Inleiding

Een offerte wordt, nadat ze is afgedrukt of naar de klant of prospect gemaild, in MFS-ERP geregistreerd in het opvolgingssysteem. Bij elke bespreking met de klant over de offerte kan een medewerker informatie toevoegen in het offerte-opvolgingssysteem. Op deze manier is de volledige geschiedenis van de besprekingen (tekstje, welke medewerker, ook tijdstip wordt automatisch geregistreerd) over een bepaalde offerte altijd en overal voor iedereen binnen uw bedrijf beschikbaar.

Wie ?

Verschillende mensen hebben belang bij offerte-opvolging.

Klant of prospect
Verwacht dat haar dossier gekend is door medewerkers met wie ze in contact komt
Account manager
Maakt offerte aan, wenst klant of prospect op te volgen tot die een beslissing genomen heeft over de offerte. Wil een overzicht van lopende offertes voor zijn klanten, maar bij het aanmaken van een offerte is ook een historiek van de klant, en een historiek van offertes van het artikel van belang.
Verkoopafdeling
Wil op de hoogte zijn van wat verschillende personen reeds met de klant of prospect besproken hebben, heeft interesse in statistieken per product of per klant (verhouding van gewonnen vs. gemaakte offertes, ...)
Sales manager
Evalueert verkopers (met betrekking tot offertes) aan de hand van aantal en kwaliteit van offertes, maar ook van de offerte-opvolgingsstappen die in het systeem geregistreerd zijn
Bedrijfsleider
Wil een statistiek van hoeveel lopende offertes er zijn, hoeveel omzet er te verwachten is over een volgende periode, ...

Soms worden meerdere van deze functies door dezelfde persoon uitgevoerd.

De procedure of workflow

Invoeren van een offerte

Bij het invoeren van de offerte staan u een hele reeks handige tools ter beschikking. Enkele voorbeelden :

Opslaan en registreren van de offerte

Er zijn enkele offerte-kenmerken die van belang zijn voor follow-up van de offerte. Een offerte is gekoppeld aan een klant of prospect, heeft een datum en een vervaldatum, en een totaalbedrag. Optioneel kan er een slaagkans worden ingevoerd, of een verwachte beslissingsdatum (voor projecten in een verdere toekomst). Er is een persoon die verantwoordelijk is voor de opvolging van de offerte (dat is standaard de accountmanager voor de klant, maar daarvan kan afgeweken worden).

Aan de offerte kunnen ook documenten gekoppeld worden (interne opmerkingen, PDF's, spreadsheets met berekeningen, ...) die bij de opvolging ook terug geraardpleegd kunnen worden.

Na het verzenden van de offerte

Als de offerte naar de klant verzonden is, krijgt ze een status "klant opvolgen". In het opvolgingsscherm kunnen via een filter de offertes met deze status worden opgevraagd. Zo kunnen de verschillende mensen die verantwoordelijk zijn voor opvolging van de offertes, telkens voor zichzelf een lijstje op te volgen offertes opvragen, en de klanten contacteren. Wat er besproken werd (telefonisch, via e-mail, ...) kan worden ingevoerd in het opvolgingsscherm.

De statusinformatie (de informatie uit de opvolgingsstap) wordt telkens geregistreerd met een tijdsstempel, en met de naam van de uitvoerder. Zo krijgt elke offerte een volledig dossier, die door alle medewerkers geraadpleegd kan worden. Het is ook mogelijk om bij een opvolgingsstap automatisch een email te sturen naar alle belanghebbenden binnen uw firma (bv. de accountmanager voor de klant, de binnendienstmedewerker die al aan de offerte gewerkt heeft, ...).

Na de beslissing van de klant

Wanneer de klant beslist, kan de beslissing van de klant (wel bestellen / niet bestellen) geregistreerd worden in het opvolgingsscherm. Het is uiteraard van belang te weten welke offertes niet besteld zijn, zodat later statistieken per artikel of per klant aangemaakt kunnen worden. De offerte kan automatisch omgezet worden in een order, dat dan onmiddellijk verder bewerkt kan worden om bv. details te wijzigen of toe te voegen, ...

In het opvolgingssysteem komt de offerte nu in de status "klant heeft beslist". De offerte-opvolging is nog niet klaar, want op dit punt in de workflow kan de verkoopsverantwoordelijke met behulp van de filters in het opvolgingsscherm een overzicht vragen van alle offertes die wel/niet besteld zijn, en dit kan hem (via de geregistreerde informatie in de opvolgingsstappen) informatie geven in verband met de noodzaak om prijzen te herzien, evaluatie van de verkoper, evaluatie van concurrentie-informatie die in de opvolgingsstappen geregistreerd werden, ... Wanneer de verkoopsverantwoordelijke deze stap heeft uitgevoerd, kan hij de offerte omzetten naar de status "afgehandeld".

Rapportering

In MFS-ERP is rapportering over offerte-opvolging beschikbaar, gefilterd per

Vanuit het opvolgingsscherm kan onmiddellijk naar relevante informatie doorgeklikt worden over klant/prospect (fiche, betaalgedrag, ...), een artikellijn (fiche, voorraadhistoriek- en predictie, ...), de documenten die aan de offertes gekoppeld zijn, ...

Door de som-functie kan van het geselecteerde overzicht van offertes ook het totaalbedrag en de (via de slaagpercentages) verwachte omzet opgeroepen worden.

Naast de de basisrapportering over offerte-opvolging die in MFS-ERP beschikbaar is over offerte-opvolging, bestaat er de mogelijkheid om (via de module Dash) specifieke rapporten te voorzien voor uw bedrijf, zoals wekelijkse automatische emails met statistieken, overzichten van de lopende offertes met de opvolgingsstappen die de afgelopen periode (bv. week) uitgevoerd zijn in kleur gemarkeerd, ...

Besluit

Het systeem voor offerte-opvolging in MFS-ERP geeft verschillende medewerkers in uw organisatie vitale informatie. Door de links naar allerhande andere ERP-informatie via rechtermuismenu's kan u snel beslissingen nemen. Wat er over een bepaalde offerte reeds besproken is, is voor elke medewerker te raadplegen in een volledig dossier. Het systeem bevat de voornaamste rapporteringsfuncties, en die kunnen nog worden uitgebreid op maat van uw bedrijf.