Facturatie-software en artikelbeheer

Facturatie als laatste stap in de verkoopketen

In het ERP-systeem kan de volgende keten in haar geheel of gedeeltelijk gevolgd worden :

• Marketing/mailing : verzamelen van leads/suspects
• Klantencontact (CRM-registratie van telefoon/bezoek/...)
• Offerte
• Offerte-opvolging
• (offerte omzetten naar) Bestelling
• Bestelling bij leverancier, of picking uit stock
• Levering of afhaling door klant
• Facturatie
• Doorsturing naar boekhoudpakket

De meeste punten in deze keten zijn optioneel, en u kan de facturatie-software in MFS-ERP ook zeer vlot op zich gebruiken. U vindt een hands-on inleiding in de rubriek facturatie-software in onze knowledge-base

Eenvoudig een factuur maken met de facturatie-software

De facturatie-software in MFS-ERP kan snel gebruikt worden door enkele artikelen en een klant aan te maken (bijvoorbeeld vanuit het invoerscherm van het factuurprogramma), en door factuurlijnen in te voeren. Vanop datzelfde scherm kan de factuur afgedrukt worden. Zie ook de snelstartgids.

Facturatie-software ingebed in een workflow

In veel gevallen zal dit proces uitgebreid worden om andere gegevens te kunnen opvolgen. Zo zal bijvoorbeeld een offerte gemaakt en opgevolgd worden, die zal leiden tot een bestelling, en deze zal via de facturatie-module worden omgezet in een factuur. In wat volgt ziet u hoe MFS-ERP u in dit proces kan ondersteunen.

Offertes

Documenten

Aan offertes, offertelijnen, orders, orderlijnen, klanten, ... kunnen in MFS documenten gekoppeld worden. Dat kunnen PDF-bestanden, spreadsheets, Office-documenten, e-mails, ... zijn. Deze documenten blijven gelinkt in het systeem, en kunnen vanuit de opvolging in de facturatie-software later altijd terug opgeroepen worden.

Artikelbeheer en PIM (product information management) zijn essentieel voor de facturatie-software

Het ERP-systeem MFS-ERP bevat een zeer uitgebreide artikeldatabase. Behalve de basisdata voor artikelen kan in dit systeem een schat aan PIM-data worden opgeslagen. Deze gegevens worden overal gebruikt : in de facturatie-software, in de koppelingen naar de webshop, in offertes, zelfs voor de opmaak van een papieren catalogus (via DTP-software).

PIM-data

Een overzicht van de gegevens die in het systeem kunnen beheerd worden

• Catalogusgroep (= boomstructuur)
• Omschrijving
• Tekst (in verschillende talen), ook in html
• Foto's, video's (gelinkt vanuit tekst), URL's
• Technische fiches
• Eigenschappen (= attributen) : key/value/unit
• Korte tekst voor in tabellen (bv. 'balpen blauw', 'balpen rood' voorgesteld als 'rood', 'blauw')
• Eigenschappen-sets per artikel (nu bepaald door catalogusgroep)
• Prijsformules, afhankelijk van leveringsafstand, klantgroep, klant, hoeveelheden, historieken, ...
• Dialect-zoektermen (= alternatieve zoektermen voor op de webshop)
• Tags
• Statistiekgroepen
• Cross-sell-data met artikelen ("itemset") manueel gekoppeld aan een artikel, catalogusgroep, of via MBA, automatisch gekoppelde artikelen
• Boomstructuur catalogusgroepen
• Beheer van meerdere websites/webshops vanuit het ERP-systeem.

Conversies

MFS kan eenheden omrekenen wanneer conversies voor de verschillende verkoopseenheden beschikbaar zijn (pallet, doos, ...) per product.

Omzetten van offertes naar orders (zie ook offerte-opvolging)

De offertes kunnen worden opgevraagd per medewerker die aangesteld is om ze op te volgen, per medewerker die ze ingevoerd heeft, per status in de offerte-opvolgings-workflow (klant opvolgen, intern opvolgen, afgehandeld, ...) of per resultaat (besteld, niet besteld, ...). Op ditzelfde scherm kan ook opvolgingsinformatie (naar aanleiding van telefoons, bestellingen, gesprekken) ivm de offerte worden ingevoerd.

Facturatie-software die rekening houdt met leveringen, afhalingen, leveringsadressen

Gegevens als leveringsadres, levering/afhaling, gewenste leverdatum (en zelfs -uur), geplande leveringsdatum, effectieve leveringsdatum zijn uiteraard essentieel. Deze gegevens worden geregistreerd bij het aanmaken van het order. Het prijssysteem van de facturatie-software kan rekening houden met leveringsafstanden.

Beheer van serienummers en tracering

Bij picking of klaarzetten van een artikel kan het serienummer geregistreerd worden (er zijn verschillende registratiesystemen beschikbaar in MFS, van vrij tot verplicht). Later kunnen serienummers per klant opgezocht worden. Er kan informatie over herstellingen per serienummer bijgehouden worden.

Tracering op basis van lotnummers, houdbaarheidsdata, ... is ook mogelijk

Backorders

Wanneer een bestelling gedeeltelijk geleverd wordt, kan er automatisch een backorder aangemaakt worden. Dit doorloopt dan dezelfde cyclus als het originele order (klaarzetten-leveren-facturatie).

Facturatie

Uiteindelijk helpt een duidelijk overzichtsscherm in de software tot het goedkeuren van orders voor facturatie. De facturatie-software zal de orders die gefactureerd moeten worden indien gewenst groeperen per klant, of per leveringsadres.

POS-software (kassatickets, betalingen, afhalingen, barcodes, ...)

Naast software voor bestellingen en leveringen bevat MFS-ERP ook een kassasysteem. Uiteraard kan ook gewerkt worden met barcodescanners. Hiertoe kunnen van elk artikel EAN-codes geregistreerd worden. Als er geen EAN-code beschikbaar is voor een artikel, kan ook de gewone artikelcode omgezet worden in een barcode.