Facturatie-applicatie in de verkoopketen

Facturatie-software in MFS-ERP

De facturatie-software in MFS-ERP kan als eenvoudig facturatieprogramma gebruikt worden, maar ook als onderdeel van een groter geheel. In het ERP-systeem kan de volgende keten namelijk geheel of gedeeltelijk gevolgd worden :

De meeste punten in deze keten zijn optioneel, en u kan de facturatie-software in MFS-ERP ook zeer vlot op zich gebruiken. U vindt een hands-on inleiding in de rubriek facturatie-software in onze knowledge-base

Eenvoudig een factuur maken : de facturatie-software op zich

De facturatie-software in MFS-ERP kan snel gebruikt worden door enkele artikelen en een klant aan te maken (bijvoorbeeld vanuit het invoerscherm van het factuurprogramma), en door factuurlijnen in te voeren. Vanop datzelfde scherm kan de factuur afgedrukt worden.

Facturatie-software ingebed in een workflow

In veel gevallen zal dit proces uitgebreid worden om andere gegevens te kunnen opvolgen. Zo zal bijvoorbeeld een offerte gemaakt en opgevolgd worden, die zal leiden tot een bestelling, en deze zal via de facturatie-module worden omgezet in een factuur. In wat volgt ziet u hoe MFS-ERP u in dit proces kan ondersteunen.

Offertes

Een offerte kan (bv. nadat ze naar de klant gemaild is) opgevolgd worden (reacties van klanten kunnen worden geregistreerd), en uiteindelijk worden omgezet in een bestelling. De offerte kan figuren bevatten, vanuit het invoerscherm kan direct doorgeklikt worden naar historieken en statistieken over de huidige lijn of de huidige prospect of klant. Er is een zeer uitgebreid prijssysteem (met formules, staffels, artikelgroepen en klantengroepen) beschikbaar. Op het scherm kunnen meldingen, waarschuwingen (bv. in verband met kredietlimieten) worden getoond.

Documenten

Aan offertes, offertelijnen, orders, orderlijnen, klanten, ... kunnen in MFS documenten gekoppeld worden. Dat kunnen PDF-bestanden, spreadsheets, Office-documenten, e-mails, ... zijn. Deze documenten blijven gelinkt in het systeem, en kunnen vanuit de opvolging in de facturatie-software later altijd terug opgeroepen worden.

Conversies

MFS kan eenheden omrekenen wanneer conversies voor de verschillende verkoopseenheden beschikbaar zijn (pallet, doos, ...) per product.

Omzetten van offertes naar orders (zie ook offerte-opvolging)

De offertes kunnen worden opgevraagd per medewerker die aangesteld is om ze op te volgen, per medewerker die ze ingevoerd heeft, per status in de offerte-opvolgings-workflow (klant opvolgen, intern opvolgen, afgehandeld, ...) of per resultaat (besteld, niet besteld, ...). Op ditzelfde scherm kan ook opvolgingsinformatie (naar aanleiding van telefoons, bestellingen, gesprekken) ivm de offerte worden ingevoerd.

Leveringen, afhalingen, leveringsadressen

Deze gegevens worden geregistreerd bij het aanmaken van het order. Het prijssysteem van de facturatie-software kan rekening houden met leveringsafstanden.

Beheer van serienummers en tracering

Bij picking of klaarzetten van een artikel kan het serienummer geregistreerd worden (er zijn verschillende registratiesystemen beschikbaar in MFS, van vrij tot verplicht). Later kunnen serienummers per klant opgezocht worden. Er kan informatie over herstellingen per serienummer bijgehouden worden.

Tracering op basis van lotnummers, houdbaarheidsdata, ... is ook mogelijk

Backorders

Wanneer een bestelling gedeeltelijk geleverd wordt, kan er automatisch een backorder aangemaakt worden. Dit doorloopt dan dezelfde cyclus als het originele order (klaarzetten-leveren-facturatie).

Facturatie

Uiteindelijk helpt een duidelijk overzichtsscherm in de software tot het goedkeuren van orders voor facturatie. De facturatie-software zal de orders die gefactureerd moeten worden indien gewenst groeperen per klant, of per leveringsadres.

POS-software (kassatickets, betalingen, afhalingen, barcodes, ...)

Naast software voor bestellingen en leveringen bevat MFS-ERP ook een kassasysteem. Uiteraard kan ook gewerkt worden met barcodescanners.