Over Digon Open source CRM- en ERP-software

Over Digon

Digon ontwikkelt sinds 2001 ERP-software. Het basispakket MFS-ERP is erg uitgebreid, open-source, en voor vele toepassingen op zich voldoende. Naast MFS-ERP hebben we een heel aantal uitbreidingsmodules.

Wij willen u uitmuntende bedrijfssoftware bieden, die we zo goed mogelijk willen laten matchen op uw processen.

Privacybeleid en voorwaarden

Gebruiksvoorwaarden van deze website

De teksten, tekeningen, foto´s, lay-out, databanken, benamingen, en alle andere onderdelen van deze site zijn eigendom van Digon bvba of van derden. Het gebruik, kopiëren, vertalen, bewerken, wijzigingen, verspreiden van het geheel of van een gedeelte van deze site, in welke vorm of op welke manier dan ook, is enkel toegelaten na voorafgaande schriftelijke toestemming van de eigenaar.

De beheerders van deze website garanderen niet de correctheid van de informatie die er op aanwezig is, en kunnen op geen enkele wijze aansprakelijk worden gesteld voor de inhoud of voor het gebruik dat er rechtstreeks of onrechtstreeks van wordt gemaakt. Zij behouden zich het recht voor om de informatie te wijzigen zonder gebruikers hiervan op voorhand op de hoogte te brengen.

Wanneer u bijdragen levert aan de website (bijvoorbeeld onder de vorm van forumposts, blogposts, commentaren op posts, ...) verleent u Digon bvba een onbeperkt, wereldwijd, eeuwigdurend, onherroepelijk, niet-exclusief recht om die bijdragen voor deze en andere websites te gebruiken, te publiceren, te wijzigen, te vertalen, te verwijderen (al dan niet op verzoek van derden). U erkent dat u voor deze bijdragen het auteursrecht hebt op of andere wijze de bevoegdheid hebt om Digon bvba bovenstaande rechten te verlenen, en u vrijwaart ons van alle vorderingen van derden in dit verband.

Algemene Verkoopsvoorwaarden

De algemene verkoopsvoorwaarden kan u hier downloaden in PDF-formaat.

Privacybeleid

Website

Uw aanmeldingsgegevens (naam, adres, email, telefoonnummer, ...) op de website en in de software (bedrijfsnaam en -adres, email-adres technisch contactpersoon, versie van MFS), zijn enkel toegankelijk voor Digon bvba en worden niet doorgegeven aan derden. Ze worden gebruikt om u desgewenst informatie te sturen, als briefhoofdgegevens op de facturen en andere documenten die u in het systeem aanmaakt, om u te helpen uw toegang te verifiëren indien we u een nieuw wachtwoord moeten sturen, om u op de hoogte te brengen van belangrijke (beveiligings)updates. U kunt op eenvoudig verzoek de gegevens opvragen en laten verbeteren. We sturen geen marketing-materiaal naar prive-email-adressen tenzij u ons daarom gevraagd hebt. Wanneer u zich bedenkt, en later geen marketing-materiaal van Digon bvba wenst te ontvangen op basis van deze gegevens, volstaat het ons dat mee te delen.

De website gebruikt Google Analytics (waarvoor o.a. cookies gezet worden van derde partijen, bv. Google) voor website-analyse

Mfs-platform

Het MFS-platform is een ERP- en CRM-systeem. We duiden hieronder de organisatie of de persoon die het MFS-platform gebruikt of aankoopt bij Digon aan als de Klant.

In het MFS-systeem worden de gegevens opgeslagen van de gebruikers (de medewerkers van de Klant), en de gegevens van de zakenrelaties van de Klant (klanten, prospecten, leveranciers, contactpersonen). De gebruikers kunnen inloggen in het MFS-systeem, en hebben toegang tot de gegevens van de zakenrelaties (facturen, bestellingen, CRM-gegevens, adresgegevens, contactpersonen, ...) die opgeslagen worden in het MFS-systeem.

Welke gegevens

Van de gebruikers worden naam, (bedrijfs-)-email, en een 1-way hashed wachtwoord opgeslagen. Deze informatie is essentieel voor de werking van MFS. Daarnaast wordt geregistreerd welke MFS-documenten (bestellingen, offertes, facturen, ...) door welke gebruiker aangemaakt of gewijzigd worden, en wordt er voor verschillende van die documenten een wijzigingshistoriek bijgehouden. De gebruiker kan optioneel extra gegevens opslaan (foto, telefoonnummers, ...) die dan als contactgegevens gebruikt kunnen worden door zijn of haar collega's (dus de andere medewerkers van de Klant).

Van de zakenrelaties (klanten, leveranciers, prospecten van de Klant) kunnen door de gebruikers de adresgegevens, factuuradressen, leveringsadressen, e-mail-adressen, contactpersonen met telefoonnummers, e-mail-adressen worden opgeslagen. MFS is zowel een ERP- als een CRM-systeem. Het ERP-systeem omvat ook een module voor facturatie. De gegevens die op facturen verplicht zijn, dienen dus in MFS opgeslagen te worden met het oog op de wettelijke bewaartermijnen van facturen. Voor het CRM-systeem zijn er velden voorzien om nog extra informatie over de zakenrelaties van de Klant en hun contactpersonen op te slaan. In het bestelsysteem bestaat (optioneel, keuze van de Klant) de mogelijkheid om de identiteitskaart van een besteller in te lezen om diens exacte naam te registreren (bv. indien die persoon pas later zal betalen). In dit geval wordt naam, straat+nummer, postcode en gemeente opgeslagen. Het rijksregisternummer wordt NIET opgeslagen, maar wel een one-way-hash ervan. Daardoor kan het rijksregisternummer NIET achterhaald worden uit de opgeslagen gegevens, maar kan de persoon wel herkend worden wanneer hij of zij zich een tweede keer aanmeldt. Het is echter de verantwoordelijkheid van de Klant om met zakenrelaties (klanten, prospecten, leveranciers) en hun contactpersonen overeen te komen welke informatie hij/zij van hen kan opslaan.

