelling-referentie : indien aangevinkt is het verplicht een project te selecteren bij elke verkoopbestelling.

Uitgebreide editor voor prijzen : indien aangevinkt, dan zal er bij het bewerken van een prijs in een offerte of bestelling, een popupscherm verschijnen dat uitgebreide informatie geeft over marge, aankoopprijs. De gewijzigde prijs kan daarbij dan ook ineens als contractprijs voor de product/klantcombinatie worden opgeslagen (zie opmerking bij contractprijzen : door de grote hoeveelheid gegevens, zijn wellicht andere prijsstrategiën het overwegen waard).

Klantklasse bodemprijs : indien deze verschillend is van 0, kan een gewone gebruiker, zonder extra permissies, nooit verkoopprijzen invullen op offertes of bestellingen die lager liggen dan de prijs van deze klantklasse.

Bestellingen met artikelen met status EOL met onvoldoende stock : niet vrijgeven : indien aangevinkt is het niet mogelijk om bestellingen vrij te geven waarop zich artikelen bevinden in de status “end of life”, en die bijbesteld zouden moeten worden om de bestelling te kunnen voldoen.

Afhalingsscherm : bij named customers een benaderend totaal inclusief btw tonen. Merk op dat bij een kassaticket en een factuur de btw anders wordt afgerond, en dat daarom bij named customers het totaal dat hier getoond wordt licht kan afwijken, indien dit vinkje aan staat.

Kleurmarkering (paars) : Paarse kleurmarkering voor klanten zonder BTW-nummer (particulieren) op invoerscherm van bestellingen.

Automatisch vernieuwen van order-overzicht na “bewerk order” : indien aangevinkt, zal het overzicht van de klant-orders automatisch worden vernieuwd wanneer er een order bewerkt werd. Let op dat dit de werksnelheid negatief kan beinvloeden, zeker wanneer er een uitgebreide selectie op het overzichtsscherm van de orders getoond wordt. Het is aangeraden om dit niet in te schakelen.

Profiel startscherm orders

  • Standaard : begin bovenaan met gegevens in te vullen, vul gewenste leveringsdatum in

  • Laaddatum als beginpunt : vul eerst de laaddatum in.

Route/rit reeds kunnen instellen bij aanmaak order

  • Nee (standaard), dit laat toe om de transportplanner (Ortor, aparte Digon-software) onafhankelijk te laten werken van de personen die orders invoeren.

  • Op order-startscherm : de mensen die orders invoeren geven al onmiddellijk een indicatie van de rit/transport. Maar daardoor kan de transportplanner geen planning maken als andere gebruikers het order bewerken.

  • Op order-startscherm, idem als vorige, maar standaardrit wordt automatisch op 1 ingesteld, en is dus niet meer verplicht aan te vullen.

Order-transfer-markering : werking van functie “order-transfer” op order-overzichtscherm

  • Gewoon markeren, externe software voert de rest van de bewerking uitbreiding

  • Database-functie wordt geimplementeerd om de tranfer uit te voeren, daarna wordt automatisch goedgekeurd voor facturatie.

Maximale periode dat gewenste leveringsdatum en laaddatum in de toekomst mogen zijn. Indien 0 : geen controle. Indien verschillend van nul mogen beide ook niet voor de besteldatum liggen.

Configuratie lijnprijseditor : gelieve deze instelling niet aan te passen, ze wordt mogelijk niet blijvend ondersteund.

k) Orders/offertes 3

Artikel transporttoeslag : indien ingevuld zal er voor klanten waar op de klantenfiche aangeduid is dat er transporttoeslag moet aangerekend worden, aan elk order een lijn met dit artikel toegevoegd worden. Via het prijssysteem zijn configuraties mogelijk waarbij de transporttoeslag afhankelijk wordt van de leveringsafstand.

Artikelnummer voorschotfactuur : vul hier het artikelnummer in waarop het voorschot geboekt moet worden. Bij het maken van een voorschotfactuur zal een negatief bedrag op dit artikel geboekt worden op de oorspronkelijke bestelling, en er zal een apart order gemaakt worden (te factureren als voorschotfactuur) met een positief bedrag op dit artikel.

Standaardartikelnummer “simple tracing” : voor de eenvoudige-tracering-mode kan een standaardartikelnummer ingevoerd worden. Tracering gebeurt dan door lotnummers aan te maken op dit artikelnummer.

