CRM : Customer relations management

MFS-ERP is ook open source CRM software. U kan er uw klantenbestand mee beheren : MFS heeft een database voor prospectenfiches, klantenfiches en leveranciersfiches die op allerlei manieren met elkaar en andere informatie gelinkt zijn, waardoor kennis en informatie  opgeslagen en gerapporteerd kan worden. Dit vormt de basis van het systeem voor CRM, marketing en mailings binnen MFS.

Met het optionele pakket Vertis kan u met een mobiele internetverbinding en een IPad of smartphone, alle gegevens opvragen die uw verkoopgesprek kunnen ondersteunen. Vertis centraliseert alle relevante gegevens in een perspectief dat uitgaat van de klant waarmee u spreekt.

CRM-software - prospect- en klantenfiches : de basis om doelgroepen of segmenten te definiëren in uw klantenbestand

Raadplegen van het klantenbestand en de prospectgegevens is erg handig : de uitgebreide klantenfiches zijn van op elke plaats in MFS-ERP door 1 klik bereikbaar. Ze bevatten naast de gewone naam-adres-woonplaats-gegevens (NAW) ook

• Eigen velden (bijvoorbeeld "aantal werknemers", "omzetcategorie", ... wat u ook maar nodig heeft in verband met segmentering)
• Mogelijkheid om tags (sleutelwoorden)  toe te kennen aan klanten/prospecten, die ook voor segmentering gebruikt kunnen worden.
• Een onbeperkte lijst contactpersonen per klant/prospect, met coördinaten, vrij tekstveld en links naar sociale netwerksites.
• Automatische check van het BTW-nummer via webservice EG
• Directe links vanuit het klantenbestand naar
  • Openstaande taken en klachten ivm de klant of prospect
  • Offertes, offerte-opvolging, ...
  • Productengamma, bestelhistoriek, omzetcijfers
  • Openstaande facturen, statistieken over betalingstermijnen
  • Opvragen van contacten (telefoons, bezoeken, mails) met deze klant of prospect (de klassieke gegevens voor customer relationship management (CRM) )
• GPS-coordinaten, geocoding, weergave op Google Maps, afstandberekeningen (zie ook prijzenbeleid : prijs van een product kan afhankelijk zijn van leveringsafstand)
• Adressen in het klantenbestand (of prospectenbestand) hebben documenten (links naar URL's, bestanden, ingescande facturen of procedures, ...)
• Adres via QR-code overnemen in contactenlijst van smartphone.

Segmenteren, software voor mailings en marketing

Het invoeren en raadplegen van de ruwe gegevens (het klantenbestand, de tags, de bezoekgegevens, afspraken) in verband met customer relationship management (CRM) is uiteraard maar een begin. Door selecties uit te voeren die gebaseerd zijn op combinaties van al deze gegevens, kunnen interessante doelgroepen voor reclamecampagnes (marketing) gedefinieerd worden. Vanop verschillende plaatsen kunnen adreslijsten geselecteerd worden. Ze kunnen verder gebruikt worden in rechtstreekse email-mailings vanuit MFS, of (bijvoorbeeld door het OpenOffice-export-icoontje dat overal in MFS voorkomt) in spreadsheets, en van daaruit verder verwerkt worden in mailings.

• Vanuit het scherm "'klantenselectie" kunnen op basis van verschillende vaste (klantentype, klasse, ...) en zelf-gedefinieerde velden, omzetten, deelomzetten per productgroep of productselectie, ... segmenteringen aangemaakt worden. Door segmentatie verdeelt u uw klantenbestand en prospectenbestand in segmenten of doelgroepen aan wie u specifieke mailings kan sturen.
• Vanuit het scherm "klantenomzetten" kunnen de gegevens geëxporteerd worden en vanuit de spreadsheet verder gebruikt worden in mailings en marketing-toepassingen
• Geocodering (in open-source-versie tot nauwkeurigheid gemeentecentrum) en export naar KML-bestanden is mogelijk. Deze bestanden kunnen op kaart getoond worden in Google Earth. Voorbeeld: alle klanten van verkoper X die vorig jaar een omzet van > 1000 euro haalden, ...

Lees meer informatie over het onderdeel van de MFS- software voor mailings en marketing.

