EDI - Electronic Data Interchange

Inleiding

EDI is de verzamelnaam voor protocollen en workflows waarbij bepaalde documenten electronisch worden uitgewisseld tussen bedrijven. Dit gaat echter verder dan papieren documenten vervangen door e-mails met PDF-attachments. De bestanden die via EDI-systemen verzonden worden, zijn in een formaat dat door de software van de partij die de bestanden ontvangt, direct kan ingelezen worden. Zo kunnen bijvoorbeeld orders, prijslijsten of facturen automatisch verwerkt worden, en hoeven ze niet meer manueel ingevoerd of ingeboekt te worden.

Voorbeelden van internationaal afgesproken EDI-bestandsformaten of EDI-standaarden zijn EDIFACT en UBL 2.1 (Universal Business Language). EDIFACT bestaat reeds lang, en wordt nog steeds erg veel gebruikt. UBL 2.1 is gebaseerd op een XML-formaat, waarvoor er zeer uitgebreide software bestaat om het te valideren, te verwerken en aan te maken. In alle EDI-bestandsformaten wordt veel vrijheid gelaten om bedrijfsspecifieke uitbreidingen of aanpassingen te doen.

Naast de bestandsformaten is ook de transportmethode belangrijk. EDI-berichten kunnen via verschillende transportlagen verstuurd worden (point to point, via webservices, FTP, email, ... of via netwerken die ook authenticatie van de partijen op zich nemen).

Documenten en formaten

De voornaamste documenten waarvoor in het EDI-systeem berichten voorzien zijn, zijn : order, orderbevestiging, leveringsbon (despatch advice), factuur, prijslijst of catalogus. Elke klant of leverancier kan uitbreidingen of "dialecten" van het EDI-formaat gebruiken bij berichten naar u toe, of vereisen bij berichten die u naar hem of haar stuurt. Dit is dikwijls ook afhankelijk van de bedrijfssector waarin de andere partij actief is.

In MFS-ERP wordt voor EDI een configureerbaar systeem gebruikt, zodat berichten van en naar verschillende partners die verschillende "dialecten" of uitbreidingen van de EDI-bestandsformaten gebruiken, toch mogelijk zijn. De communicatie op het lagere niveau, met de MFS-ERP-server, gebeurt in een UBL-2.1-formaat. Maar in een vertaal-module in het systeem kunnen scripts gebruikt worden om ook berichten in een EDIFACT-formaat, of zelfs in een aangepaste vorm van EDIFACT te vertalen van en naar het UBL-2.1-formaat.

Voor elektronische facturatie wordt de PEPPOL-standaard gebruikt. PEPPOL definieert een subset van de UBL-2.1-invoice-formaat. Het is een duidelijk gedefinieerde subset, en heeft veel potentieel om in Europa belangrijk te worden voor elektronische facturatie. Bij facturatie aan de Belgische overheid is het gebruik van PEPPOL alvast verplicht.

Data-flow

Jobqueue

Verschillende klanten hebben wellicht verschillende eisen in verband met het transport, met andere woorden : hoe komen de berichten bij hen. Dit kan via FTP op een server bij de andere partij, op uw FTP-server, via webservices, email, ... Daarenboven is het mogelijk dat per klant of leverancier bepaalde details in de berichten toch moeten worden aangepast aan specifieke voorwaarden. Per klant (of per groep van klanten) kan in MFS-ERP ingesteld worden welke documenten de klant moet ontvangen bij een bepaald event, en in welk formaat. Zo resulteren events in MFS-ERP in opdrachten in een wachtrij (JobQueue). Aan een event "Leveringsbon aangemaakt" kan voor een bepaalde klant bijvoorbeeld een job of actie gekoppeld worden die een document afdrukt op printer A, een ander document op printer B, een email stuurt naar een contactpersoon, en een UBL 2.1-bericht klaarzet om naar de klant te versturen.

Processing

Het bestand dat door MFS is klaargezet, wordt opgepikt door het scripting-systeem voor postprocessing (voor uitgaande EDI-berichten). Dat is trouwens hetzelfde systeem wat pre-processing van inkomende EDI-berichten uitvoert. Het UBL 2.1-bericht kan worden omgezet in een EDIFACT-bericht, in andere formaten, of terug in een UBL 2.1-bericht met een licht andere invulling.

Transport

Per partij kan het transport voor versturen of ontvangen van berichten worden ingesteld.

Documenten

De documenten die in aanmerking komen voor verwerking via EDI in MFS-ERP zijn onder andere

Data-uitwisseling met andere formaten

In MFS kunnen inkomende facturen van leveranciers die nog geen EDI ondersteunen, toch bijna-automatisch worden ontvangen, ingelezen en ingeboekt. Hiertoe wordt een speciale mailbox voorzien, en op alle documenten die daarin toekomen worden tekstherkenning en zogeheten "reguliere expressies" toegepast. Zie hiervoor de rubriek "Documentbeheer" op deze website.