Inleiding
In een aantal gevallen zal een bestelling geplaatst worden bij leverancier A, de bestel-leverancier, maar wordt de factuur later ontvangen van leverancier B, de facturatie-leverancier. Dit komt bijvoorbeeld dikwijls voor in een aankoopgroepering.
Voor het operationele gedeelte (controle van leveringen en facturen, statistieken, documentbeheer) is het eenvoudiger de facturen te klasseren onder de bestel-leverancier. Voor de boekhouding en betaling moet de factuur uiteraard ingeboekt worden bij de facturatie-leverancier.
Werkmodi
- Herkenning van de facturatie-leverancier, automatische instelling van de bestel-leverancier. Bent u lid van een aankoopgroepering, dat voornamelijk facturen ontvangt via de aankoopcentrale, kan in MFS de modus : "Formeel inboeken profiel lid aankoopcentrale, met levering/bestellingscontrole en code originele leverancier" aangezet worden. Hierbij moet de aankoopcentrale een specifieke code afdrukken op de facturen, waarbij in de code de oorspronkelijke leverancierscode vervat zit. In dit geval zal de factuur herkend worden als een factuur van de aankoopcentrale, maar wordt door de code de bestel-leverancier ingesteld. Hiervoor is duidelijk synchronisatie van de leverancierscodes tussen aankoopcentrale en leden vereist, maar het inboeken bij leden wordt hier wel verregaand geautomatiseerd.
- Herkenning van de bestel-leverancier, automatische instelling van de facturatie-leverancier. In MFS wordt de bestelling gericht aan de bestel-leverancier. Op de leveranciersfiche van de bestel-leverancier wordt de facturatie-leverancier ingesteld. Bij formele boeking van een aankoopfactuur zal MFS de bestel-leverancier herkennen, en automatisch de facturatie-leverancier instellen. In MFS wordt alles geklasseerd bij de bestel-leverancier, behalve de betalingen, en de gegevens voor doorsturing naar de boekhouding.
- Manueel instellen
- Op het scherm voor inboeken van aankoopfacturen kan in "opties" het vinkje aangezet worden om telkens na het starten van een factuur, de facturatie-leverancier te vragen. Dit helpt om niet te vergeten telkens een facturatie-leverancier te kiezen. Deze optie is aangeraden wanneer de automatische opties die hierboven werden beschreven, niet mogelijk zijn in uw geval, maar wanneer u toch de meeste facturen van een andere facturatie-leverancier ontvangt in plaats van van de bestel-leverancier.
- Ofwel kan u in het inboekscherm van aankoopfacturen, via een functietoets na het starten van een factuur, alsnog de facturatie-leverancier instellen. Deze optie is bruikbaar voor het geval waarbij de minderheid van de facturen van een andere leverancier komt dan de leverancier waarbij besteld werd.