Exporteren en importeren van gegevens

Het klantenbestand en het prospectenbestand kunnen vanop verschillende plaatsen geëxporteerd worden (via een icoontje dat naast elke tabel in MFS zichtbaar is, en waardoor de tabel-inhoud onmiddellijk geopend wordt in een spreadsheet). De adresgegevens van klanten en prospecten kunnen ook geïmporteerd worden vanuit een spreadsheet.

Open source CRM : dus onbeperkte toegang tot de gegevens

Ook hier geldt dat vermits deze CRM-software open source is,  en tevens gebruik maakt van een open source database, u volledige toegang heeft tot alle gegevens, en er indien gewenst eigen of andere applicaties op kan enten.

• Vanuit het klantenbestand (van op de klantenfiche) een mail sturen
• Met 1 klik naar de website van de klant
• Vanuit contactpersonen : naar Facebook, LinkedIn of de website van de contactpersoon

Klantencontacten : door wie, met wie, wanneer, wat besproken ?

Een verkoper kan na een telefoon, een klantenbezoek, of een bezoek door een klant aan de winkel, een klantencontact invoeren. Daarin kiest hij de klant uit het klantenbestand, uit de lijst van contactpersonen met die klant kiest hij de persoon met wie hij gesproken heeft, en hij beschrijft het contact in een kort tekstje. Zo weten zijn collega's en zijn verkoopsverantwoordelijke altijd wat er wanneer en met wie besproken is.

Bij het invoeren van een klantencontact kan onmiddellijk een nieuwe afspraak gepland worden.

Hoewel meestal in verband met CRM over Klantencontacten (customer relationship management) gesproken wordt, kan MFS ook contacten koppelen aan leveranciers, volledig met gelijkaardige werkwijze zoals bij koppeling aan het klantenbestand.

Offertes

Offertes kunnen gemaakt worden vanuit het invoeren van klantencontacten, en ze worden daar dan ook mee geassocieerd. Dus achteraf kunnen de klantencontacten die bij offertes horen, en omgekeerd worden opgezocht. Offertes kunnen worden opgevolgd : opvolgingsinformatie wordt (met naam van de invoerder en datum) toegevoegd aan de offerte-informatie.

Raadplegen en statistieken

De opeenvolgende contacten met een klant of prospect kunnen vanop allerlei schermen in MFS opgevraagd worden via het (groene) menu-tje dat op vele plaatsen in MFS beschikbaar is. Ook kunnen statistieken opgevraagd worden in verband met het aantal bezoeken, het aantal prospecties, en de overeenkomstige omzet per

• Verkoper
• Klant of klantengroepering (bv. aankoopgroepering van klanten)
• Klantenklasse
• ...

Planning : takenlijst, afspraken, klachtenopvolging

De taken, afspraken, memo's, klachten worden in MFS gecentraliseerd in 1 bestand, en ze kunnen (al dan niet) gekoppeld worden aan klanten, leveranciers,... . Op het hoofdscherm worden naast de aan de ingelogde gebruiker toegewezen offertes, ook de aan hem toegewezen taken getoond. Taken kunnen doorgegeven worden, en door alle medewerkers van commentaar worden voorzien, die telkens wordt bijgevoegd.

Het is mogelijk om aan taken een geschatte tijdsduur, een prioriteit, ... toe te kennen om zo een planning te kunnen maken. Als een taak een datum meekrijgt, wordt het een afspraak of geplande taak. Wanneer de vervaldatum verstreken is en de taak is nog niet als afgehandeld gemarkeerd, wordt ze rood weergegeven.

Klachten, taken, memo's

Behalve afspraken, die op een bepaalde datum doorgaan, kan het interessant zijn om aan bepaalde taken herinnerd te worden op het moment dat 

• de klant in uw magazijn iets afhaalt
• u een klantencontact invoert (tijdens een telefoongesprek met de klant)
• u een factuur voor die klant goedkeurt

Voorbeelden van dit type taken zijn : "pakket afgeven aan klant bij volgende winkelbezoek", "klant aanspreken over .... bij volgende klantencontact (telefoon)", "facturen van klant naar magazijn-adres van klant opsturen ipv. naar de maatschappelijke zetel". 

Het is in MFS mogelijk om taken op bepaalde "momenten" in de workflow te signaleren. De taak kan zelfs zo gedefinieerd worden dat de gebruiker om bepaalde invoer gevraagd wordt (bijvoorbeeld : de klant heeft verschillende medewerkers die goederen komen afhalen, en eist dat de naam van de persoon die goederen afhaalt vermeld wordt op de leveringsbon).