Recente offertes bestelscherm (dagen) : op het order-invoerscherm wordt informatie weergegeven over de recente offertes van het huidige artikel, voor de huidige klant. Hier wordt de periode ingesteld waarmee hiervoor rekening gehouden moet worden.

Kassaverkoop inschakelen : het scherm “Kassaverkopen” kan gebruikt worden indien dit is ingeschakeld.

Betaalmethoden : een lijst (komma-gescheiden en tussen aanhalingstekens) van betaalmethoden.

Kassascherm voornamelijk via barcodescanner :

  • indien aan : scannen in apart veld onderaan, en meerdere scans van hetzelfde artikel worden opgeteld in 1 lijn (zodat bijvoorbeeld lijnkortingen ook toegepast worden).

  • Indien uit : invoer in rooster zelf. Elke scan wordt 1 lijn.

Kassascherm : eenheidsprijs incl/excl. niet afronden op 2 cijfers. Om afwijking tussen berekeningsmethode met lijntotalen inclusief, en exclusief, te verkleinen.

Klnr. Kassaverkopen niet default op kassascherm : indien aangevinkt, moet op het kassaverkoopscherm telkens een klant geselecteerd worden, en wordt niet autmatisch de kassaklant (non-named-verkoop) aangenomen indien geen klant geselecteerd wordt.

 

Kassa-id : kassabewerkingen worden geregistreerd in de kassa die hier staat ingevuld.

 

Standaardkeuze weergave facturatie-eenheid/werkeenheid

  • Werkeenheid wordt standaard getoond bij invoerschermen. Indien in een sessie manueel veranderd wordt naar facturatie-eenheid, blijft die wijziging tijdens de sessie behouden.

  • Facturatie-eenheid wordt standaard getoond bij invoerschermen. Telkens een nieuw scherm getoond wordt, wordt opnieuw de facturatie-eenheid als standaard ingesteld.

  • Bestelaantal wordt weergegeven in de besteleenheid, aantal “klaar” of “klaar voor levering” wordt weergegeven in facturatie-eenheid.

 

l) Facturatie

Facturatieklant andere klant dan bestelklant toelaten : indien uitgevinkt kan aan een order voor een klant een alternatief facturatie-adres worden toegekend dat enkel bestaat uit een alternatief straatadres (straat/nummer/gemeente). De factuur wordt nog steeds aan hetzelfde klant/btw-nummer gemaakt. Indien aangevinkt wordt het mogelijk om bestellingen in te voeren op klant A, bij klant A een facturatie-adres te kiezen dat “omgezet” is naar een facturatieklant B. De factuur komt dan terecht op klant B, de bestelling blijft bij klant A horen.

Facturen automatisch als PDF archiveren. Hiervoor moet het documentenpad van MFS wel correct geconfigureerd worden.

Nummering facturen apart van nummering creditnota’s. Hiervoor moet in de layouts de variabele fc_cn_nr gebruikt worden.

Gebruik aparte factuurnummer, bv. per jounraal, in plaats van intern nummer. Verder te implementeren door Digon.

Creditnota’s : geen korting voor contante betaling en geen kredietbeperking toepassen.

Begin boekjaar : specifieer hier de eerste maand van het boekjaar (bv. 10 voor oktober, 1 voor januari).

Standaard-facturatie-instellingen voor nieuwe klanten : aantal factuurafdrukken, betaaltermijn (voor bepaling vervaldatum factuur), korting contante betaling, kredietbeperking.

Facturatie vs. Filialen :

  • Facturatie van elk filiaal kan vanuit elk filiaal

  • Facturatie kan enkel voor het filiaal waarin de gebruiker momenteel is ingelogd.

  • Elk filiaal is een aparte vennootschap. Verdere configuratie door Digon nodig.

“Shortcut” onmiddellijke facturatie toelaten : typisch zal in een bedrijf eerst een bestelling ingevoerd worden, die daarna gemarkeerd wordt als “geleverd”. Dan controleert iemand de prijzen e.d., en keurt de levering goed voor facturatie. Wanneer echter dit vinkje is ingeschakeld, kan deze goedkeuring worden overgeslagen, en kan een bestelling vanuit het bestelling-invoerscherm onmiddellijk worden gefactureerd. Opties :

  • Niet toelaten

  • Wel toelaten, automatisch datum vandaag

  • Wel toelaten, datum wordt telkens gevraagd.