Hoe worden de gegevens verzameld

De gegevens van de gebruikers worden ingevoerd door een systeembeheerder die de Klant aanstelt. De gegegevens van de zakenrelaties van de Klant en hun contactpersonen worden door u ingevoerd of via spreadsheets geïmporteerd. Gegevens van contactpersonen of zakenrelaties kunnen ook in het systeem ingevoerd worden door de webshop-interface-module die onderdeel uitmaakt van het MFS-systeem, en waarop klanten en contactpersonen de mogelijkheid hebben om zichzelf te registreren ivm bestellingen of offerte-aanvragen etc. De Klant moet zorgen dat op de website-frontend (die meestal niet door Digon ontwikkeld wordt) hiervoor dan toestemming gevraagd wordt. Contactpersonen kunnen ook optioneel hun identiteitskaart laten inlezen door een gebruiker (= medewerken van de Klant). Ook hiervoor moet de Klant de toestemming vragen aan de contactpersoon.

Doel van de gegevens

Gebruikersgegevens zijn essentieel om in te kunnen loggen in het systeem. De logging-gegevens (welke gebruiker heeft welk MFS-document gewijzigd) zijn nodig om wijzigingshistorieken van bestellingen, offertes, relatiegegevens, artikelgegevens te kunnen traceren.

Gegevens van zakenrelaties en contactpersonen zijn enerzijds nodig voor de wettelijke bewaring van facturen, en voor het toewijzen en terugvinden van offertes en bestellingen en projecten. Anderzijds zijn er de additionele gegevens die kunnen opgeslagen worden in extra velden en die de Klant nodig kan vinden voor het beheer van zijn relaties (CRM). Indien de Klant kiest om zijn klanten goederen mee te geven zonder directe betaling, kan het systeem om een identiteitskaart in te lezen gebruikt worden om een betrouwbare registratie te hebben van de afhaler.

Bewaartermijn en intrekken van toelating

De bewaartermijn van facturen ligt vast, en alle gegevens die gekoppeld zijn met een factuur moeten minstens zolang bewaard worden. De andere gegevens kunnen na een tijd verwijderd worden. Hiervoor zijn een aantal hulpprogramma's beschikbaar in het MFS-platform. (Bv. klant- en contactpersoongegevens kunnen worden overschreven en geanonimiseerd via een spreadsheet-import)

De gebruikers en zakenrelaties kunnen te kennen geven dat hun gegevens verwijderd moeten worden. Het is de verantwoordelijkheid van de Klant om zijn of haar zakenrelaties hiertoe een contactpunt te bezorgen. De administrator aangesteld door de Klant kan in de interface van MFS eenvoudig de gegevens verwijderen of overschrijven met geanonimiseerde gegevens.

Opslag van de gegevens, verwerking van gegevens, toegang tot de gegevens

Bij de formules waarbij Digon voor ondersteuning bij het gebruik van het MFS-platform instaat, worden de gegevens ofwel opgeslagen op een server in de LAN van de Klant ("on premise"-formule), of op een server in een datacenter (bv. Gandi.net). In beide gevallen heeft Digon toegang tot de gegevens die opgeslagen zijn in de database, om zo ondersteuning bij het gebruik van het systeem te kunnen geven, of om interventies te kunnen doen bij problemen. Backups zijn in de meeste gevallen de verantwoordelijkheid van de klant, maar voor de formules waarbij Digon backups maakt van de data met persoonsgegevens worden deze backups door Digon opgeslagen op een goed beveiligd systeem waartoe de toegang beperkt is tot 1 gebruiker, en dat zelf connectie maakt naar de te-backuppen systemen. Digon gebruikt voor tests en development geanonimiseerde databases waaruit alle persoonsgegevens verwijderd zijn. De test-databases bevatten nog wel bedrijfsgegevens, maar de persoonsgegevens (tel/email/naam) worden geanonimiseerd.

Workflow en proces software-ontwikkeling

Digon heeft testprocedures (CI) en versiesystemen waarbij de software na ontwikkeling getest en gevalideerd wordt. Na de testfase wordt een zgn. "tag" toegekend aan" de betreffende versie van de software. Die tag identificeert de software-versie, en die kan dan later terug opgehaald worden voor analyse of om bv. bugfix-branches op te baseren. De ge-tagde versie wordt dan op een aparte build-machine gecompileerd en geupload naar de release-server. Hierdoor zijn alle versies van de software traceerbaar en is het build-proces en de build-omgeving ook gestandaardiseerd.

Digon besteedt voortdurend en bij alle ontwerpbeslissingen aandacht aan fouttolerantie in de software, onafhankelijkheid van derde partijen (vendor lock-in en/of beschikbaarheid van alternatieve componenten wanneer een component niet meer beschikbaar is of onderhouden wordt). Essentieel hierin is ons gebruik van open source software. Dat stelt ons in staat te garanderen dat we elk onderdeel in onze software onder controle hebben.

We analyseren regelmatig of we kwetsbaarheden kunnen ontdekken in onze software, en nemen zo nodig maatregelen.