Inleiding
Verwerking van aankoopfacturen in MFS-ERP verloopt als volgt :
- Ontvang facturen via post (inscannen) of email (volledig automatisch)
- Herkenning van leverancier, bedrag, aankoopreferentie
- Controle of de factuur overeenstemt met leveringen of aankoopbestellingen
- Inboeken in MFS-ERP en boekhouding
- Vanuit aankoopbon of artikel alle bijhorende inkomende facturen raadplegen
Aankoopbon
Wanneer een aankoopfactuur wordt verwerkt, probeert het systeem de aankoopbestelling te herkennen. De leverancier, en daarna de bedragen, datum, referentie worden automatisch herkend.
Controle
De leveringen die bij de aankoopbestelling horen worden opgeroepen en getoond (ook de eventueel ingescande PDFs). U kan de factuur toewijzen aan een levering, en bijgevolg aan de artikelen die op die levering staan. Het totaalbedrag van de levering (volgens het systeem) kan u vergelijken met het totaalbedrag van de factuur.
Boeking
De artikelen zijn allemaal gekoppeld aan een grootboekrekening. De bedragen worden toegewezen, er worden verschillende veiligheidschecks uitgevoerd (reeds gefactureerd, zelfde bedrag in vorige periode, ...) en u kan onmiddellijk de factuurboeking doorsturen naar uw boekhoudsysteem.
Raadplegen
Vanuit elk punt in MFS kan door eenvoudig rechts klikken op een artikellijn, de aankoophistoriek van een artikel worden opgeroepen, met directe link naar het PDF-beeld van de aankoopfactuur.