Bij onmiddellijke facturatie :

  • Aantal leveringsbons zoals op klantenfiche is ingesteld

  • Indien betaald : geen leveringsbon, anders aantal van klantfiche

  • Indien betaald : geen leveringsbon, indien niet betaald : 1 exemplaar

Standaardwaarde factuurdatum

  • Standaard vorige invoer, waarschuwing als voor een bestaande factuurdatum of in de toekomst.

  • Standaard "vandaag", geen waarschuwingen (gebruik dit in combinatie met facturatieperiodes)

Teksten voor BTW-vrijstellingen.

m) Integratie

XSLT-transformatie export boekhouding : voor bepaalde boekhoudpakket-interfaces kan hier de transformatie geconfigureerde worden in XSLT.

Interactieve mailinterface (wordt bewaard in uw windows-account, de standaardwaarde wordt overgenomen van de mfs.ini-file)

  • Simple Mapi : mail via de standaardclient in Windows

  • Outlook : mail direct via Outlook

  • Thunderbird : gebruik thunderbird

Exporteren naar Office of OpenOffice/LibreOffice. Standaardinstelling voor alle gebruikers, en instelling voor de huidige Windows-account.

n) Magazijn

Magazijnbon niet op volgorde routing afdrukken (indien uitgeschakeld, wordt de magazijnbon of picklist wel op de routing-volgorde afgedrukt zodat de magazijnier de kortste weg aflegt)

Magazijnbon backorder direct afdrukken bij aanmaak backorder in bestelling-invoerscherm

Geen leveringsbon afdrukken bij afmelden van picking, en geen geplande leveringsdatum instellen bij planning van picking (voor gebruik met de Ortor-transportplanner, waar de leveringsbon en de planning van de levering gebeurt met behulp van Ortor).

Magazijn/Leveringsbon combineren : schakelt tussen twee verschillende “workflows” in MFS :

  • (offerte->)bestelling->(orderbevestiging->)gecombineerde magazijn/leveringsbon afdrukken->picking in magazijn (evt. gecombineerd met laden vrachtwagen e.d.), correcte aantallen aanpassen/invullen op magazijn/leveringsbon->levering met gecombineerde magazijn/leveringsbon (met de hand geschreven "aantal geleverd")->aantal geleverd invoeren in systeem->goedkeuring->facturatie

  • (offerte->)bestelling->(orderbevestiging->)(planning picking->)magazijnbon afdrukken (op volgorde routing magazijn voor kortste weg)->picking in magazijn + klaarzetten voor laden vrachtwagen, correcte aantallen aanpassen/invullen op magazijnbon->aantal geleverd invoeren in systeem->leveringsbon afdrukken->levering met leveringsbon (afgedrukt "aantal geleverd")->goedkeuring->facturatie

De eerste slaat eigenlijk een stap over, maar wordt in vele firma's wel gebruikt. De tweede, meer rigoureuze workflow wordt geselecteerd door in het MFS-configuratiescherm het vinkje bij "magazijn/leveringsbon combineren" uit te schakelen. De magazijnbon of “pick list” zal er dan anders uitzien, en hij zal  gesorteerd worden op de volgorde van de magazijnrouting die elders kan ingesteld worden. Dat laatste is van belang als in het magazijn locatie-etiketten (gang aa, module bb, schap cc) voorzien zijn.

Opmerking : in de 2e workflow blijft ook de “planning picking” optioneel. Een picklist kan ook afgedrukt worden vanuit het bestelling-invoerscherm, zonder eerst gepland te worden.

Aantal afdrukken magazijnbon.

Optionele module InCon ondersteunen : heeft te maken met picking en putaway via handscanners.

  • Uitschakelen : picking via pickbons, af te drukken via het scherm planning picking of direct uit het order-invoerscherm

  • Enkel via picking-planning en putaway-scherm :  de pickings worden in de scanner-queues gezet via het picking-planning-scherm

  • Magazijnbon (ctrl-F8) naar scanners en papier : bij afdrukken werkbon (ctrl-F8) vanop het order-invoerscherm wordt weliswaar een papieren picklist afgedrukt, maar de picking komt ook automatisch in de scanner-queue terecht.

 

o) Database

Interne database gebruiken : als aangevinkt, is er geen externe database-server nodig. De locatie van de databestanden van de interne database-server kunnen gevonden worden in het tab-blad “paden”.

Indien uitgevinkt, moeten de gegevens voor de externe database-server worden ingevuld.

Bij opstarten vragen om demonstratie-database te openen : indien dit uitgevinkt is, wordt niet telkens bij het opstarten gevraagd of de demonstratie- of “echte” database geopend moet worden.

Geforceerd locks verwijderen : bij bewerken van een verkoop- of aankoopbestelling wordt de bestelling exclusief gereserveerd voor de gebruiker die ze geopend heeft. Als op dat moment echter (bv. Stroomuitval) de gebruiker de bestelling niet correct afsluit, blijft die geblokkeerd. Met deze optie kan ze terug vrijgegegeven worden.

Eenmalige instelling factuurnummer : factuurnummer kan ingesteld worden, bijv. bij overschakeling van een ander facturatiepakket naar MFS, of om telkens bij het begin van een jaar de factuurnummering vooruit te zetten (van 201101234 naar 201200001 bijvoorbeeld).

Administratie, na uitschakelen vinkje “Beveiliging”, laat toe rechtstreeks SQL-queries uit te voeren op de database. Beveilig daarom het gehele “instellingen”-scherm voldoende via de permissie-instellingen.

Reg "digonmfs:"-protocol : ofwel via deze knop, ofwel via de command line optie -regProtocol dient u de protocol handler voor digonmfs:// te koppelen aan MFS. Dit wordt gebruikt voor interactie met de webgebaseerde (optionele) modules die Digon aanbiedt voor het MFS-platform. Bepaalde opties uit MFS kunnen op deze manier geactiveerd worden vanuit (intra-)web-pagina's.

 

p) Teksten

Voor verschillende documenten kunnen vaste teksten worden geconfigureerd ( de layouts voor de documenten moeten hier uiteraard voor aangepast zijn, en dit toelaten). Voor de documenten kan ook een onderwerp/bodytekst geconfigureerd worden die gebruikt wordt indien de documenten via e-mail verstuurd worden.

Specifiek voor offertes kunnen teksten in 1ste taal en 2e taal kunnen worden ingesteld. Per klant kan een taalcode (N voor eerste taal en F voor 2e taal) worden ingesteld, en op documenten (offertes, facturen) voor een klant worden teksten/omschrijvingen/... gebruikt afhankelijk van zijn taalcode-instelling.

Optietermijn : indien ingevuld wordt voor een offerte standaard deze termijn (in dagen) gebruikt om de vervaldatum van de offerte te berekenen. Indien niet ingevuld is de gebruiker verplicht expliciet een vervaldatum te kiezen.

Levering/betaling/ondertekening/inleiding/slot : de standaard-teksten voor de resp. velden. Ze kunnen per offerte overschreven worden.

Ook op facturen/bestellingen kunnen vaste teksten worden ingesteld. Let op : de layoutbestanden voor factuur/bestelling bepalen of de teksten worden weergegeven.

q) Zoeken

Extra kolommen die getoond moeten worden in de zoekschermen.

r) Paden

Lokaal instellingenbestand : hierin komen de instellingen voor de client PC waarop MFS draait. (Er zijn ook instellingen die in de database geschreven worden en dus gelden voor alle MFS-clients, en er zijn instellingen die in de installatiemap van MFS in het bestand mfswin.ini geschreven worden, en die dus gelden voor alle MFS-clients die vanuit diezelfde installatiemap worden opgestart. Merk op : die installatiemap kan een share op een server zijn).

Pad offertes : pad voor concepten-bestanden (= ge-exporteerde offertes)

Pad bankbestanden : pad waar ISABEL-coda-bestanden uit gelezen worden, en ISABEL-betalingsopdrachten naartoe geschreven worden.

Map voor figuren : prefix voor figurenbestanden

Imageconverter : bijv. ImageMagick, ... of andere software die via de command line gebruikt kan worden om figuren te converteren. Enkel van belang in erg specifieke MFS-configuraties, aangevuld met externe software.

Pad documenten : documenten die ingescand worden vanuit MFS, worden aangemaakt op deze locatie. Dit kan een locatie zijn op uw server, die door alle gebruikers op dezelfde manier aangesproken kan worden.

s) Layouts

Vanuit dit scherm kunnen de printers gekozen worden (connectie van logische aan fysische printers).

Om layouts aan te passen kan u de .rep-files in de installatiemap van MFS aanpassen. Voor gebruiksinstructies voor de layout-editor, kan u de website van Reportman (http://reportman.sf.net) raadplegen. Indien u de stand-alone designer van Reportman wil gebruiken, gebruik dan enkel de juiste versie, (2.9a / 3.0).

t) Modules

Een overzicht van de in uw MFS-installatie ingeschakelde modules.